Se a empresa pretende crescer de forma sustentável, precisa ter o planejamento estratégico como um de seus pilares. E aí é que entra o orçamento anual, uma das bases desse planejamento. Afinal de contas, entender com quais recursos o negócio poderá contar ao longo do ano é essencial para dar andamento a projetos, ações e investimentos.
Na prática, por mais que muitas empresas já façam um orçamento anual, ainda há organizações que pecam bastante em sua estruturação, o que pode tornar a ferramenta ineficaz ou até mesmo negativa. Pensando justamente nisso, resolvemos listar aqui as principais práticas que podem ajudá-lo a ter um orçamento anual preciso. Confira!
1. Entenda o que é orçamento anual
Basicamente, o orçamento anual é uma ferramenta administrativa usada para projetar entradas e saídas financeiras ao longo do período de um ano. Embora o conceito seja bem simples, sua execução apresenta alguns desafios, que vão desde os dados que precisam ser levantados até a própria impossibilidade de prever o futuro com precisão.
Como falamos ali na introdução, o orçamento anual é um instrumento que ajuda as empresas a realizarem seu planejamento estratégico. Por isso, é comum que ele esteja sempre dialogando com um plano financeiro mais amplo, geralmente de 5 anos.
Como o orçamento anual costuma ser utilizado internamente, cada organização tem liberdade para definir o modelo do documento. Via de regra, porém, são usadas planilhas com colunas que trazem projeções de entrada e de saída, além de colunas de acompanhamento, onde constam as efetivas entradas e saídas. A ideia, portanto, é conseguir comparar rapidamente o que foi planejado e o que foi realizado ao longo do ano.
2. Mapeie despesas e gastos
Depois de entender o conceito, o primeiro passo para a efetiva elaboração do orçamento anual é projetar todas as saídas financeiras para os próximos 12 meses do negócio. Aqui, o importante é distinguir aquilo que é despesa do que é gasto.
A despesa se refere a desembolsos com atividades cotidianas da empresa, como a compra de material de escritório ou manutenções programadas de equipamentos. O gasto, por sua vez, é relativo à produção da empresa, seja com a aquisição de matéria-prima ou com a atualização de maquinário, por exemplo.
Ainda é preciso considerar os investimentos como saídas de capital, principalmente aqueles de médio e longo prazos. Lembre-se de identificar a fonte do dinheiro investido, que pode ser desde o caixa da empresa, passando por recursos próprios dos sócios ou mesmo oriundos de investidores externos.
Por fim, é preciso levar em consideração também o pagamento de impostos e encargos, sempre de acordo com a classificação fiscal e tributária da organização. Com isso pronto, podemos passar para a próxima etapa!
3. Estime entradas
O passo seguinte é projetar as entradas financeiras ao longo do ano. Nessa etapa, o importante é considerar toda a fonte de ganhos da empresa e não apenas aquilo que é gerado diretamente, por meio das vendas. Bons exemplos de entradas são a tomada de crédito via empréstimo com instituições financeiras e o aluguel de equipamentos ou espaços físicos para terceiros.
É essencial que a projeção de entradas (bem como a de saídas) seja feita da maneira mais honesta possível. Não vale, portanto, tentar adivinhar quanto a empresa pode ganhar. Na verdade, o ideal é analisar o histórico empresarial e traçar cenários que realmente possam se concretizar. Mas não se preocupe, porque voltaremos a esse assunto mais adiante.
4. Trabalhe com centros de custo
Você já sabe que dividir saídas entre custos e despesas é uma excelente ideia, bem como diferenciar aquilo que entra no caixa do negócio por vendas originadas em operações financeiras. No entanto, essa divisão ainda é bastante genérica, o que pode tornar o orçamento pouco prático tanto para sua elaboração quanto para consultas.
A dica, portanto, é criar categorias claras e funcionais, sempre baseadas nas áreas ou nos projetos da empresa. Não tem mistério: gastos relativos ao RH, por exemplo, devem estar separados dos gastos do setor jurídico, bem como de projetos eventuais, como uma expansão na planta da empresa. É normal definir cada uma dessas categorias como centros de custos.
Ainda aqui, é importante lembrar que nenhum desses centros é, de fato, completamente independente. Assim, é preciso sinalizar também pontos de contatos e influências entre os diferentes centros de custos.
5. Envolva todas as áreas
A relação entre os centros de custo e as áreas da empresa não só pode como deve ser usada a favor da organização de seu orçamento anual. Para isso, cada setor da empresa deve ter um orçamento próprio, ainda que não independente.
Mesmo em pequenas e médias empresas, tal divisão por áreas impossibilita que as projeções para os setores sejam feitas de cima para baixo. Para tanto, é necessário que todas as equipes se envolvam de forma efetiva na construção dos respectivos orçamentos.
A fim de colocar essa ideia em prática, é necessário treinar cada uma das áreas onde serão disseminados os processos adequados para a elaboração do orçamento. Trata-se, basicamente, de assegurar uma padronização. Assim, quando todos os orçamentos forem reunidos em um único documento, o todo ficará coerente.
Além dos treinamentos, a empresa deve investir na divulgação do processo de elaboração, sempre salientando a importância do papel de cada funcionário nessa tarefa. Também é preciso deixar claro que não se trata de mais um processo burocrático, mas sim de uma ação estratégica capaz de gerar frutos para a empresa e, consequentemente, para cada colaborador.
Por fim, estimule o trabalho integrado. Mesmo que cada área elabore seu orçamento de forma praticamente independente, os setores podem trocar informações e dados entre si antes da etapa final do processo, garantindo a coerência do arquivo desde o início de sua elaboração.
6. Considere diferentes cenários
A essa altura, já ficou claro que grande parte do orçamento anual é composta de projeções, certo? Levanta-se, assim, uma possibilidade sobre o volume de entradas e saídas, sendo que essa possibilidade pode se concretizar ou não.
É claro que as projeções devem ter como base dados históricos e uma boa leitura de contexto de mercado. Mesmo assim, é preciso considerar que entre o planejado e o executado podem aparecer inúmeras interferências imprevisíveis, como uma mudança da legislação que rege o negócio ou a saída de concorrentes importantes do mercado.
O ideal, portanto, é que a empresa consiga se preparar para diferentes contextos por meio da elaboração de diferentes cenários: um realista, um otimista e um pessimista. O primeiro é o mais equilibrado, com maior probabilidade de realmente acontecer. O cenário positivo traz uma diminuição de gastos e um aumento de ganhos em relação ao cenário realista, tendo como consequência uma folga no orçamento final. No panorama pessimista, acontece o contrário: receitas e entradas impactam de forma negativa o caixa final.
Ao pensar nesses diferentes cenários, fica clara a necessidade de o orçamento anual prever um fundo de reserva para cobrir perdas não antecipadas no início do ciclo. Essa reserva pode ser usada, então, caso o cenário pessimista se concretize, evitando grandes prejuízos.
7. Atualize o orçamento
A aplicação dos diferentes cenários dá uma margem de manobra confortável para empresa passar o ano com as finanças corretamente geridas. Mas vale lembrar que o orçamento anual não deve ser um documento estanque, a ser revisto apenas ao final do ciclo.
É importante atualizar o planejamento sempre que um evento inesperado aconteça, seja a entrada de recursos via investidor externo, a mudança brusca e acentuada nos preços de insumos ou serviços ou mesmo uma disparidade grande entre a projeção e a quantidade de vendas efetivadas.
A ideia é garantir que o orçamento anual não se torne obsoleto e, portanto, inefetivo antes mesmo do fim de um ciclo. No entanto, é válido lembrar que cada mudança gera uma cadeia de alterações nos centros de custo. Assim, caso precise aumentar a produção para dar conta do crescimento das vendas, por exemplo, também haverá uma mudança de custos que, em escala, podem ser proporcionais ou não ao aumento de receitas.
8. Avalie resultados
Ao final do ciclo, os responsáveis pelo orçamento anual precisam analisar em que medida o que foi planejado realmente se concretizou ao longo do ano. Aqui, o primeiro passo é comparar as projeções com os dados reais, detectando onde a empresa conseguiu ser mais ou menos precisa.
É importante que cada disparidade encontrada entre o previsto e o executado seja investigada, buscando os motivos para essa diferença. Dessa forma, se a empresa previa captar 100 mil reais com rodadas de investimentos, mas só conseguiu 50 mil, é essencial entender o que aconteceu. Será que a projeção foi otimista demais por uma leitura errada de mercado, a diferença ocorreu por conta de uma eventualidade ou houve falha na execução de ações?
São questões como essas que transformam não só o orçamento anual em si, mas também sua respectiva análise em uma importante ferramenta de gestão empresarial. Afinal, o documento é baseado em dados concretos, que podem ser consultados de forma simples.
Por fim, vale lembrar que a análise dos orçamentos anuais anteriores deve ser o ponto de partida para a elaboração de novos planos. Assim, a definição de projeções de ciclos orçamentários tende a ficar mais precisa à medida que a empresa acumula conhecimento sobre o processo.
Viu como o orçamento anual é uma ferramenta administrativa poderosa? Só não se esqueça de seguir nossas dicas para conseguir tirar todo o potencial do documento!
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