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Como gerar aumento de produtividade da sua equipe em 11 dicas

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Produtividade é uma palavra muito presente em conversas quando o tema é o mundo corporativo. Isso porque gestores e empreendedores estão sempre em busca de maneiras para aumentar a produtividade da sua equipe.

Como vivemos em um mercado competitivo e dinâmico, é vital encontrar formas de garantir as ferramentas necessárias aos colaboradores para potencializar a performance e atingir as metas do negócio. Para isso, é preciso compreender que a produtividade é resultado de uma série de fatores e, portanto, não existe uma fórmula mágica para conquistá-la.

No artigo de hoje vamos dar algumas dicas que ajudarão a melhorar o fluxo de trabalho e aumentar a produtividade da sua equipe. Confira!

1. Não sobrecarregue seus colaboradores

O acúmulo de atividades é extremamente prejudicial ao desempenho dos colaboradores — não apenas pela óbvia falta de tempo hábil para dar conta das tarefas, mas também por uma questão física. O excesso de pendências sobrecarrega nosso cérebro, que acaba não conseguindo manter o foco na ação ou na qualidade do que é produzido.

O cansaço mental é o primeiro passo para a desmotivação e a queda na produtividade. Por isso, é fundamental criar uma ordem de prioridades para as demandas sempre que possível, estimando o período ideal para a realização de cada uma delas. Busque aprender a identificar, reduzir ou eliminar tarefas desnecessárias.

2. Incentive pausas programadas

É preciso estabelecer uma rotina de pausas estratégicas. Durante os intervalos, incentive os profissionais a relaxar, ouvir música, dar uma volta fora do ambiente de trabalho e conversar com os colegas. O que pode parecer improdutivo, contribui muito para a produtividade da sua equipe.

Essas pausas estimulam a memória, a criatividade e a concentração. Um método que já está há algum tempo no meio corporativo é a técnica de Pomodoro, podendo servir de referência. Trata-se da divisão do tempo em períodos de 25 minutos, sempre separados por intervalos rápidos de até cinco minutos, ou então alternando 50 minutos direto de trabalho com uma pausa de 10 minutos.

3. Trabalhe com metas reais

É comum confundir metas desafiadoras com objetivos irreais. Definir datas absurdas ou prometer entregas que não são comportadas pelos recursos da empresa só servem para desgastar o colaborador. A produtividade da sua equipe tende a cair vertiginosamente nesse tipo de situação.

Ao contrário do que alguns gestores pensam, esse tipo de atitude não é motivadora e não fideliza o cliente, uma vez que é muito provável que os prazos não sejam cumpridos ou a qualidade do que é produzido deixe a desejar. Pense o cronograma junto com a equipe, avaliando a melhor maneira de contemplar o que é pedido sem prejudicar o desempenho.

4. Invista em qualidade de vida

Não há como falar em produtividade sem trazer a qualidade de vida à discussão. Esse é um ponto primordial, visto que o bem-estar tem grande interferência na performance das equipes, tanto positiva quanto negativamente.

Os líderes precisam estar cientes que é impossível garantir o atingimento de metas quando o colaborador enfrenta problemas de saúde física ou emocional. Afinal, o organismo tem limites, e é necessário compreender essa situação para que ele não sofra danos graves.

Nesse sentido, os programas de qualidade de vida viabilizam que as organizações conciliem as demandas da rotina do negócio com as necessidades individuais da mente e do corpo. No mais, essas práticas atuam como uma ótima estratégia para que o profissional se sinta valorizado e respeitado.

Várias empresas já têm investido em campanhas nesse viés. O incentivo à atividade física é uma das mais recorrentes, considerando que ajudam a manter uma vida mais saudável. Colaboradores com boa capacitação física erram bem menos do que aqueles que estão fora de forma. Além disso, vão ter mais disposição e apresentar melhor rendimento no trabalho.

Ações que promovem mudanças de hábitos alimentares e oferecem assistência médica e odontológica aos funcionários também são bons exemplos. Existe, ainda, a possibilidade, de adotar em seu negócio programas de manutenção do equilíbrio emocional. Eles oferecem momentos de relaxamento, interação e descontração às equipes.

Para que você possa definir qual é a melhor opção para a sua empresa, é importante conhecer bem em que situação os colaboradores se encontram. Um diagnóstico preciso é essencial para garantir adesão e ótimos resultados ao projeto.

Após listar as necessidades, não deixe de analisar o que pode ser colocado em prática a curto, médio e longo prazos. E, claro, receba sempre sugestões e esteja aberto a ouvir os funcionários mesmo depois de já ter implementado o programa.

5. Preste atenção no clima organizacional

Qualidade de vida passa pelo clima organizacional, pois o bem-estar no ambiente de trabalho afeta diretamente a produtividade. Ao gestor, cabe saber lidar com conflitos internos e exercer uma liderança positiva, valorizando o colaborador e servindo de exemplo e inspiração. Aposte em uma comunicação eficiente, baseada no diálogo aberto, para criar laços e fomentar a confiança entre os membros da equipe.

6. Use o feedback como ferramenta para aumentar a produtividade

Nortear as atividades de seus colaboradores é fundamental para o aumento da produtividade. E, para tanto, o feedback constante e construtivo é o melhor caminho. É a partir desse retorno que o profissional vai compreender em que precisa melhorar e em que está indo bem, sentindo-se amparado e valorizado por sua liderança.

O feedback serve para alinhamento de metas e expectativas e de nada vai adiantar cobrar seus colaboradores mais adiante se não exercer o papel de liderança em momentos estratégicos como este.

7. Faça reuniões regulares de acompanhamento

Uma dica muito importante é fazer reuniões regulares para acompanhar o trabalho dos profissionais. As reuniões consistem em oportunidades para abordar a visão departamental com o time e fazer com que todos os profissionais estejam alinhados.

Compartilhar o objetivo e o andamento de cada etapa cumprida para atingi-lo, garante a toda a equipe uma melhor compreensão do que se pretende fazer, incentivando todos a trabalharem em conjunto e com um propósito comum.

Mas tenha muito cuidado para não cair na armadilha de reuniões excessivas. Para tanto, o mais indicado é agendar encontros de departamento ou equipe uma vez por semana ou ainda uma vez por mês, e certificar-se de que o dia e a hora estejam realmente reservados na agenda de todos os colaboradores.

8. Ofereça oportunidades de desenvolvimento

O conhecimento, via de regra, gera produtividade. Assim, é importante disponibilizar os meios para que a performance de seus colaboradores seja potencializada. Para tirar o máximo de seus profissionais, invista neles. Aparatos tecnológicos e materiais de apoio entram nesse pacote, com treinamentos, cursos e workshops.

9. Forneça ferramentas e infraestrutura

Essa é uma premissa básica para propiciar que os colaboradores façam um bom trabalho e sejam produtivos. Fornecer as ferramentas e a infraestrutura adequadas à sua equipe traz benefícios como a melhoria da concentração e a identificação de problemas na empresa de forma mais precisa.

Mobiliários ergonômicos, temperatura adequada, apoio para os pés, entre outros, não são utilizados apenas para deixar o ambiente mais confortável, mas também para evitar lesões e afastamentos por acidentes de trabalho.

As empresas que se preocupam com esses fatores percebem facilmente a diferença na agilidade e na qualidade da entrega dos resultados de suas equipes. Com essas vantagens, os profissionais conseguem trabalhar de modo mais efetivo.

10. Aprimore o ambiente de trabalho

Tornar o ambiente de trabalho mais verde e aproveitar a luz do sol são algumas maneiras de deixar o espaço bem mais agradável. Nenhuma novidade até aqui, não é mesmo? Mas o interessante é que tais detalhes do ambiente influenciam de forma positiva a performance dos colaboradores.

As plantas são capazes de deixar o ar da empresa muito mais saudável, interferindo até no funcionamento cognitivo time de profissionais. A luz do sol, por sua vez, afeta diretamente a produção de vitamina D (relacionada à motivação e à atenção) e o ritmo cardíaco.

Na maior parte das vezes, não se pode deixar todos os colaboradores do lado da janela, mas um cuidado importante com a iluminação já surte um efeito considerável. Então, a dica é preferir uma luz mais suave, fugindo sempre das lâmpadas fluorescentes, e considerar pausas ao ar livre.

11. Adote um sistema de gestão

Esta é uma prática muito valiosa, e contribui para a execução das demais dicas que apresentamos acima. Adotar um software de gestão é imprescindível para automatizar seus processos e melhorar a produtividade da sua equipe.

Com ele, você vai conseguir avançar no planejamento do dia, na integração da comunicação, no acompanhamento de tarefas, na gestão de equipes e ainda no controle de horas trabalhadas. Além desses benefícios, você cria um ambiente unificado para armazenar os arquivos e para definir cronogramas ligados a cada projeto, com metas e prazos claros.

Seguindo essas orientações, o aumento da produtividade da sua equipe acontecerá de maneira mais fácil e até mesmo natural. Como resultados, você vai diminuir seus custos, gerar ganho de tempo e tornar os colaboradores mais eficientes e engajados.

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Sobre o autor
Diretor da Vertical de Gestão da Alterdata.
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