Com a implantação do eSocial, é primordial entendermos que não basta enviar os dados para o Governo Federal, eles devem ter qualidade e principalmente, devem ser entregues dentro dos prazos adequados pois uma informação enviada de forma indevida poderá acarretar em danos para o empregador. Para as empresas inicia-se um ciclo onde se faz necessário rever as rotinas e fazer planejamentos para atender a demanda do fluxo de informações que serão enviadas ao Governo diariamente.
Pensando nisto, destacamos três pontos que precisam ser avaliados em relação ao dia a dia do novo sistema para profissionais da área de Departamento Pessoal. Vamos conferir!
Qualificação Cadastral
Através da qualificação cadastral é possível fazer a consulta da situação do CPF, PIS, Nome e Data de nascimento do candidato através de um cruzamento dos dados entre a base do CNIS e a Receita Federal. Antes de efetivar a admissão, é imprescindível que essa consulta seja feita para identificar possível inconsistência nos dados do candidato, o que pode acarretar na rejeição do evento. Implementando esse ponto na rotina de admissão de um funcionário, você estará evitando retrabalho ou qualquer dor de cabeça em relação aos envios para o eSocial.
Você também pode fazer essa consulta para os colaboradores já ativos na empresa e havendo qualquer inconsistência, você deve orientar ao colaborador que faça a regularização dos dados no órgão competente.
Controle de Ponto
Mesmo com a entrada do eSocial, a legislação do fechamento do ponto já deveria ser de 01 a 31 com o pagamento até o 5º dia útil do mês seguinte. Por enquanto, o eSocial não tem controle de jornada, mas se faz o envio dos horários e banco de horas dos colaboradores então, é de suma importância que você esteja ciente do risco que corre de autuação ao não prestar a informação de faltas, atrasos e horas extras no período correto. Ao fechar o ponto em período diferente, pode acontecer de no mês que o colaborador estiver de férias, receber hora extra e isso pode chamar a atenção da fiscalização. A dica para este caso é mudar aos poucos o período de fechamento do ponto fazendo fechamentos semanais ou três fechamentos por mês até que consiga fechar o ponto de 01 a 31. Lembrando que o risco de ser multado não é por causa do eSocial e sim por qualquer fiscalização na área trabalhista.
Afastamentos temporários
Caso ocorra afastamento, fique atento as particularidades dos prazos de envio de cada tipo de afastamento ao eSocial. Em casos de acidentes de trabalho ou doenças decorrentes do trabalho que não seja superior a 15 dias, devem ser informados até o 7º dia do mês seguinte da sua ocorrência. Para acidentes de qualquer natureza ou doença não relacionada ao trabalho ocorridos no período entre 3 a 15 dias também devem ser enviados nesse prazo. Para afastamentos superiores a 15 dias, devem ser enviados até o 16º dia da sua ocorrência.
Se no período de 60 dias, o funcionário sofrer um acidente ou ficar doente mais de uma vez e o somatório dos dias afastados for superior a 15 dias, o envio dessa informação deve ser no 16º dia.
Parece complexo não é mesmo? Por isso a importância de rever a rotina e a forma que os afastamentos são lançados no sistema para que os envios ocorram nos prazos corretos.
Fique atento as mudanças que estão ocorrendo com frequência na documentação técnica. Anote, questione e busque o conhecimento necessário para evitar qualquer problema com a nova obrigação acessória que é volumosa e fiscalizadora. O eSocial veio para abalar as estruturas, atualizar as rotinas e gerar oportunidades.
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