As notas fiscais são uma das principais de vantagens para quem é registrado como MEI. Elas permitem validar transações comerciais e garantir o recebimento do valor acordado. Mas muitos empreendedores não sabem como emitir nota fiscal sendo MEI.
Isso porque essas informações não são centralizadas. Cada cidade do país pode trazer suas diferenças. Mas existem alguns passos que servem para todas.
Nesse texto, vamos falar sobre o que são notas fiscais e sua importância. Depois, vamos dar um passo a passo de como emitir nota fiscal. E, depois de responder algumas dúvidas comuns, vamos falar de como facilitar esse processo.
Continue sua leitura para saber mais!
O que é nota fiscal?
Nota fiscal é o nome dado aos documentos que comprovam transações comerciais. Essas transações podem ser vendas de produtos ou prestações de serviços. Ou seja, entendendo como emitir nota fiscal, você poderá comprovar que houve atividade comercial entre duas partes.
Em geral, as notas fiscais podem ser emitidas tanto para pessoas jurídicas quanto para pessoas físicas. Ele é obrigatório e, se não for emitido, pode ser enquadrado como crime de sonegação fiscal.
Normalmente, estão expressas na nota fiscal as seguintes informações:
- Todos os dados da empresa que está emitindo;
- Todos os dados da empresa ou pessoa para quem a nota é destinada;
- A descrição do serviço prestado;
- O valor dado como pagamento pela venda ou prestação de serviço;
- Detalhes relativos ao regime tributário da empresa que emitiu a nota;
- O local onde ocorreu a venda ou prestação de serviço;
- A data de emissão da nota, bem como seus identificadores.
Entender como emitir nota fiscal, nesse caso, significa aprender a gerar ou criar o documento. Isso pode ser feito em papel, com um bloco de notas apropriado ou online. Quando emitimos notas eletrônicas, isso é feito por um site ou programa certificado pela Receita Federal.
Quem pode emitir nota fiscal?
Para ter a autorização para emitir notas fiscais, é preciso ser registrado como pessoa jurídica. Isso permite que você tenha um CNPJ, que é essencial para a emissão da nota. Para se registrar como pessoa jurídica é preciso, antes de mais nada, abrir uma empresa.
É necessário emitir a nota fiscal?
Ainda que você tem a autorização para emitir notas, é preciso emitir sempre? Sendo MEI, a resposta é não.
Quem está registrado como MEI só precisa emitir notas se tiver vendido ou prestado serviço para pessoa jurídica. Se a transação for com uma pessoa física, não é preciso emitir nota fiscal.
Agora que você já tirou as dúvidas mais simples, podemos voltar ao ponto principal: como emitir nota fiscal sendo MEI?
Como emitir nota fiscal sendo MEI: um passo a passo
Para explicar como emitir nota fiscal sendo MEI, vamos por partes. Abaixo, você vai conferir um passo a passo completo, que vai desde o registro da empresa até a emissão:
Passo 1: registre sua empresa
Para emitir uma nota fiscal, é preciso estar registrado como pessoa física. Por isso, você precisa abrir uma empresa.
Existem muitas maneiras de abrir uma empresa, e todo regime tributário tem seus benefícios. Porém, nesse texto, estamos nos focando no MEI, ou microempreendedor individual.
Esse tipo de empresa se encaixa no regime tributário Simples Nacional. Por isso, todo o processo para abrir uma empresa dessa categoria é simplificado. É possível fazer o requerimento online, pelo Portal do Empreendedor. Depois, você precisa se credenciar junto à Secretaria da Fazenda da sua cidade.
Cada cidade tem suas próprias regras e requerimentos para autorizar a abertura de uma nova empresa. Sendo assim, caso você tenha dúvidas sobre esse processo, precisa falar diretamente com a prefeitura da sua cidade.
Em alguns lugares, todo o procedimento de abertura de uma empresa dura menos de uma semana. Mas é preciso conferir todas a exigências locais.
Quando todo esse processo chegar ao fim, a SEFAZ municipal vai liberar o seu CNPJ. A partir desse momento, você já tem permissão de emitir notas fiscais.
Passo 2: conheça os tipos de notas fiscais
Não é possível saber como emitir nota fiscal sem saber que existem diversos tipos de notas. Cada uma delas têm um propósito, e você pode escolher o que se adequar melhor ao se caso.
Também é preciso lembrar que diferentes cidades têm diferentes regras. Em alguns lugares, não são todos os tipos de notas que estão disponíveis. Mais uma vez, se tiver alguma dúvida, o melhor a fazer é consultar as autoridades locais.
Confira abaixo quais são os tipos de notas fiscais:
Nota fiscal avulsa
A nota fiscal avulsa costuma ser utilizada por empreendedores que não prestam serviços com frequência. Nesse caso, as notas são emitidas de forma individual. Elas podem ser eletrônicas (NFA-e) ou impressas (NFA).
Nota fiscal de venda ao consumidor
É a nota utilizada por comerciantes quando há venda de mercadorias. Você já deve ter visto, em alguns estabelecimentos, um bloquinho de notas onde os vendedores anotam detalhes das vendas. Hoje, já é possível emitir essas notas de forma eletrônica (NFC-e), mas as notas em papel (NFC) ainda existem.
Nota fiscal eletrônica
A NF-e é a forma de nota fiscal mais conhecida entre quem é registrado como MEI. Ela tem diversas opções de preenchimento automático, que facilitam as tarefas do empreendedor. Mas essa é só uma das vantagens da nota fiscal eletrônica. Algumas outras são:
- Armazenamento fácil para as notas emitidas;
- Consultas mais rápidas quando necessário;
- Redução de custos de armazenamento, já que as notas não precisam ser impressas;
- Melhora do controle fiscal;
- Aumento da segurança da informação;
- Menos suscetibilidade a erros humanos;
- Possibilidade de enviar a nota pela internet, logo depois de emitir.
Por esses motivos, muitos empreendedores optam pelo NF-e. Ela também pode ser utilizada tanto para prestação de serviços quanto para vendas. Então, pode ser a melhor opção para diversos tipos de negócios. Mas é importante analisar o que faz sentido para o seu negócio.
Passo 3: confirme a autorização para notas impressas
Se você optar por utilizar notas impressas, confirme sua autorização para emiti-las. Essa autorização, mais uma vez, é disponibilizada pela prefeitura da sua cidade. Com a autorização, você pode imprimir as notas.
A impressão é, normalmente, feita por uma gráfica. Você recebe um bloco de notas fiscais, que devem ser preenchidas e entregues a quem você vendeu ou prestou serviço.
Passo 4: acesse o sistema da prefeitura
As prefeituras de cada cidade são responsáveis pelo sistema de emissão de notas para microempreendedores individuais. Então, se você opta pela nota fiscal eletrônica, deve acessar o site da prefeitura da sua cidade.
No site, será preciso fazer seu cadastro para gerar login e senha. Com essas informações, você pode acessar o portal para emissões de notas fiscais. Procure o local indicado no site da prefeitura e digite seu login e senha para começar.
Em alguns casos, pode ser necessário fazer download de uma extensão para o seu navegador. Nesses casos, o download e a instalação costumam ser feitos de forma simples. Além disso, há um passo a passo disponível no próprio site da prefeitura.
Passo 5: preencha a nota fiscal
Depois de ter seu bloco de notas fiscais impresso, ou sua nota eletrônica, é hora de preencher os dados necessários. É importante ter muita atenção ao fazer isso. Se cometer algum erro na emissão da nota, será preciso cancelá-la e emitir outra. E, se não perceber o erro a tempo, pode ainda ter problemas com o Fisco.
Preste uma atenção especial aos dados de quem vai receber a nota, particularmente os números. Um erro pequeno ao digitar o CNPJ pode significar emitir uma nota para outra empresa. Também tome cuidado ao digitar o valor, e descreva os produtos ou serviços com cautela.
Após preencher e conferir os dados, é só clicar em um botão para confirmar a gerar sua nota eletrônica. A nota impressa só precisa ser assinada e entregue ao cliente.
Passo 6: guarde a nota fiscal
Essa é a última etapa da emissão de nota fiscal, e não deve ser suprimida. Se você estiver emitindo a nota em papel, guarde a cópia feita no próprio bloco. Se estiver emitindo online, os sistemas costumam permitir o download em PDF ou XML.
Guardar essas notas é importante por dois motivos. O primeiro é que essa é sua garantia de que o serviço foi feito e cobrado. O segundo é que ter as notas fiscais guardadas facilita na hora de fazer a declaração anual de rendimentos do MEI.
Com esse passo a passo, fica mais claro como emitir nota fiscal sendo MEI. Em geral, depois de escolher qual nota vai utilizar, o restante do processo exige apenas atenção.
Depois de alguma prática, emitir nota fiscal será algo diário e natural na sua rotina como empreendedor.
Porém, ainda existem algumas dúvidas que podem surgir nesse processo. É isso que vamos responder a seguir.
Como e quando cancelar uma nota fiscal?
A nota fiscal deve ser cancelada sempre que houver algum erro em sua emissão. Quando a nota em questão é em papel, ela deve ser rasurada para ser cancelada. Já se a nota for eletrônica, ela pode ser cancelada no próprio portal da prefeitura.
Na maioria dos casos, há um prazo de cancelamento para as notas. Por isso, é sempre recomendável conferir com cuidado as informações antes de emiti-las.
O que é um certificado digital?
Para acessar o sistema de algumas prefeituras e emitir a nota fiscal, é preciso ter um certificado digital. Esse certificado é um arquivo eletrônico que faz vezes de documento de identificação.
Ele pode ser feito tanto para pessoa física quanto jurídica. No caso do MEI, é preciso fazer um certificado de pessoa jurídica.
Esse certificado pode ser visto como uma assinatura digital autenticada. Com ele, todo tipo de transação feita online será validade judicialmente. É por isso que ele é exigido por algumas prefeituras para quem quer emitir notas fiscais.
Para criar seu certificado digital, é preciso entrar em contato com uma empresa que preste esse serviço. Depois, apresentar os documentos exigidos e escolher seu plano, de acordo com suas necessidades.
Não se preocupe: a empresa escolhida para emitir seu certificado pode explicar a diferença entre as opções disponíveis. E, juntos, vocês podem escolher o mais apropriado para sua empresa.
Essas são duas das principais dúvidas que surgem sobre como emitir nota fiscal sendo MEI. É importante prestar atenção ao passo a passo e entrar em contato com a prefeitura quando houver dúvidas.
Todo esse processo pode parecer difícil e cansativo. Muitas vezes, erros vão parecer inevitáveis. Porém, existe uma maneira de otimizar a emissão e armazenamento de notas na sua empresa. Você só precisa de uma ferramenta: o ERP.
ERP na emissão de notas fiscais
Ter um sistema de ERP é cada vez mais comum mesmo em microempresas. Isso porque esse tipo de ferramenta pode ajudá-lo a otimizar diversos processos. E um dele é a emissão de notas fiscais.
Como o ERP facilita a emissão de notas fiscais
Veja abaixo porque é mais fácil emitir notas fiscais com um sistema de ERP:
Emissão pelo sistema
Com um sistema de ERP, não é preciso ficar entrando no site da prefeitura o tempo todo. O ERP integra o sistema de emissão. Isso também permite que você faça as notas fiscais de maneira mais simples.
Emissão simplificada
Com a possibilidade de emitir as notas pelo ERP, a emissão pode ser feita com apenas alguns cliques.
Isso porque todos os dados de venda e prestação de serviços já estão armazenados no sistema. Então, esses dados podem ser adicionados às notas fiscais, e a emissão é feita em alguns segundos.
Automatização do envio
Após fazer a nota fiscal, você pode automatizar o envio delas. É só programar quais notas fiscais devem ser entregues a quais remetentes. O sistema de ERP pode também enviar e-mails e mensagens.
Armazenamento seguro
Por fim, o sistema de ERP também pode armazenar as notas fiscais. Elas podem ser armazenadas tanto na rede local quanto em nuvem, ou mesmo das duas formas. Assim, o armazenamento é mais seguro e confiável.
Vantagens da emissão de notas fiscais pelo ERP
Você já sabe como emitir nota fiscal eletrônica. Apesar de ter muitas etapas, o processo é eficiente. Nesse caso, porque seria mais vantajoso emitir notas ficais com o ERP?
Confira abaixo três vantagens do ERP para a emissão de notas fiscais:
Menos possibilidades de erros humanos
Como dissemos antes, quando se comete algum erro na emissão de notas fiscais, é preciso cancela-las. Depois, é preciso emitir uma nova nota. Apenas esse retrabalho já é ruim o suficiente, atrapalhando o fluxo da empresa.
Porém, se o erro não é percebido a tempo, não é possível cancelar a nota. E quando isso acontece, você pode ter problemas com o Fisco. Por isso, é preciso encontrar a melhor maneira de neutralizar a possibilidade de erros humanos.
O ERP faz isso pela sua empresa. Os dados de todos os clientes, vendas e transações ficam registrados no sistema.
Você não precisa digitar cada informação: o sistema preenche as notas para você. A possibilidade de haver um erro e, sendo assim, de ser preciso cancelar a nota, é muito menor.
Mais tranquilidade com a gestão fiscal
Um dos maiores motivos para ter um sistema de ERP é como ele auxilia com as questões fiscais. Com checklists e processos automatizados, ele simplifica todos os passos necessários para emitir notas fiscais. Desde a criação até o armazenamento.
Isso significa que você não precisa se preocupar em salvar individualmente cada nota. Da mesma forma, não é preciso se desesperar sempre que precisar de uma informação dessas notas. Com uma busca simples, você pode encontrar todas as informações de que precisa.
E quando for necessário fazer a declaração anual de rendimentos, todos os valores estarão em um só lugar. Todas as suas obrigações fiscais como MEI ficam mais simples com a ajuda do ERP.
Otimização geral do processo
Criar notas fiscais, adicionar informações para emiti-las, armazenar e fazer pesquisas leva tempo. Muitas empresas acabam se envolvendo tanto com essas burocracias que perdem horas inteiras. Especialmente no começo e no fim do mês, quando esses processos são mais comuns.
Mas porque perder tempo com o que pode ser automatizado? Com um ERP, seus colaboradores não precisam se preocupar com essas tarefas. Tudo pode ser feito de maneira bem mais ágil e fácil. E isso se reflete em mais tempo para a equipe.
Esse tempo extra acaba sendo voltado para outros projetos. E sem a preocupação com a burocracia, se torna mais possível se concentrar em tarefas realmente importantes. Ou seja, a automatização da emissão de notas fiscais pode melhorar a produtividade da equipe.
Além de saber como emitir nota fiscal sendo MEI, você também sabe como deixar o processo mais simples. O próximo passo é encontrar o sistema de ERP ideal para sua empresa.
A Alterdata entende as necessidades do microempreendedor individual. Tanto as necessidades iniciais de uma empresa quanto o que ele precisa para crescer. É por isso que criamos o ERP for ME.
Com vantagens para micro e pequenos empreendedores, esse ERP pode ser utilizado desde o primeiro dia da sua empresa. E ainda pode acompanhar seu crescimento. Saiba mais sobre o ERP for ME em nosso site!
