O setor contábil precisa contar com recursos que otimizem os procedimentos no dia a dia. Afinal, com o grande número de tarefas na rotina, agilidade é a palavra-chave, não é? Nesse sentido, a automação contábil merece a sua atenção.
Ela é a responsável por fazer com que uma série de tecnologias seja inserida na rotina do negócio. E isso costuma ser o que diferencia grandes projetos da concorrência.
Para o profissional da área, mais do que entender isso é necessário criar meios para estar sempre em dia com essas exigências. Do contrário, serão os serviços de seus concorrentes que terão como ganhar destaque.
Por isso, saia na frente e conheça tudo que você precisa saber sobre automação contábil a seguir!
O que é automação contábil?
Na prática, automatizar é substituir um processo operacional feito manualmente por outro que funciona via mecanismo mecânico. Assim é possível ganhar em energia e tempo para alcançar o mesmo objetivo.
No setor contábil, isso é particularmente interessante desde que essa tecnologia aperfeiçoe a ação humana. Atividades envolvendo raciocínio e conferência sempre dependerão do homem para funcionarem bem. A ideia então, com a automação contábil é criar facilidades de maneira que os processos sejam reduzidos. Assim o profissional pode, inclusive, se concentrar em uma atuação mais estratégica.
Por que os escritórios precisam contar com um software de automação contábil?
Com a automação contábil, o escritório consegue sofisticar o seu trabalho com os diferentes dados gerados no dia a dia.
A questão é que isso torna os processos mais controlados e diminui a insegurança.
Principalmente em relação àquilo que diz respeito ao cliente.
Um bom sistema permite integrar a tecnologia do escritório com a do cliente. Assim é possível, por exemplo, que o contador não precise estar o tempo todo atrás de:
- Escritas contábeis;
- Fiscais;
- Informações sobre a gestão de pessoas;
- Entre outros.
Em termos práticos isso facilita muito a organização de sua rotina. A automação permite que o profissional conte com uma solução tecnológica avançada. Melhor ainda: capaz de se integrar com o sistema de gestão do cliente e fazer disso sua fonte principal de informação.
É válido destacar também que com um sistema robusto é possível oferecer a novos clientes um diferencial de mercado. Afinal, as empresas precisam de serviços contábeis. Logo, quanto maior for a qualidade oferecida por um escritório, maiores serão as chances de ele aproveitar as oportunidades.
Os benefícios de um sistema de automação contábil
Existem vários motivos para implementar esse tipo de solução em um escritório. Conheça os principais.
1. Ganho de produtividade
É evidente que substituindo tarefas manuais por procedimentos automatizados de qualidade, um primeiro benefício que aparece é a agilidade nos processos. Isso sem falar na diminuição da incidência de erros e consequente retrabalho.
Na prática, isso representa ganho de produtividade para o escritório. Com a automação contábil, cabe aos profissionais analisar os dados com maior rapidez e assim posicionar o empreendimento no mercado de maneira mais interessante.
2. Maior controle sobre os documentos
As plataformas serão as responsáveis pelo acesso à informação. Logo, será possível entrar no sistema de qualquer lugar, viabilizando o trabalho no modelo Home Office. Esse é um diferencial que até algum tempo atrás talvez nem fosse tão interessante, mas especialmente por conta da pandemia e do isolamento social, hoje ele tem sido muito vantajoso.
Sem falar na segurança que a tecnologia oferece. Com arquivos criptografados, apenas as pessoas autorizadas podem fazer a gestão de documentos, uma vez que elas terão que entrar com login e senha.
Também é importante destacar a possibilidade de armazenar os arquivos em nuvem. Assim, tanto a necessidade de espaço físico quanto o gasto com papel e tinta, bem como o risco de perda de documentos, serão bem menores.
3. Diferencial estratégico
É importante que um profissional contábil seja muito mais do que um mero revisor dos números do cliente para mantê-lo em dia com a lei. Para quem busca mercado, o mais interessante é atuar como um verdadeiro consultor para futuras tomadas de decisão desse cliente.
Uma maneira de conseguir isso é agregando valor por meio do conhecimento de mercado. O profissional contábil, quando é capaz disso, tem maior facilidade para diagnosticar a realidade da empresa. Dessa maneira identificando não só os problemas da gestão como também as oportunidades de mercado.
Com um sistema capaz de dar suporte no sentido de otimizar a gestão de dados, o contador tem como atuar de maneira consultiva nos mais diferentes projetos e ir além de suas obrigações, sejam elas fiscais, sejam elas financeiras.
Principais desafios de implementação e suporte técnico
Certamente o principal desafio da implementação da automação contábil é alinhar o sistema com as necessidades reais do negócio.
Para tanto, é fundamental que exista uma atenção especial da parte da equipe que oferece essa solução em relação aos profissionais do escritório. Afinal, serão eles os operadores da ferramenta no dia a dia. Nesse sentido, o suporte precisa ser considerado. É necessário saber como ele funciona, qual é a lógica por trás dos procedimentos e como agir diante de determinadas situações.
Da mesma forma, o sistema deve ser um aliado na questão mercadológica, considerando consumidores, produtos, fornecedores, concorrentes, entre outros..
Por fim, é preciso que ele seja de fácil assimilação pelo cliente e que de fato traga benefícios no dia a dia. Do contrário, a tecnologia servirá apenas para tornar mais lenta e burocrática a execução das tarefas.
Vale a pena implementar?
Havendo uma compatibilidade entre o que o sistema oferece e o que o escritório propõe como diferencial para o cliente, a tendência é que a automação contábil seja um diferencial e tanto.
A tecnologia precisa ser entendida como recurso que vem para aperfeiçoar as ações que as empresas já adotam. Não como algo a modificar completamente o seu rumo.
Compreendendo isso e agindo para tornar seus processos mais rápidos e confiáveis, o escritório tem como se modernizar via automação contábil. Consequentemente, será possível encontrar mais espaço no mercado para crescer. Em resumo, vale a pena investir nessa solução.
Quer uma ferramenta completa para turbinar de vez a experiência da sua equipe e ter acesso a todos os benefícios da automação contábil? Então conheça o sistema da Alterdata e veja como ele pode ser útil para o seu escritório.
