9 dicas para diminuir a inadimplência no escritório de contabilidade

Não importa o ramo de atuação de uma empresa ou o nível econômico de uma pessoa: focar no equilíbrio financeiro é indispensável. Afinal, esse controle garante o cumprimento de obrigações, evita a interrupção de serviços e assegura o crescimento pessoal ou profissional de forma sustentável.

Porém, embora essa necessidade seja de conhecimento de todos, nem sempre é o que acontece na prática. Dados apontam que o número de inadimplentes vem crescendo no país. E para que a sua contabilidade não seja afetada financeiramente em consequência de possíveis atrasos no pagamento, é necessário algumas medidas estratégicas.

Confirma neste artigo os cuidados que precisa ter durante as negociações e como facilitar o pagamento de pendências.

1. Aja preventivamente

Por mais tentador que seja aumentar a carteira de clientes, é necessário atenção redobrada na hora de fechar negócios. Afinal, ter como parceiro um bom pagador faz total diferença no fim do mês. Mas como evitar cair em uma grande furada?

Atualmente, existem diversas ferramentas por meio das quais é possível saber do histórico de pagamento de um cliente. Sendo assim, vale a pena buscar informações sobre a atual situação do seu contratante. Podemos citar como exemplo a consulta de informações no SPC e SERASA. Isso permitirá entender o histórico do contratante e verificar se ele é um bom pagador.

Caso ele já tenha sido cliente de outro escritório de contabilidade, procure entender o motivo pelo qual ele encerrou a parceria. Lembre-se também de acompanhar o histórico dos clientes da sua própria empresa ao fazer novas negociações. Se houver registro das conversas e transações, é possível mapear se houve algum problema relacionado a pagamentos.

2. Incentive métodos de pagamento mais eficientes

Nem sempre os atrasos estão relacionados a falta de recurso financeiro. Muitas vezes, ele reflete a desorganização ou esquecimento do cliente em cumprir com suas obrigações. E se o problema foi este, a solução pode ser mais simples do que imagina.

Para facilitar o recebimento, buscar formas de pagamento que ajudem o cliente nessa organização. Assim, ele evita multas e o seu escritório evitando prejuízos. Priorize pagamentos automatizados ou busque parcerias com bancos para emitir boletos com data de vencimento.

Você também pode contratar um Débito Direto Autorizado (DDA), que realizará o débito direto na conta do cliente. Lembre-se que o pix programado também é uma opção. A vantagem desse serviço é que o valor cai na conta da sua empresa mais rapidamente.

3. Reveja sua carteira de clientes

O maior indicador de que algo pode não estar bem com a saúde financeira dos seus clientes é sua própria carteira. Se você tiver uma visão global de todos os seus contratantes, poderá acompanhar o histórico deles e fazer o controle da inadimplência.

Deve-se levar em consideração o bom relacionamento, nesses casos. Afinal, ninguém está livre de contratempos. Por isso, tente entender qual a dificuldade dos seus clientes e o motivo pelo qual não conseguem pagar pelo serviço. Tente acordar da melhor forma e garantir uma parceria longa e estável.

Agora, sendo atrasos recorrentes, a situação é um pouco mais complexa, principalmente porque as contas da sua empresa não esperam! Nesses casos, entenda o qu houve e tente acelerar o pagamento. Se não encontrarem a solução, avalie se vale a pena manter essa parceria.

4. Automatize processos

Automatizar os processos da empresa, especialmente os de cobrança, também ajuda a evitar grandes dores de cabeça. Além de liberar os colaboradores para outras atividades mais estratégicas, ainda reduz a inadimplência entre os clientes ativos.

Atualmente, existem diversos sistemas integrados que permitem realizar essas tarefas. Dentre as funcionalidades, podem gerar alertas de SMS automáticos aos clientes na data próxima ao vencimento. Isso ajuda a evitar esquecimento.

Algumas ferramentas também alertam sobre o envio do nome ao serviço de proteção ao crédito, informando sobre pendências no pagamento. E mais! E é possível usar serviços de cobrança digital com segunda via de boleto ou criar chatbot para interagir com o devedor. O importante é encontrar a melhor opção para o seu negócio.

5. Não deixe de cobrar

Se mesmo após seguir todas as etapas anteriores, o cliente acabou ficando inadimplente, não hesite em cobrar. Com o tempo, é comum que uma relação de proximidade se estabeleça. E isso pode tornar a situação desconfortável e até dificultar conversas sobre inadimplência.

No entanto, é essencial abordar o assunto de forma profissional, deixando claro o impacto que os atrasos causam no fluxo do seu caixa. Há inúmeras maneiras de tratar do problema mantendo a tranquilidade, o respeito e a parceria. Caso surja alguma situação nesse sentido, o melhor é explicar ao cliente o quanto é importante para seu escritório a regularização da pendência.

6. Reforce a importância da quitação

A redução da inadimplência passa, muitas vezes, por uma questão de consciência do público. Nesse sentido, é fundamental que a empresa reforce a importância do pagamento em dia para que os serviços continuem funcionando.

Lembre-se: o ideal é que o contratante se sinta uma peça relevante do negócio e adote atitudes positivas para um bom relacionamento.

7. Invista em processos claros de cobrança

Sabemos que a maioria dos escritórios busca soluções menos agressivas quanto às pendências financeiras. Geralmente os acordos e promessas de pagamento devido aos atrasos são feitos entre as partes, sem envolver outros serviços de cobranças.

Sendo assim, é importante deixar claro para o devedor as condições de pagamento. É muito importante deixar claro para o cliente inadimplente sobre as consequências caso não acerte o que deve.

Do mesmo modo, é necessário que o escritório tenha uma gestão de ativos rígida e saiba o que tem a receber. Caso contrário, além de lidar com equívocos ou esquecimentos por parte do contratante, a empresa poderá se perder em relação às próprias cobranças.

8. Este aberto para negociações

Diante de algumas situações, apesar de a cobrança ser necessária, é importante que o escritório esteja aberto a propostas e renegociação de dívidas. Isso porque, dependendo do valor, a entrada com processos judiciais tende a ser ainda mais custosa do ponto de vista financeiro. Sem contar o possível desgaste comercial com outros clientes.

Portanto, tente oferecer acordos vantajosos para ambas as partes, especialmente se o cliente é um bom pagador, mas teve um problema pontual. Uma possibilidade, por exemplo, é oferecer abonos no pagamento desde que ele seja realizado à vista e imediatamente.

9. Sistematize o fluxo de cobrança

Agora, pra que você seja bem sucedido nesta ação, não deixe de sistematizar o fluxo de cobrança no escritório. Assim, é possível determinar quais serão os métodos adotados para receber os débitos atrasados e estabelecer novos prazos de validade da quitação.

A empresa pode adotar um padrão de comportamento, por exemplo, sabendo quantas tentativas de cobrança serão feitas após a data do vencimento. É preciso mapear também a quantidade de e-mails encaminhados ou recados que serão transmitidos por meio de notificações.

Isso tudo é importante não apenas para padronizar o fluxo de cobrança, mas também para evitar que o cliente se sinta ofendido.

Em todos os casos, é fundamental garantir que os processos sejam eficazes. Assim, a sua empresa continua crescendo.

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