Organização de processos: as vantagens para sua empresa

Você definitivamente não está sozinho: o número de empresas com dificuldades na organização de processos é enorme. Segundo o BPTrends Report de 2016, apenas 4% das companhias documentam todos os procedimentos internos, sendo que só 1% delas conta com melhores práticas devidamente implementadas.

É preciso entender que a rotina organizacional funciona como uma teia de processos. Nela, cada colaborador faz suas tarefas com base em uma lógica sequencial em busca da eficiência produtiva. Para isso, os métodos corporativos integram diferentes departamentos, refletindo a forma como a companhia trabalha.

A otimização desses procedimentos pode, então, trazer resultados surpreendentes, impulsionando a produtividade e melhorando a eficiência. Quando os métodos estão bem definidos e levam em conta a estratégia de negócio, há mais chances de ampliar a competitividade e consolidar o caminho para o cumprimento das metas.

Em razão da sua importância, as atividades diárias da empresa podem acabar se complicando se não forem bem administradas. É aí que entra a relevância da organização de processos. Afinal, quanto menos tempo é gasto nas atividades básicas do negócio, mais tempo pode ser dedicado a estratégias que o ajudem a crescer.

Por essas e outras é que a organização de processos é considerada fundamental para que tudo flua sem barreiras dentro da companhia. E foi pensando nisso que resolvemos separar aqui alguns dos principais motivos para você começar a investir nisso agora mesmo. Confira!

O que é um processo?

Antes de mais nada, vamos resgatar um conceito básico: o que é processo? De forma simplificada, podemos dizer que processos são conjuntos de atividades relacionadas que produzem um resultado final. Esse resultado pode vir, por exemplo, em forma de serviço, produto ou documento, entre muitas outras possibilidades.

Para começar a organizar os processos de uma empresa, o primeiro passo é mapear as atividades de cada setor, identificando pontos de interseção e de influência. Esse exercício resulta em um mapa de macroprocessos, procedimentos que evidenciam de forma geral toda a operação da organização.

Depois, chega a hora de detalhar tudo a partir da inserção dos microprocessos — sequências de atividades realizadas em cada setor. Com isso, dá para ter uma visão verdadeiramente holística de como os passos se sucedem operacionalmente dentro da empresa.

Por que investir em organização?

A organização de processos é a base para a gestão estratégica. É ela que ajuda a companhia a obter resultados mais satisfatórios e melhorias nas etapas de produção. Para que a aplicação da metodologia funcione, entretanto, é importante fazer o mapeamento de processos e, a partir dele, modelar o fluxo de atividades.

Em cada departamento, uma série de atividades é executada diariamente, certo? E é claro que erros e falhas podem acontecer durante esses procedimentos, muitas vezes porque os gestores não conhecem os detalhes das sequências, não tendo uma visão sistêmica. Isso sem falar que ainda podem não saber lidar com pessoas e suas dificuldades.

Tudo isso já aponta para a necessidade de organização, não concorda? Para não deixar dúvidas, acompanhe a seguir alguns dos principais motivos para organizar os métodos da sua empresa!

Eliminar gargalos processuais

Quando os processos da empresa são organizados e se cria a partir deles um mapa visual, fica muito mais fácil identificar pontos de falha, aqueles empecilhos que emperram o andamento das atividades e afetam a velocidade com que o resultado é obtido.

Se existe uma equipe de vendas que opera totalmente no manual para responder a cada interação com leads e clientes por e-mail, por exemplo, a comunicação se torna lenta e o registro das interações pode se perder com o tempo. Nesse contexto, quando é preciso resgatar o histórico de contatos, perde-se muito tempo para reunir as informações desejadas.

Por outro lado, se os processos estão organizados e há um sistema de gestão de relacionamento com os clientes, tudo fica muito mais fácil. Nesse caso, é possível, entre outras ações, montar um fluxo de nutrição de leads para automatizar a comunicação. Com isso, cada interação fica registrada e pode ser recuperada a qualquer momento, com agilidade e eficiência.

Aumentar a produtividade

Uma empresa competitiva está sempre em busca de alcançar o equilíbrio entre recursos e produtividade. Afinal, com processos organizados que fluem rapidamente entre setores, não se perde mais tempo com retrabalhos ou atividades que não agregam valor ao cliente final. Assim, a equipe fica mais produtiva e voltada a resultados, com os profissionais conseguindo mostrar que não estão ali apenas para executar ações lentas e morosas.

Reduzir custos

Com investimento em tecnologia, é mais fácil promover a organização de processos e ganhar agilidade no fluxo de informações da empresa. E por mais que esse custo inicial nem sempre seja positivamente visto pelos empreendedores, o ganho obtido a médio e longo prazos certamente justifica o investimento.

Ao automatizar os processos, é possível manter equipes mais enxutas e concentradas em atividades estratégicas em vez de operacionais. Também se consegue reduzir o espaço físico utilizado, já que os documentos podem ser armazenados de forma digital — o que ainda traz mais facilidade quando for preciso recuperá-los.

Com esse incremento na produtividade, o time passa a concluir mais tarefas em menos tempo, o que traz resultados melhores e mais frequentes. No fim das contas, a organização ganha com o aumento do número de clientes sem precisar investir em infraestrutura.

Decidir com embasamento

A organização de processos contribui diretamente para que seja possível tomar decisões de forma mais consciente, a partir de uma base sólida. Se todos os dados estão organizados, classificados e disponíveis em tempo real, basta analisar os relatórios gerenciais para, então, decidir o futuro da organização. A lógica é simples: ao eliminar incertezas, os riscos diminuem e as oportunidades são maximizadas.

Como é possível fazer isso?

Como você pôde ver até aqui, a organização dos procedimentos permite que a equipe tenha um desempenho cada vez melhor. E alguns passos podem ajudar nessa tarefa. Confira-os a seguir!

Mapeamento e diagnóstico adequados

Para organizar os processos da companhia, primeiramente é preciso identificá-los. Mapeie as tarefas de cada área para saber exatamente quais são as atividades executadas ali e se elas têm sido realizadas da forma certa. Assim, você consegue diagnosticar problemas e criar novos fluxos de trabalho para prevenir a perda de informações durante a transição entre os departamentos.

Saiba desde já: esse diagnóstico inicial é o ponto-chave para encontrar um fluxo mais natural de atividades. Então nade pular essa etapa, combinado?

Uso de tecnologias

São as tecnologias que permitem que a organização de processos flua de forma adequada. Tais ferramentas ajudam a facilitar os fluxos de trabalho e garantir a agilidade necessária para a organização, uma vez que asseguram a fluidez dos métodos, a integração entre as áreas e o melhor aproveitamento dos recursos.

Uma solução de automação de processos é ideal para facilitar a comunicação, ajudar a organizar as informações a partir de diferentes níveis, bem como para oferecer indicadores em tempo real a fim de agilizar a gestão.

Definição de melhorias

Com gargalos devidamente identificados pelo mapeamento, fica fácil saber em que pontos é preciso agir e, a partir disso, desenhar novos modelos para a execução das tarefas. Depois, os procedimentos são definidos com base nessas necessidades para que a empresa se torne mais produtiva.

Durante essa etapa, deve-se avaliar formas de eliminar os obstáculos que atrapalham o fluxo das tarefas. Com base nisso, é possível determinar quais atividades podem ser otimizadas para ganhar tempo. Em outras palavras: os métodos devem ser modificados para que funcionem de acordo com as estratégias específicas da companhia.

Quando os processos são planejados, você consegue visualizá-los de forma completa para, assim, antecipar necessidades. Essas definições devem se transformar em manuais que descrevam minuciosamente as fases de cada procedimento. Tal material deve ser compartilhado com todos os envolvidos para que assimilem as rotinas da área.

Integração de setores

Em algumas organizações, os departamentos desenvolvem suas tarefas sem considerar o que acontece no restante da empresa. Com isso, todos passam a atuar sem sintonia entre si, gerando como resultado um grande desperdício de recursos e de tempo, bem como um alto índice de retrabalho. Por esse motivo, é fundamental que a empresa seja vista como única e as áreas, como interdependentes.

Uma ferramenta que ajuda bastante nessa tarefa é o sistema de gestão empresarial ou Enterprise Resource Planning (ERP). Durante o desenvolvimento da organização de processos, esse ponto não pode ser esquecido, pois é crucial para que os métodos da empresa sejam adequadamente organizados.

Capacitação de profissionais

Toda a organização dos processos deve ser compreendida e aceita pela equipe. É essencial, portanto, que os profissionais (pessoas que efetivamente executam as tarefas) sejam envolvidos em todas as etapas. E mais: eles devem ser capacitados para as operações e para o uso das ferramentas!

Nesse percurso, pode ser que surjam dificuldades de adaptação. E aí é a comunicação adequada que faz todos compreenderem como a organização de processos pode trazer melhorias tanto para a companhia quanto para a equipe. Com isso, os profissionais vão se sentir mais engajados durante a transformação.

Flexibilização do trabalho

Quando os processos da empresa forem reformulados, vale a pena considerar a adoção de novos modelos de trabalho. Com a disseminação da tecnologia e a popularização dos dispositivos móveis e da internet, muitas atividades podem se beneficiar da flexibilidade sem que a produtividade seja afetada.

Nesse contexto, uma das possibilidades que se apresenta de forma mais natural é o home office. Afinal, com tantas informações e ferramentas à disposição online, as tarefas podem tranquilamente ser desempenhadas a distância, sem a necessidade da presença física do profissional em determinado lugar. Com isso, os resultados são garantidos enquanto os custos são reduzidos e os recursos, otimizados.

Monitoramento constante

Com todos os procedimentos de organização de processos definidos e as alterações estabelecidas, os resultados do trabalho devem ser monitorados. Isso é essencial para que seja possível avaliar a efetividade das mudanças trazidas pelos novos métodos de trabalho, sejam eles quais forem.

Para isso, devem ser criadas formas de comparar os resultados obtidos antes e depois da organização de processos. Esse monitoramento é o que vai permitir que a organização saiba se a otimização foi (ou não) bem-sucedida.

Todas as etapas desse trabalho são essenciais para que a organização de processos traga o diferencial necessário de forma que a empresa tenha ganho de produtividade e passe a apresentar vantagens competitivas em relação à concorrência.

Está preparado para fazer disso uma prioridade na sua companhia? Então venha entender melhor como um ERP faz a integração dos diferentes setores da organização!

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