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Dicas de Gestão

Como administrar uma loja sem cometer estes 5 erros básicos

5 Mins de leitura

Saber como administrar uma loja com eficiência é um constante desafio. Afinal, sabemos que na correria do dia a dia, muitas informações estratégicas realmente importantes para a administração dos negócios acabam ficando para segundo plano. No entanto, isso pode gerar grandes problemas, principalmente a longo prazo.

Portanto, hoje trouxemos alguns erros básicos que muitos empreendedores cometem na hora de gerenciar um negócio. Vamos conhecê-los para que você possa evitá-los? Continue conosco!

1. Utilizar planilhas para controle de estoque

Na hora de saber como administrar uma loja, é preciso considerar que o controle de estoque é muito importante. Por isso, saiba que um dos maiores erros dos empreendedores é tentar controlar e gerenciar o estoque por meio de planilhas manuais.

Então, se você tem uma loja e quer aumentar as vendas e a lucratividade, é preciso ter atenção com o sistema de gestão de estoque. Afinal, isso evita que você se perca no processo de compra e venda de produtos.

Além disso, nas planilhas manuais você não tem uma gestão estratégica, ou seja, não consegue fazer análises inteligentes, por exemplo:

  • saber quais são os produtos sem giro;
  • conferir quais são os produtos que mais venderam em um determinado período;
  • conferir o que precisa ser comprado;
  • avaliar quais são os produtos que precisam de uma ação de vendas mais direcionadas;
  • e muito mais!

Portanto, saiba que contratar um ERP é importante para evitar esse tipo de erro. Assim, ao automatizar esse processo, você controla melhor o estoque de todos os produtos com muita facilidade.

Dessa forma, quando você vende um determinado produto, ele já abate no estoque e sinaliza (quando for o caso) que o estoque de compra está acabando — isso faz com que você nunca fique sem os seus produtos mais vendidos, por exemplo.

2. Emitir notas fiscais em plataformas intermediárias

Conte para nós: como funciona o processo de emissão de notas fiscais da sua empresa? Se ele é realizado de forma manual, normalmente funciona assim:

  1. você entra no site da prefeitura com o seu login e senha no campo de “nota fiscal”;
  2. você preenche os dados do cliente de forma manual: valores, descrição etc;
  3. você entra no site do banco com o seu login e senha para a emissão do boleto (preenchendo, novamente, todos os dados de forma manual);
  4. você envia um e-mail ao seu cliente, anexando a nota e o boleto.

Convenhamos: esse processo é extremamente burocrático e trabalhoso, não acha?

Por isso, na hora de saber como administrar uma loja, é preciso considerar que os melhores softwares de gestão promovem mais velocidade na hora da emissão de notas fiscais e boletos. Veja quais são os benefícios:

  • organizar e agilizar, de forma simples e prática, todo o processo de NF-e e NFC-e;
  • evitar erros cadastrais junto à SEFAZ — sistema que valida os documentos antes de serem enviados;
  • autorizar as notas de XML e DANFE;
  • enviar os e-mails ao cliente com a nota fiscal e o boleto de forma automática;
  • promover a segurança de dados;
  • promover uma gestão financeira segura e 100% web;
  • proporcionar um baixo custo e uma simples utilização.

Além disso, você consegue administrar o financeiro, avaliando o faturamento, os impostos e muito mais em um só lugar. Tudo isso é detalhado em uma planilha automática. Incrível, não é mesmo?

3. Fazer cobranças por depósito ou boletos sem registro

Ter uma boa gestão financeira é extremamente importante quando o assunto é saber como administrar uma loja. Afinal, se os seus clientes compram e não pagam em dia, significa que você teve prejuízo e isso pode afetar a lucratividade e o bom andamento dos negócios.

Então, saiba que um dos erros mais comuns é realizar as cobranças por depósito ou por boleto sem registro. Isso acontece porque não há nenhuma garantia de que o cliente vai cumprir com o combinado, que é pagar a dívida no dia certo.

Além disso, se o cliente não paga em dia você pode ter um grande rombo no fluxo de caixa. Afinal, você está contando com um dinheiro para pagar um fornecedor, por exemplo, e o dinheiro não entra.

Portanto, saiba que é fundamental apostar nas cobranças registradas. Dessa forma, você especifica os dados completos do seu cliente e quando o boleto é emitido, um arquivo é enviado ao banco. Isso permite que você possa protestar o sacado, caso o pagamento não seja realizado no prazo acordado.

4. Organizar o fluxo de caixa manualmente

Muitos empreendedores erram na hora de administrar o fluxo de caixa, inserindo em uma planilha, por exemplo, o que entra e o que sai diariamente. Pior ainda (e, acredite, isso ainda acontece), é ter um caderno manual no caixa em que o atendente vai anotando à caneta o código do produto vendido e o valor.

Não ter um bom controle do fluxo de caixa é muito prejudicial ao seu negócio. Por isso, investir em um sistema integrado é uma alternativa para saber como administrar uma loja de uma maneira mais estratégica. Veja quais são os benefícios e funcionalidades:

  • confrontar informações bancárias com a movimentação do negócio (principalmente quando você trabalha com mais de um banco);
  • visualizar de forma simples e detalhada todo o fluxo de caixa;
  • entender a saúde financeira da sua empresa para avaliar se está no caminho certo ou é necessário aperfeiçoar alguma estratégia;
  • organizar melhor a gestão de tarefas para saber como administrar uma loja de forma eficaz;
  • conferir gráficos inteligentes que detalham os pontos críticos e lucrativos do seu negócio;
  • ter acesso a informações claras e seguras que ajudam a tomar as melhores decisões;
  • avaliar a gestão financeira por meio de filtros inteligentes e relatórios analíticos com a movimentação por período;
  • visualizar no calendário todas as contas a pagar e a receber.

5. Não investir em uma visão analítica e estratégica para o seu negócio: um dos maiores erros na hora de saber como administrar uma loja

Para que qualquer negócio dê certo e você aprenda bem como administrar uma loja, você precisa desenvolver uma análise analítica sobre a sua empresa. Afinal, se você não analisa dados importantes fica difícil promover uma gestão estratégica. Confira alguns dados que precisam ser analisados com frequência:

  • quantidade de vendas por período;
  • turnover e absenteísmo;
  • contas a pagar e a receber;
  • satisfação dos colaboradores e clientes;
  • qualidade dos produtos e serviços;
  • logística e processos;
  • dentre outros.

Você só consegue ter essa visão analítica se investir em um sistema de gestão. Com ele, você pode analisar os melhores indicadores de desempenho (e em diversas áreas, como contábil, gestão de pessoas, financeiro, produtos e muito mais) para promover um planejamento de melhoria constante.

Vamos a um exemplo: imagine que você contratou um novo colaborador que não está conseguindo atender bem ao seu cliente. Dessa forma, as vendas caem e a insatisfação dos seus consumidores aumentam.

Quando você tem essa visão, pode estudar melhor quais são os motivos pelos quais o colaborador não está acompanhando o ritmo da empresa e pode promover ações como: treinamentos, workshops, dentre outros para que ele se torne mais capacitado.

Da mesma maneira, pode fazer um pós-vendas com o cliente para entender quais foram os pontos críticos no atendimento e oferecer um desconto para a próxima compra.

Isso torna o cliente feliz, pois ele percebe que a sua empresa investe na melhoria constante. E sabemos que um cliente feliz é um cliente fidelizado e, consequentemente, mais vendas para o seu negócio, concorda? Portanto, na hora de saber como administrar uma loja, não se esqueça desses detalhes importantes, está bem?

E aí, gostou de saber como administrar uma loja sem cometer erros? Se sim, temos a certeza de que você vai adorar conhecer o ERP for ME, software completo da Alterdata. Ah! Ele tem todos os recursos que citamos neste conteúdo, incrível, não é mesmo? Clique aqui e conheça todas as suas funcionalidades!

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Sobre o autor
Diretor da Vertical de Gestão da Alterdata.
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