O mercado competitivo cada dia mais presente em diferentes setores, cria a necessidade de um diferencial organizacional. Ou seja, melhoria nos processos de produção, logístico e financeiro, por isso, entender o que são rotinas administrativas é essencial.
Afinal, a partir de uma melhor organização é fácil proporcionar uma maior produtividade, otimizar tempo e diminuir custos. Com esse investimento, é possível aplicar em novas rendas, como preço do bitcoin ou melhorias internas, como mais tecnologia.
Pensando nisso, preparamos o conteúdo a seguir com tudo o que você precisa saber sobre o que são rotinas administrativas. Portanto, entenda como elas funcionam, suas divisões e a importância para o melhor funcionamento e desenvolvimento do seu negócio.
Afinal, o que são rotinas administrativas?
Entender o que são rotinas administrativas é conhecer as melhores práticas para facilitar o trabalho individual e coletivo. Com isso, elas estão relacionadas às práticas responsáveis por proporcionar uma padronização das atividades de cada setor.
Geralmente, são realizadas por etapas, auxiliando no cumprimento de prazos, adequando as demandas necessárias e administrando o serviço de cada equipe ou colaborador. Para isso, são necessárias diretrizes e normas para automatizar os processos.
De modo geral, são atividades que se baseiam no fluxo de produção e determinam os pontos que precisam ser melhorados em cada setor. O foco principal é facilitar o desenvolvimento de cada etapa e evitar gargalos na produção.
Por isso, as rotinas administrativas são conhecidas também como atividades de apoio, ou seja, tarefas mais operacionais, mas essenciais para a engrenagem da organização.
O que são rotinas administrativas: principais tarefas
Como podemos perceber, as rotinas administrativas estão relacionadas a tarefas menos burocráticas e complexas, mas essenciais para o funcionamento da empresa. Por isso, as tarefas estão relacionadas a pagamentos, fluxo de caixa, controle de estoque e contratos.
Para você entender mais sobre as rotinas administrativas, preparamos uma lista com as principais tarefas da área. Confira!
- Controle de contas a pagar e receber;
- Controle de estoque;
- Emissão e recebimento de notas fiscais e recibos;
- Gestão dos benefícios dos colaboradores;
- Organização de documentos;
- Agendar exames admissionais e demissionais;
- Realizar pagamentos a fornecedores;
- Realizar e atender chamadas telefônicas.
Por que é importante entender o que são rotinas administrativas?
Agora que você já sabe as principais tarefas das rotinas administrativas, é possível entender a importância dessas atividades para o desenvolvimento de um negócio. Afinal, muitas empresas apresentam mal resultado e até fecham por falta de organização.
Embora pareçam atividades simples e executáveis por qualquer profissional, elas precisam de uma atenção especial para que outras áreas não sejam afetadas. Ou seja, esquecer de pagar os fornecedores pode acarretar em falta de estoque e atraso nas produções.
Não realizar pagamentos e notas fiscais pode provocar multas, taxas de juros e processos judiciais. Portanto, as rotinas administrativas são fundamentais para garantir a fluidez no dia a dia de trabalho e a possibilidade de todos os setores atuarem dentro do prazo.
Com isso, os profissionais responsáveis pelas rotinas administrativas são geralmente da área de Administração ou Recursos Humanos. Por possuírem habilidades de planejar, controlar, liderar, organizar e executar.
Como melhorar as rotinas administrativas?
Para que você consiga obter melhores resultados para a sua empresa, separamos um passo a passo de como implementar as rotinas administrativas na sua empresa. Confira cada um deles e entenda o que você precisa melhorar no seu negócio.
1 – Conheça seu negócio e sua demanda
O primeiro passo para rotinas administrativas eficientes é entender quais são as possibilidades e necessidades do seu negócio. Ou seja, identificar os processos que precisam ser melhorados e criar uma lista de prioridades.
Às vezes a empresa pode até ter bons processos administrativos, mas não possui profissionais suficientes ou capacitados. Por isso, entender as necessidades é determinante para elaborar o planejamento e os objetivos a seguir.
2 – Desenvolva processos padronizados
Com um conhecimento completo sobre a situação do negócio é possível elencar as prioridades e desenvolver alternativas para solucioná-los. Por isso, comece desenvolvendo regulamentos, manuais e procedimentos a serem seguidos pelos colaboradores.
Para isso, você pode criar uma planilha de controle sobre as atividades, designar responsabilidades fixas para cada profissional. Ou seja, um colaborador fica responsável por pagar as contas, outro por controlar o estoque e assim por diante.
Essa estratégia é fundamental para que próximos e novos talentos consigam se adequar mais rapidamente ao funcionamento da empresa. Para isso, terão à disposição um fluxograma ou manual com todas as tarefas, prazos e outras informações relevantes.
3 – Invista em capacitação e treinamentos
Com as atividades definidas, processos estabelecidos e profissionais escolhidos, é hora de investir na capacitação. Portanto, apresente aos colaboradores as novas diretrizes, crie um canal aberto de comunicação para dúvidas e feedbacks.
Para colher melhores resultados é fundamental que a empresa tenha uma política de incentivar novos conhecimentos, através de cursos, palestras e workshops. Essa iniciativa torna os profissionais mais capacitados e engajados na cultura organizacional.
4 – Faça um controle de desempenho
Para finalizar o processo de colocar as rotinas administrativas em prática, é essencial que a empresa tenha a prática de analisar os resultados e desenvolver novos processos. Ou seja, verificar regularmente falhas, atrasos e possíveis melhorias. A partir disso, é possível diminuir ainda mais o fluxo de produção, reduzindo os riscos de atrasos nas entregas e no desempenho da empresa. Para isso, é importante obter feedbacks dos colaboradores e investir em processos automatizados.
Então, concluímos que agora que você já sabe tudo sobre o que são rotinas administrativas, é possível entender como essas tarefas tidas como mais simples são essenciais para o crescimento do negócio. Portanto, servem como base para a execução correta de atividades complexas.
De modo geral, as rotinas administrativas estão relacionadas a pagamentos a fornecedores, controle de fluxo de caixa e estoque, gerenciamento de documentos e muito mais. Com isso, atividades mais operacionais e burocráticas.
Para melhorar os resultados da sua empresa, invista em processos simples e com etapas bem definidas. Com isso, os colaboradores podem saber exatamente o que, como e quando realizar cada um das tarefas.
