Já foi o tempo em que a gestão de papelaria era feita a partir de livros de caixa sendo anotados diariamente. Hoje em dia, com o aumento da concorrência e advento de tecnologias, é possível encontrar soluções que trazem maior agilidade e assertividade. É o caso, por exemplo, do software de gestão para papelaria.
Esse recurso possui diversas funcionalidades que fazem o dia a dia de gestão ser mais prático e rico de informações. O software pode, por exemplo, trazer em tempo real dados sobre o estoque. Assim, consegue-se acompanhar, ao mesmo tempo, as vendas e o fluxo de reposição no estoque.
Quer saber mais detalhes sobre esse assunto? Acompanhe este texto e descubra os benefícios de utilizar um software de gestão em seu empreendimento. Também conheça como identificar um que seja do tamanho da sua necessidade. Confira!
A importância de um sistema de gestão
Muitos gestores se perguntam como meros softwares podem trazer benefícios para toda a estrutura de um negócio. A resposta está justamente na combinação de um bom software e na integração a empresa. A seguir vamos conhecer benefícios de aderir a uma ferramenta tecnológica de gestão.
Transparência
Para que os gestores consigam realizar uma boa tomada de decisão é preciso ter acesso aos dados em tempo real. Nesse sentido, um sistema de gestão consegue ser bastante transparente ao permitir o monitoramento dos processos da empresa.
Ele é capaz de mostrar todas as transações desenvolvidas na empresa. Além de conseguir classificar os dados, facilitando a consulta a eles.
Maior segurança da informação
O uso do sistema de gestão também ajuda a criar um banco de dados protegido. Isso é fundamental ainda para a empresa que utiliza não apenas os dados dos clientes, mas também dados internos, como os números do fluxo de caixa, contabilidade, vendas e estoque.
Esses dados são sensíveis e por isso devem estar rigorosamente guardados. Para isso software pode contar com várias estratégias. Algumas delas são o backup e o acesso restrito.
Automatização de processos
Realizar tarefas manuais na empresa pode demandar bastante tempo e a contratação de mais funcionários. Mas com o sistema de gestão é possível migrar partes dessas tarefas para a tecnologia.
Por exemplo, o software consegue reunir grandes blocos de dados, sem a necessidade de criar planilhas manuais. Tudo fica mais fácil para trabalho dos colaboradores.
Saiba tudo que um bom software de gestão para papelaria precisa ter
Hoje no mercado existe uma variedade de recursos tecnológicos que podem muitas vezes confundir o gestor sobre qual escolher. Afinal, quais critérios adotar para escolher o melhor software? Para ajudar a responder, separamos a seguir as principais características que estão relacionadas à gestão de papelaria.
Gerenciamento de estoque
O estoque é um setor fundamental para papelaria. A falta de algum produto na loja pode frustrar clientes e com isso perder a possibilidade de fidelização desses. Por isso que o gerenciamento de estoque deve ter um módulo específico no software de gestão para papelaria.
Esse recurso tecnológico permite identificar quais produtos tem maior ou menor giro. Dessa maneira, também é possível calcular os custos de cada um deles, compreendendo quais que podem sofrer mais incidência de descontos ou aumentar a margem de lucro.
O software também deve ajudar no planejamento das compras. É possível, por exemplo, evitar situações como falta ou excesso de produtos estocados. Assim, a papelaria consegue ter um lucro crescente e evitar prejuízo com produtos encalhados.
Departamentos integrados
O software de gestão para papelaria deve também facilitar a integração de demais departamentos da empresa. Essa integração é importante para otimizar a série de processos devolvidos pelos setores.
Assim, o sistema integrado garante que uma nova compra seja informada no setor que cuida de fornecedores para fazer a reposição da mercadoria.
Da mesma maneira, ao realizar um pagamento, o sistema registra a nota fiscal e dar baixa no saldo da conta bancária. É garantido esse bom fluxo de informações que o software de gestão contribui para o bom andamento de todos setores.
Emissão de relatórios
Outra funcionalidade importante para o software de gestão para papelaria é a emissão de relatórios gerenciais de qualidade. É preciso que essa ferramenta consiga produzir gráficos que ajudam analisar todos os passos da operação, de maneira rápida.
Desse modo, o gestor tem a chance de acompanhar a evolução das despesas por períodos do ano. Por exemplo, verificar os picos de venda, a performance de cada vendedor, dentre outros detalhes. Enfim, os relatórios permitem que o gestor consiga ter dados consistentes para tomar decisões mais assertivas.
Layout intuitivo
Outro detalhe importante é a interface do software de gestão para papelaria. Esse deve contar com uma boa estrutura visual. Essa organização visual facilita a navegação no sistema. Desse modo, os gestores não perdem tempo procurando onde estão as funcionalidades essenciais do sistema.
O software de gestão para papelaria da Alterdata
O software de gestão para papelaria da Alterdata, além de conter todos os quesitos anteriores, apresenta outros. Por exemplo, permite a integração total de todas as informações da papelaria. Tudo fica centralizado em um único lugar, sendo permitido obter uma visão completa de todo o empreendimento.
Isso sem ter a necessidade de utilizar planilhas individuais para controle de cada departamento da papelaria. Também esse software empresarial da Alterdata trabalha com alto nível de segurança, oferecendo acesso personalizado a cada departamento ou colaborador.
Ainda é importante frisar que o sistema é devidamente planejado para evitar vazamento de informações. Seu desempenho é ágil, permitindo que sua implementação seja com rapidez e segurança. Sem contar sobre um canal de suporte, onde há o passo a passo de serviços oferecidos por essa plataforma.
Essas foram algumas informações sobre software de gestão para papelaria. Vale a pena comentar que o todo processo de implementação de uma nova tecnologia na empresa demanda participação de todos. É necessário investir em capacitação dos colaboradores para que cada um consiga utilizar as ferramentas tecnológicas com total domínio.
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