Plataformas Online: Dicas para facilitar a implantação nos clientes do escritório contábil!

Muitos processos realizados antes da pandemia, levavam um pouco mais de tempo, mas o cenário atual antecipou essas tarefas. Muitas empresas foram forçadas a mudar, se tornando “mais digitais”ou seja, plataformas online.

Essa mudança vinha ocorrendo há alguns anos. O Sistema Público de Escrituração Digital e outras ações por parte do Governo, novos Plays no mercado contábil com modelos de negócio, tendo como base plataformas online, implementação de pacotes e novos serviços agregados, chegaram, definitivamente, para ficar no mundo Contábil.

Em meio à pandemia muitas empresas se reinventaram com novas atividades como vendas pela internet (eCommerce), via redes sociais (Social commerce), empresas em que a atividade de delivery não era comum, passou a ser. Atendimentos via WhatsApp e similares, sessões de videoconferência; todos foram imersos nessas tecnologias.

O segmento contábil sempre teve momentos disruptivos, assim como, por exemplo, o setor bancário, em que há necessidade de uso de todo emaranhado tecnológico. O resultado é: maior comodidade, tranquilidade, segurança e agilidade nas transações bancárias.

Os bancos se reinventaram com o uso da Internet. Agora, os apps avançaram nos recursos disponíveis. A entrada de novos Plays, os “neobanks”, novos bancos ou bancos digitais com plataformas online, contribuiu para o aumento de adeptos, principalmente o público mais jovem.

O próprio Governo, a cada dia, aumenta o uso das plataformas por apps; temos a CTPS, CPF, CNH Digital, dentre outras. Uso dos apps para consultas e operações do Governo como o App Auxílio Emergencial, é uma realidade.

Será que com o escritório contábil seria diferente?

Pense no momento atual e nos exemplos comentados acima, e como eles podem contribuir na implantação das plataformas online na sua empresa. A Alterdata, atualmente, tem toda a solução tecnológica para ajudar você, contador, a ser um eContador.

Vamos às dicas?!

1. Filtrar clientes com maior interação tecnológica. Clientes que se relacionam com vendas de plataformas online, redes sociais ( Twitter, Facebook, Linkedin, Youtube, WhatsApp e outros), apps de bancos para transações, entre outros. Trocam de equipamentos eletrônicos com frequência em busca do mais atual e moderno. Tendem a aderir e são propícios a implantar e usar. Poderão usá-los como “cases de sucesso” para implantação em outros clientes.

2. Filtrar clientes com maior demanda. Clientes com variações de admissões, demissões, gerenciamento de férias, grande movimentação de verbas variáveis na folha mensal, necessitam de CNDs ou com grande movimentação de notas fiscais, há necessidade de envio à contabilidade e gerenciamento. São potenciais clientes a usar a plataforma online que oferece comodidade, tranquilidade, segurança e agilidade no tráfego de informações da Empresa x Contabilidade.

3. Filtrar clientes uso WhatsApp. No momento atual, praticamente todos passaram a usar.

A Alterdata deixa à disposição da empresa contábil uma ferramenta rápida, segura e econômica de se comunicar, para até dois agentes/atendentes com até três atendimentos simultâneos, o escritório contábil poderá ativar a ferramenta gratuitamente. O cliente poderá comunicar com o responsável pelo setor o assunto pertinente, além de avaliar o agente e o atendimento, de acordo com a qualidade e a resolução do problema. O Gestor Contábil terá informações úteis, o que contribui para a avaliação e no desenvolvimento de sua equipe por meio de ferramentas de gestão amigáveis.

Com o avanço da concorrência, é importante saber o que o cliente pensa da sua empresa contábil e serviços prestados. Só podemos melhorar algo que pode ser medido. O Karoo Chat facilitará para o Gestor Contábil a tomar medidas e realizar as ações junto às equipes internas ou até mesmo desenvolver ações junto aos clientes para coletar Feedbacks e traçar um melhor perfil da sua carteira de cliente.

4. Delegue colaborador ou equipe para aprender, vender a ideia, implantar, ensinar e dar suporte ao cliente. Importante ter na empresa contábil um colaborador ou equipe que entenda todo o fluxo e processo. Este colaborador ou equipe terão a responsabilidade de estudar, de se atualizar novidades e atualizações que impactam diretamente no funcionamento das soluções.

Desta forma, é possível dar suporte e ensinar os clientes do Escritório Contábil, seja via acesso remoto e videoconferência com vários clientes ao mesmo tempo ou individual, presencial.

Muitos clientes gostam ou esperam que tenha alguém para ensinar, dá ideias, mostrar as vantagens/benefícios de forma que usem ao máximo o serviço/plataforma.

5. “Venda a ideia”, agregue valor às ferramentas. Os clientes em sua maioria são céticos, são orientados para o valor, benefício agregado. Gostam de praticidade, agilidade e facilidade nas suas operações e precisam enxergar isso.

Liste quais vantagens a ferramenta trará para eles, quais benefícios ela agregará para a empresa.

Alguns exemplos:

Isolamento Social – Segurança é a chave: é seguro e aconselhado evitar sair de casa e ter contato com pessoas. A plataforma fará a integração entre Empresa x Contador por facilitar a comunicação, envio e recebimentos de informações sem a necessidade de contato físico. Além da segurança proporcionada para ambos, há redução de custos com deslocamento (combustível, estacionamento, dentre outros).

Obrigações junto ao Fisco (eSocial, SPEDs e outros): o Governo foi pioneiro na implementação de novas tecnologias, há prazos estabelecidos para evitar desgastes e despesas financeiras para a empresa. No processo admissional de um funcionário, por exemplo, há informações obrigatórias para que devem ser enviadas em tempo hábil ao Fisco. Por meio dessa plataforma, o cliente pode enviar as informações com total segurança e de forma rápida. Sem ter gastos com deslocamento, perda de prazos por atrasos ou custos com telefone; ganho em produtividade e redução de tempo; agilidade no processo admissional do colaborador evitando erros ou informações faltantes.

Informações de fácil acesso, 24 horas por dia e 7 dias da semana: o cliente gerencia e consulta as NF-es da sua empresa, solicita atendimento ou conversa ao vivo com algum colaborador do escritório, consulta informações gerenciais e operacionais referentes ao DP, possibilidade de consultar, visualizar, baixar ou até enviar documentos. Tendo à disposição relatórios gerenciais da empresa no âmbito contábil, fiscal, contratos, guias para pagamentos, recibos de pagamentos, CNDs da empresa. Até mesmo sem intervenção do contador e de forma simples e fácil, realizar o recálculo de algum DARF em atraso. Em determinados casos ter acesso a ferramentas de gestão financeira e emissão de NF-e e NFC-e, o qual ajudará na operação e controle financeiro, vendas e gerenciamento da empresa.

O empresário contábil lida com serviços e atendimentos, vende sua imagem e serviços a todo momento. É importante preservar e monitorar o bom relacionamento com os seus clientes. Essas ferramentas ligadas a um sistema de CRM interno no escritório ajudará a conhecer melhor o comportamento dos clientes e características. Usar isso a seu favor, será de ajuda para manter e aumentar a carteira de clientes. A cada dia os clientes estão mais exigentes, pesquisam mais e procuram saber o que a concorrência oferta. Manter este bom relacionamento, facilitará no uso das inovações de serviços e tecnologia ofertadas pela empresa e contribuirá no sucesso das interações Empresa x Contador.

O escritório pode avançar e até desenvolver pesquisas de qualidade e aplicar técnicas, métodos como por exemplo a NPS.

Colocando em prática essas dicas, dará o pontapé inicial junto aos seus clientes para aderir, usar e desfrutar das facilidades que a tecnologia de plataformas online proporciona!

Quer aprender ainda mais ? Veja agora Como prestar um bom atendimento ao cliente em tempos de coronavírus para ter dicas e orientações úteis ao seu atendimento no escritório contábil!