Como os profissionais da contabilidade executam muitas atividades operacionais no dia a dia, acabam trabalhando bastante tempo em seus escritórios, totalmente concentrados em tarefas que, infelizmente, não permitem dar a devida atenção ao suporte ao cliente. O detalhe é que esse cenário pode causar prejuízos à imagem do contador.
A verdade é que o relacionamento com o público pode se tornar um grande diferencial para esses especialistas, já que assim eles conseguem se comunicar melhor com seus clientes e se mantêm firmes diante do mercado. Mas a dúvida que pode surgir nesse momento é: como exatamente fazer isso?
Neste artigo, vamos apresentar 7 dicas para você trabalhar o suporte ao cliente de modo eficiente e, assim, obter todos os benefícios que essa prática traz. Quer saber mais? Então acompanhe!
A importância do suporte ao cliente
A prestação de um atendimento de qualidade deve ser prioridade para qualquer empresa de serviços. E isso também vale para os escritórios de contabilidade! Afinal, a partir de um suporte eficiente você consegue gerar mais valor ao trabalho ofertado, o que contribui para a construção de uma reputação mais qualificada.
E o cuidado com o atendimento deve estar nos 2 tipos de comunicação que podem ser adotados pelo contador: direto, feito pessoalmente, por e-mail, telefonemas e outros meios, e também indireto, como é o caso das respostas às mensagens em tempo hábil e do pagamento das contas em dia.
A ideia aqui é compreender melhor a demanda do cliente, estabelecendo um relacionamento mais próximo. Isso aumenta as chances de fidelização, o que, por sua vez, ajuda na divulgação do escritório e, consequentemente, traz mais interessados pelos serviços. Ao mesmo tempo, estabelece-se uma relação de mais confiança, imprescindível para o trabalho na área Contábil.
O passo a passo para você chegar lá
Está se perguntando o que deve fazer para melhorar o atendimento de suporte ao cliente? Então confira agora mesmo as dicas que preparamos!
1. Conte com uma equipe qualificada
Obviamente, os contadores do seu escritório devem ser qualificados para que consigam exercer um bom trabalho. Mas também é preciso pensar na qualidade de outros colaboradores, sabia? Se você tem um assistente ou um secretário, por exemplo, ele também deve ser devidamente capacitado para fazer o melhor trabalho possível!
Lembre-se: um funcionário que não está totalmente comprometido pode prejudicar a reputação do negócio e causar diversos prejuízos. Por isso, o ideal é apostar na capacitação constante, incentivando e promovendo treinamentos com o objetivo de atualizar o conhecimento da equipe. Isso deve ser feito principalmente quando há modificações na legislação Contábil e fiscal ou mudanças obrigatórias na rotina — como é o caso do eSocial.
Também vale a pena ficar atento às qualificações no processo de recrutamento de novos candidatos. Verifique se eles têm a experiência desejada, qual é seu nível de escolaridade, que cursos e especializações possuem, entre outros aspectos que considerar importantes nesse quesito.
2. Garanta o cumprimento dos prazos
Querendo ou não, a credibilidade do seu escritório passa pelo cumprimento de prazos. Afinal, esse cuidado demonstra que você está realmente preocupado com o cliente. O ideal, portanto, é ficar atento às datas estipuladas pela Receita Federal para o envio correto das obrigações.
Não se esqueça que, em diversos casos, pode haver aplicação de multas e sanções pelo não cumprimento dos prazos. Lembre-se, assim, de sempre encaminhar notas, recibos e declarações de todos os clientes.
O que ajuda muito nesse processo é contar com um software Contábil para fazer o controle automatizado dos prazos. Além disso, vale fazer um esforço maior para realizar um bom trabalho em equipe no dia a dia, a fim de se certificar de que tudo seja mantido em ordem.
3. Tenha um canal de comunicação aberto
Por mais que seu escritório deva ter contato constante com os clientes, na prática, a comunicação ineficiente ainda é uma situação bastante comum nesse mercado. Aí surge frustração por parte dos clientes, que não têm suas dúvidas respondidas ou suas demandas atendidas. Isso gera ansiedade e pode colocar em xeque o relacionamento e a confiança existentes.
Por outro lado, a eficiência nessa questão garante mais agilidade na resolução de problemas. O ideal é, assim, responder rapidamente, independentemente de ser por telefone, e-mail ou qualquer outro meio. Oferecer esse atendimento personalizado é um diferencial importante, que garante mais competitividade para seu escritório.
Outra recomendação é criar um canal de atendimento rápido, por meio do qual o cliente possa tirar suas dúvidas sem precisar esperar muito tempo pela resposta. Lembre-se de treinar a equipe para que todos estejam alinhados e preparados para isso. Assim, o escritório conquista produtividade, agilidade e economia.
4. Implemente o compliance
Essa é uma prática que assegura o cumprimento das normas, garantindo que o escritório esteja atento às atualizações da área Contábil. Novamente, é necessário contar com um software especializado, que otimize os processos executados e aumente a interação com os clientes.
Ainda vale ressaltar que esse sistema também garante mais segurança para as rotinas realizadas, uma vez que a certificação digital aumenta a confidencialidade das informações trocadas no ambiente virtual.
5. Foque na fidelização
Sua preocupação deve ir além das rotinas Contábeis e da atração de novos clientes. Também é necessário fidelizar os clientes já adquiridos para assegurar um bom fluxo de caixa independentemente do que estiver acontecendo na economia. Nesse sentido, o segredo está em sempre buscar criar ações diferentes e ultrapassar o básico.
Ofereça serviços novos, como visitas aos estabelecimentos dos clientes, elaboração de balancetes mensais e relatórios financeiros, desenvolvimento de estudos Contábeis para controlar e garantir o crescimento das finanças e assim por diante.
6. Ouça seus clientes
Os clientes precisam ser atentamente ouvidos pela equipe do escritório para que suas demandas sejam satisfatoriamente atendidas. A ideia deve ser sempre encontrar a solução perfeita para qualquer que seja o problema apresentado.
Com esse propósito em mente, ouça as sugestões e veja o que está incomodando seu cliente. Se não conseguir ajudá-lo prontamente, deixe claro que não possui uma resposta, mas que vai buscar a melhor alternativa. A sinceridade é uma ótima opção, pois fortalece o relacionamento e aumenta a eficiência do atendimento. Então priorize a transparência!
7. Aposte nas redes sociais
Esses canais de atendimento devem ser mais explorados também pelos contadores, que ainda perdem boas oportunidades de negócio por deixarem essas mídias de lado. Pronto para se atualizar?
Comece criando perfis no Facebook e no LinkedIn para compartilhar informações Contábeis e sobre o escritório, além de interagir com os usuários. Nessas plataformas, sempre que um potencial cliente entrar em contato, responda rapidamente.
Essas dicas mostram como você pode melhorar o suporte ao cliente no seu negócio e conquistar diferentes benefícios. Você já está preparado? Aproveite para investir em softwares especializados conhecendo os 5 benefícios da automação para a gestão de escritórios contábeis!
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