De vez em quando me perguntam se o eSocial substituiu a ficha de registro de empregados. Vamos entender!
Primeiro ponto: onde está previsto o registro dos empregados? No artigo 41 da CLT, que diz:
Art. 41 – Em todas as atividades será obrigatório para o empregador o registro dos respectivos trabalhadores, podendo ser adotados livros, fichas ou sistema eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério do Trabalho.
Com isso, veio regulamentação sobre o registro em sistema eletrônico no final de outubro de 2019, com a publicação da Portaria SEPRT n° 1.195 que disciplina o registro de empregados e a anotação na Carteira de Trabalho e Previdência Social em meio eletrônico, e dá outras providências.
A Portaria determina que as anotações na CTPS em meio eletrônico, conhecida como CTPS Digital, bem como o registro eletrônico de empregados serão realizados exclusivamente através do envio dos eventos ao eSocial relativos à admissão, duração e efetividade do trabalho, férias, acidentes e demais circunstâncias que interessem à proteção do trabalhador dentro dos prazos por ela estabelecidos.
Dessa forma, tudo que é informado na ficha de registro física pode ser substituído por meio eletrônico, desde que o empregador faça a opção pelo registro eletrônico de empregados através do Cadastrado da Empresa no eSocial, feito pelo evento S-1000.
O empregador que optar por não realizar o registro dos empregados por meio eletrônico deverá anotar, nos mesmos prazos, as informações previstas no art. 2º da Portaria 1.195/2019 em livro ou ficha de registro, que deverá permanecer no estabelecimento ao qual o trabalhador estiver vinculado. No caso dos empregados registrados que trabalhem em local diverso do estabelecimento ao qual estão vinculados, o empregador deverá fornecer cartão de identificação contendo nome completo, número do CPF, cargo e matrícula aos empregados registrados em livro ou ficha.
Ao não optar pelo registro eletrônico, a empresa segue mantendo duas obrigatoriedades: o envio de eventos ao eSocial e o registro físico em livro ou ficha. Considerando todo o exposto, é recomendável que todas as empresas façam a opção pelo registro eletrônico de empregados, visto que já têm a obrigação de fazer o envio ao eSocial relacionados a admissões, desligamentos, afastamentos e, inclusive, a folha de pagamento. Dessa forma, estarão eliminando obrigações, processos e simplificando a rotina no Departamento Pessoal.
A empresa pode optar pelo registro eletrônico dos empregados a qualquer momento? Sim, pode! Mas deve ficar ciente de que a substituição ocorre efetivamente a partir do momento em que enviar essa opção ao eSocial, ou seja, todos os admitidos até o dia anterior devem ter seu registro efetuado em meio físico e a empresa deve manter o livro ou a ficha no estabelecimento.
Ainda tem dúvidas sobre Registro Eletrônico de Empregados? Deixe nos comentários que vamos responder.
Esse texto foi uma colaboração da Professora Iris Caroline – Auditora Trabalhista.
