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Tecnologia no Departamento Pessoal: como aplicar na folha de pagamento?

4 Mins de leitura

A tecnologia no DP (Departamento Pessoal) é hoje uma regra que ajuda a determinar o sucesso de uma empresa. Prova disso é a pesquisa Kenoby Trends, na qual 96% dos 2.618 especialistas entrevistados revelaram que os recursos tecnológicos são fundamentais, por exemplo, em processos seletivos.

Por outro lado, 95% dos profissionais de RH (Recursos Humanos) reconhecem que o setor é carente de tecnologias específicas, o que inclui a parte que cuida dos pagamentos. É um dado preocupante, ainda mais se considerarmos que os salários são responsáveis por consumir até 20% das receitas das empresas.

A boa notícia é que existem soluções para tornar as rotinas relacionadas aos pagamentos mais ágeis, de forma a evitar erros de cálculos e outros contratempos. Vamos ver, então, como fazer isso?

A automação no controle da folha de pagamento

Não chega a ser uma novidade que a quantidade de tributos e impostos devidos por quem emprega, no Brasil, gera custos em dinheiro, tempo e esforço. Embora a reforma trabalhista tenha diminuído a burocracia, ainda há um longo caminho a percorrer para se chegar a um patamar considerado ideal.

Além disso, o controle da folha de pagamento já não pode mais ser tratado como uma simples tarefa mecânica. Com a crescente importância estratégica do setor de Recursos Humanos, todas as suas atividades devem ser conduzidas a partir dos princípios de Business Intelligence (BI).

Sendo assim, aplicar a inteligência de dados no DP significa ter processos eficazes e profissionais mais bem equipados para antecipar problemas.

Os benefícios da tecnologia no DP para profissionais de RH

Outra coisa que não é nova em termos de tecnologia no DP e folha de pagamento é que, com sua aplicação no RH, poupa-se tempo, recursos e a gestão de tarefas se torna muito menos trabalhosa. Por outro lado, como aponta a pesquisa Kenoby Trends, as empresas brasileiras ainda não parecem estar prontas para atuar em um contexto mais tecnológico.

Afinal, para 52% dos entrevistados, o ambiente profissional em que atuam é pouco digitalizado. Uma parcela expressiva das organizações brasileiras deixam de perceber vantagens, como:

  • processos de recrutamento certeiros;
  • definição de políticas salariais compatíveis com o mercado;
  • rotinas ligadas ao setor de pagamentos menos burocráticas;
  • redução do turnover, o que equivale a uma folha de pagamento equilibrada.

A aplicação nas rotinas diárias e no planejamento

Um bom exemplo que ilustra a importância da tecnologia ao tratar dos pagamentos é na hora de dar conta das obrigações trabalhistas. Só o eSocial tem 48 eventos, muitos obrigatórios, que exigem da empresa atenção aos dados repassados.

Agora, multiplique esses 48 eventos por 100 ou por mil colaboradores. Uma quantidade de informação tão grande quanto essa não pode ser tratada sem o apoio da tecnologia no DP, concorda? Em outras palavras, sem ela, é humanamente impossível dar conta das rotinas diárias e de planejar os pagamentos sem o risco de falhas.

O uso estratégico da tecnologia no DP

Embora não exista uma “cartilha” que diga quando a tecnologia deva ser adotada no RH, e para controle de folha de pagamento, há alguns sinais que indicam essa necessidade. Um deles é a recorrência de atrasos nos pagamentos e em honrar os compromissos com os órgãos trabalhistas.

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Quando multas e notificações passam a ser mais frequentes que o normal, então, é sinal de que a empresa precisa rever seus processos e ferramentas de trabalho. Outro aspecto inequívoco de que está na hora de digitalizar as rotinas do DP é quando as horas extras extrapolam limites aceitáveis.

Afinal, isso significa que profissionais estão tendo que trabalhar mais horas para dar conta das mesmas tarefas. Logo, o uso de aplicativos, softwares e sistemas ERP são uma tendência para RH que não pode ser ignorada — como veremos a seguir.

Os principais recursos disponíveis

Você deve estar se perguntando: “mas como vou digitalizar minhas rotinas de controle de folha de pagamento se minha empresa ainda está engatinhando em termos tecnológicos”? Na verdade, as soluções que existem hoje podem ser implementadas com relativa facilidade, desde que se conte com a parceria certa.

Na Alterdata, os mais de 30 anos de experiência em desenvolver soluções para RH nos ensinaram que não existe empresa que não possa se beneficiar da tecnologia no DP. Das menores às mais robustas, todas podem fazer uso dos recursos digitais e ter resultados melhores. Veja alguns!

Sistemas ERP

O Planejamento de Recursos Empresariais, ou ERP, é talvez a primeira solução a ser avaliada quando os processos no DP parecem ter saído dos trilhos. Isso porque, com esse sistema, a empresa passa a gerir em uma única plataforma setores interdependentes.

Em Recursos Humanos isso significa tudo, já que esse é o setor do qual dependem todos os outros para continuarem ativos. Por outro lado, ao contratar um ERP, é preciso ter atenção, pois, via de regra, ele precisa ser desenvolvido tendo em vista necessidades bastante específicas. O sistema que funciona para uma empresa — ainda que do mesmo ramo — pode não funcionar na sua e vice-versa.

Softwares de gestão

Em uma linha parecida com a dos ERPs, mas menos abrangente, estão os softwares de gestão de folha de pagamento. A vantagem deles é que demandam menos esforço e tempo ao serem implementados, por isso, seus custos tendem a ser menores.

Um exemplo são os programas que permitem fazer o controle de ponto digital ou a gestão automática de pagamentos e de encargos trabalhistas do eSocial.

Software para gestão de folha de pagamento

Não poderíamos deixar de destacar os softwares que concentram em um único ambiente processos comuns a todo o DP após a geração da folha de pagamento. Eles dispensam o acesso a vários módulos, permitindo que sejam visualizados valores de todos os processos em um único dashboard.

Com eles, você pode editar, excluir ou incluir eventos em folhas já processadas e recalculá-las para a atualização dos encargos em uma única interface. Também poderá emitir e enviar recibos, além de acessar o cadastro do funcionário para edição de informações.

A tecnologia no DP está ao seu alcance, mas, antes de implementar soluções, não deixe de conversar com uma empresa parceira que tenha experiência no assunto. Assim, você poupa custos e ganha em um dos ativos que mais importam: o tempo.

Ficou com alguma dúvida ou gostaria de enriquecer este artigo? Utilize nosso espaço para comentários. Ele é todo seu!

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Sobre o autor
Diretor da Vertical Contábil da Alterdata.
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