Fazer um bom gerenciamento de papelaria é fundamental para que a sua loja se mantenha saudável financeiramente, mesmo em tempos difíceis.
A Pesquisa Mensal de Comércio (PMC), do Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE), apontou que a venda de livros, jornais, revistas e artigos de escrita cresceu 1,4% na passagem dos meses de abril para maio de 2021. Crescimento tímido, mas já é um alívio para o setor — que sofreu com a paralisação das aulas por causa da pandemia do novo coronavírus. Entretanto, o acumulado deste ano é de 6,8%.
Está na hora de se preparar para retomar às vendas, bem como lidar com os problemas na sua loja. Para te ajudar, dá uma olhada nas dicas de gerenciamento de papelaria.
Comece pelos inventários de estoque
O controle é o início de uma boa gestão. E quando falamos em gerenciamento de papelaria, os processos que envolvem o estoque são vitais para o bom desempenho do negócio. Ele deve ser bem estruturado e disponível para atender os clientes.
Encare o estoque como o coração da loja. Se ele não funciona bem, os outros setores acabam parando. Sendo assim, escolha o momento ideal para fazer o inventário do estoque. Dê preferência aos feriados, fins de semana e madrugadas.
A organização do espaço vem na sequência. É para pôr ordem na casa, combinado? Faz parte desse processo limpar o ambiente e alinhar o mobiliário para que, posteriormente, tudo esteja em seu devido lugar.
O inventário do estoque é um trabalho minucioso. Conte cada item individualmente, desconsiderando as informações das embalagens. Se houver incompatibilidade no futuro, o planejamento atual será afetado.
Terminou? Hora da recontagem! Isso é essencial para um resultado sem margem para falhas. Vale destacar que outro funcionário deve fazer essa conferência, pois evitará vícios e aumentará as chances de acertar.
Tudo deve ser registrado em detalhes. Aqui vale a máxima “quanto mais, melhor”. Descreva ao máximo cada mercadoria, até para facilitar as vendas.
Categorias diferentes precisam de códigos distintos, para tornar prático o momento de identificar cada item no estoque. E não se esqueça de atualizar o inventário, repassando novas mercadorias para a listagem.
Monitore as vendas, os custos e o lucro
No gerenciamento de papelaria, essa estratégia é essencial para reduzir os custos das vendas. Embora o objetivo do seu negócio seja vender, cada venda tem uma série de custos que devem ser acompanhados de perto.
Alguns, aliás, são ocultos e podem devorar uma parte importante do lucro. Por isso, para deter a queda do rendimento e das margens de lucro, é necessário criar ações efetivas. Vamos conhecer algumas?
Automatize os processos do gerenciamento de papelaria
Monitorar as vendas, os custos e o lucro não pode ser algo manual, chato, entediante e que tome muito do seu tempo. Para isso, existem uma série de softwares que automatizam processos.
Aplique a preleção na força de vendas
Preleção é um modo de fazer reunião, comum nos esportes. Motiva, cobra e incentiva os atletas. Trata-se de uma técnica que funciona bem com vendedores, pois renova o gás da força de vendas e direciona para as estratégias do negócio.
Liste as deduções, gastos e investimentos
Tenha sempre em mãos às deduções, gastos e investimentos por cada mercadoria e grupo. Desse modo, torna-se prático observar quando estes estão subindo e precisam de uma negociação com os fornecedores.
Converse com os colaboradores e os clientes
Os problemas de gerenciamento de papelaria podem não estar exatamente nas planilhas que foram levantadas até aqui. Em alguns casos, eles se escondem no dia a dia da operação. É fundamental, portanto, procurar os escopos dos problemas. Trata-se de um trabalho minucioso, que requer tempo e bastante dedicação.
Os colaboradores e clientes oferecem novos pontos de vista, então facilita ter outra ótica sobre o dia a dia do negócio — favorecendo o bom gerenciamento de papelaria.
Os clientes podem ser abordados durante suas vendas, em papos informais, para não parecer um questionário. Já os colaboradores precisam de momentos assim e de outros mais focados, como em um feedback 1×1.
Invista em mudanças e melhorias
Identificou um problema? Trabalhe incansavelmente para promover mudanças. Investir em melhorias é fundamental para evitar o retorno de uma adversidade.
E não pense que estamos falando apenas de investimentos financeiros. O mau-humor de um colaborador, que passa o dia sentado, pode não ser por causa do salário, mas, sim, pelas condições de trabalho, como uma cadeira torta ou desparafusada. Por isso, abra espaços claros e seguros para sugestões e reclamações. Coisas valiosas podem vir destas oportunidades.
Você também encontra ferramentas que agilizam os processos, como as respostas automáticas do WhatsApp Business. Quem lida com as vendas on-line do seu e-commerce, por exemplo, ganha agilidade por meio delas.
Mantenha a calma
É importante não se desesperar! O bom gerenciamento de papelaria demanda uma postura de líder, que está atento ao que acontece e, ao mesmo tempo, disposto para tomar decisões que favoreçam o negócio.
Em alguns casos, o estresse é decorrente de um hábito que muitas pessoas têm: o de não ouvir com atenção. O coração dispara e os nervos ficam à flor da pele quando você não escuta em detalhes. Autodefesa, medo, preconceito e pressa interferem na capacidade de ouvir e compreender o que é dito. Entenda ainda que nem tudo é sobre você, então limpe a mente e ouça os demais para tomar boas decisões.
Um bom gerenciamento em papelaria evita problemas e, consequentemente, crises na loja. Para ter um apoio e resolver as pendências existentes, conte com a ajuda da tecnologia.
O software da Alterdata para papelarias contribui com informações sobre os atendimentos prestados, valor do ticket médio dos clientes, melhores horários para vender, controle de estoque e muito mais.
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