A importância do colaborador eficaz – Dica de Gestão #39

No mundo da gestão empresarial muito se fala sobre a importância do líder eficaz, do líder 5.0, mas pouco se fala que o líder de hoje já foi subordinado de alguém e que para chegar onde chegou teve que ser um colaborador eficaz, acima da média, com um padrão de desempenho além do normal. A maioria das pessoas parece achar que os empresários de sucesso, os executivos de destaque e os gerentes top de linha nasceram ocupando esse cargo, o que não corresponde à verdade.

Fundei a Alterdata Software em 1989 quando ainda tinha 25 anos. Naquela altura, eu não era nada além de um programador “freelancer” que desenvolvia sistemas específicos para diversas empresas. No entanto, já observava o comportamento dos funcionários dos meus clientes, reparando naqueles que tinham certas atitudes e envolvimentos que davam certo, mas atentava também para outros que, pela forma como agiam, não alcançavam o que desejavam, evidentemente porque o futuro de um profissional é o resultado das ações e comportamentos do presente.

Sendo assim, temos que considerar tudo o que é importante, tanto na fase em que ainda somos modestos colaboradores iniciantes na empresa, como quando, mediante promoções, ascendemos na hierarquia, sendo estas etapas sucessivos degraus que demandam esforço e habilidades
específicas para uma conquista. Porém antes, e acima de tudo, exigirá conhecimento, que sempre precisamos aprimorar.

Há pouco tempo, conversando com um importante cliente, ouvi-o dizer que estava com um problema sério na empresa: numa fábrica com cerca de 40 anos de vida, onde muitos dos atuais gerentes são funcionários muito antigos, que cresceram junto com a organização e são excelentes técnicos. Contudo, estas pessoas simplesmente não se mostravam aptas a liderar um setor, departamento ou filial. E emendou um comentário significativo: “Eles são bons profissionais nas funções erradas”.

Este tipo de situação acontece porque estes colaboradores pareciam não compreender que, para galgar degraus superiores na hierarquia empresarial, precisariam saber algo além do que sabiam no cargo anterior; que precisariam ser eficazes nas novas funções, o que no caso em questão não acontecia. Ser um bom vendedor não quer dizer que ele daria um bom gerente comercial; ser bom engenheiro não significa ser bom gerente de fábrica; ser um bom economista não é o mesmo que ser um bom gerente financeiro. Enfim, tratam-se de coisas inteiramente distintas, mas que podem ser aprendidas se, e quando, o colaborador entender o que é ser eficaz no cargo que ocupa num dado momento.

Assim, pois, ser eficaz implica nas tarefas que seu líder pode confiar a você, sabendo que serão realizadas no prazo determinado, com o custo esperado e com impacto controlado nos clientes (internos ou externos). Algo assim parece simples se nada de errado sobrevier no curso da execução do projeto. Sempre que um profissional recebe uma tarefa ou objetivo, há uma série de ações a realizar que, levadas à prática, permitirão concluir o que se pretendia. Todavia, quando algo der errado – e pode acreditar que dará –, a forma de lidar com estas adversidades, sem perder o foco, é o que essencialmente distinguirá o colaborador eficaz do mero tarefeiro. O colaborador mediano justifica o atraso e a perda do cronograma pelos imprevistos que aconteceram; o colaborador eficaz, por seu turno, sabe que há de haver problemas, mas, ainda que não consiga prever exatamente o que pode ocorrer, gera ações de correção que o farão atingir o objetivo independentemente dos percalços.

Tenha em mente que quando seu líder lhe designar uma tarefa, ele não somente quer que você a execute: deseja que você resolva um problema preexistente. Observe que se tratam de noções muito diferentes e que precisam ser bem compreendidas. Por exemplo, quando um líder solicita à equipe de manutenção varrer o auditório da empresa, ele está na verdade atribuindo a missão de manter o auditório limpo – e não apenas varrer. Quando o líder confere ao motorista do caminhão da empresa a missão de conduzir o veículo de entrega da companhia até a casa do cliente, ele dá a este profissional a tarefa de realizar o desejo do cliente de ter a mercadoria que comprou – e o motorista terá que imbuir-se desta ideia e de tudo o que nela estiver envolvido. O colaborador eficaz consegue perceber com mais clareza a missão por trás da tarefa, ficando mais fácil corrigir problemas de percurso, quando as adversidades aparecem. Se o caminhão quebrar, o motorista entenderá que não conseguirá atingir o sonho do cliente; se no teto do auditório houver uma teia de aranha, a pessoa da manutenção compreenderá que varrer o chão é um detalhe do todo que é manter o auditório esmeradamente limpo. Esta forma de enxergar muda todo o comportamento do colaborador, fazendo com que ele seja percebido pelo superior como peça fundamental na engrenagem da companhia.

Nesse sentido, existe clara distinção entre ser eficiente e eficaz. No primeiro caso, “eficiência” consiste na qualidade do que é eficiente, do que tem a capacidade de desempenhar, realizar e produzir. No segundo caso, “eficácia” refere-se à qualidade de ser eficaz, vale dizer, à força ou virtude de produzir efeito. Os conceitos parecem iguais – mas só parecem. Na prática, percebem-se perfeitamente as diferenças: um funcionário eficiente faz as coisas de maneira correta, desempenha as atividades com foco na produção, realiza as tarefas conforme manuais de procedimento. O colaborador eficaz, todavia, além de reunir as qualidades próprias da eficiência, manifesta a firme disposição de trazer à tona os resultados desejados de forma mais produtiva e objetiva. Em resumo, o colaborador eficaz faz as coisas certas dentro de uma atmosfera de perfeita compreensão dos aspectos envolvidos. Eis aí a grande diferença entre ambos. Afinal, podemos às vezes alcançar uma meta, dispendendo, no entanto, do esforço e de recursos maiores do que os que seriam estritamente necessários.

Há pessoas que acham que o profissional de destaque trabalha mais horas do que os demais, que faz mais horas extras, que dedica mais tempo à empresa, o que não é verdade. O profissional de qualidade é aquele que administra melhor o seu tempo para cristalizar os objetivos. Importa, por conseguinte, ser um controlador do tempo pessoal e do tempo de execução dos projetos em que estiver envolvido. Se necessário, ele trabalhará além do horário para realizar, já que empenha suas energias na busca pelo alvo. Quando tenho um funcionário que quer fazer horas extras com frequência, não o vejo com bons olhos, pois me passa a mensagem de que ele não administra bem suas tarefas; por outro lado, quando um profissional não fica nenhum dia fora do horário para resolver algo que depende de solução imediata, também é visto com reservas, já que quando necessário o profissional eficaz não reluta em aplicar esforços correspondentes. Problemas de percurso acontecerão para todos, mas disse William George Ward, renomado escritor inglês de 1850: “O pessimista queixa-se do vento; o otimista espera que ele mude; e o realista ajusta as velas”.

Já que compreendemos que eficiência e eficácia são coisas distintas, entendemos que é importante ser um bom administrador do tempo e sabemos que tarefa é diferente de missão. De modo que está na hora de parar de teorizar e passar à prática. Quando o líder lhe apontar uma tarefa, é fundamental que você saiba a missão que ela encerra. Caso não compreenda, pergunte ao líder, entenda todos os motivos das coisas, e, após esta compreensão, atente, durante a execução, aos problemas que acontecerão ao longo do percurso, visto que quanto mais sucesso você tiver em dar adequada solução a eles sem perder o foco, mais eficaz você será. Lembre-se também do controle do tempo de cada etapa, assim, se perder o cronograma por um dia, poderá recuperar o tempo perdido facilmente sem precisar ficar horas além do horário regular para cumprir a tarefa.

Um bom exemplo é o que acontecia numa antiga fábrica de refrigerantes onde os rótulos eram colados à mão nas garrafas por um grupo de funcionários. Um deles ganhava prêmios de produtividade todos os meses por ser o mais ágil colador de rótulos, até o dia em que a empresa resolveu certificar-se com o ISO 9000 e os auditores descobriram que o recordista de colagem tinha um problema de qualidade: colava a maioria dos rótulos tortos, ao passo que o funcionário que ficava em segundo lugar, apesar de colar menos, colava com mais precisão. Em vista disso, a empresa precisa entender que é necessário ter os dois conceitos muito bem definidos, pois colocar os rótulos com muita precisão, mas com grande lentidão torna impossível entregar o que vendeu e, obviamente, não é o correto; mas, por outro lado, colar velozmente grandes volumes sem a qualidade necessária a ponto de comprometer a imagem do produto, também é fora de propósito. O funcionário que ficava em segundo lugar na produtividade estava sendo eficaz: ele tinha boa produtividade – por isso era o segundo colocado – e evidenciava precisão por executar com qualidade. Este é um exemplo importante que pode ser encontrado em qualquer empresa, nas mais corriqueiras situações de seu dia a dia. O importante é entender que a missão, no caso em pauta, era ter refrigerantes com um bonito rótulo bem posicionado que contribuía para a imagem do produto.

Veja outro exemplo: imagine que a missão de dois profissionais seja ir de Juiz de Fora a Belo Horizonte, em Minas Gerais. Ambos saem no mesmo horário, porém um deles pega a BR 040 e chega ao destino em 3 horas, fazendo os 280 km do trajeto com cerca de 28 litros de gasolina. O segundo motorista resolve seguir o caminho mais longo, passando por Manhumirim e, de lá, para BH. Resultado: gasta 16 horas de viagem num trajeto superior a 1.000 km, queimando mais de 100 litros de gasolina. Como não estipulamos um prazo máximo para o cumprimento da missão, ambos foram eficientes, pois cumpriram a tarefa, ou seja, chegaram ao destino. Porém, o primeiro, além de eficiente, foi eficaz.

Pare e pense na sua função e nas tarefas que tem recebido, preste atenção se tem efetuado da melhor forma possível, pois sempre haverá uma maneira de fazer melhor. Já presenciei empresas que conferem aos líderes o objetivo de mudar para melhor algo que está sendo feito na empresa. Na própria Alterdata já tivemos uma competição chamada “Caça ao Gambá” em que todos na empresa podiam registrar rotinas, processos, métodos utilizados que poderiam ser melhorados ou eram desnecessários. Pretendia-se encontrar coisas que poderiam melhorar a produtividade geral da empresa, e foram postadas mais de 100 sugestões de alterações de rotinas, que, após classificadas, foram ranqueadas, premiando-se posteriormente as três mais importantes.

Nos dias que agora correm, as empresas precisam que seus colaboradores ajudem a administrar o negócio como agentes de transformação para a melhor. Certa vez Henry Kissinger disse: “O sucesso resulta de cem pequenas coisas feitas de forma um pouco melhor. O insucesso, de cem pequenas coisas feitas de forma um pouco pior”.

Alguns leitores podem estar se perguntando como saberão se são eficazes ou não, pois a questão pode levar a interpretações díspares resultantes de diferentes padrões culturais de exigência e expectativa. Existem líderes que parecem jamais se satisfazer com o que os subordinados fazem, gerando neles grande frustração. Muitos líderes se comportam desta forma sob a crença de que se passarem a concordar ou aliviarem nas exigências, os subordinados entrarão em uma zona de conforto – o que não é bem verdade. O bom líder é instrutor, e desta forma, se o liderado não entregar o que se comprometeu conforme os padrões esperados, ele deve ser orientado. Contudo, a recíproca é verdadeira: o subordinado não pode depender de orientação do líder todo o tempo. Existem subordinados que simplesmente não se esforçam, esperando o superior orientar ou até mesmo dar o acabamento ao trabalho, deixando claro que não estão aptos a assumirem cargos mais elevados. O colaborador há de compreender que, ao exercer um cargo e executar as respectivas tarefas, será concomitantemente avaliado para assumir cargos de maior relevo e, desta forma, precisará se esforçar para afinar-se com o que o líder pensa, tornando-se mais e mais alinhado à cultura da empresa. O subordinado precisa ter a certeza de que o líder cansará de orientar e corrigir o tempo inteiro, preferindo outro profissional mais interessado em compreender a missão. Ao subordinado convém compreender que ele é o maior responsável por sua própria carreira e que enfrentar emergências que exijam resolver problemas no curso do trabalho é saudável. É uma forma de exercer o que mais tem valor para uma empresa: “a capacidade de resolver problemas”.

Ives Doz, renomado professor de doutorado em Harward, disse: “A maioria das empresas morre não porque faz coisas erradas, mas porque faz as coisas certas por um longo período de tempo”.

Então, pare de reclamar da empresa em que você trabalha e seja o motor da transformação desta organização para os padrões que você acredita serem os melhores do mercado.

Como prática, sugiro ao líder criar uma competição de “Caça ao Gambá”, fazendo passar um comunicado que determine que rotinas antigas, ultrapassadas e custosas são gambás na empresa, que em nada contribuem para a eficácia da organização, razão por que a diretoria precisa que todos
ajudem a encontrar e “aliviar” os gambás, expondo as rotinas que acreditam que possam ser feitas de melhor forma, com menos custos e maior produtividade. Crie um prêmio que, dependendo do porte da empresa, tanto pode ser um almoço num bom restaurante quanto um carro. Tenho certeza de que seu negócio melhorará a olhos vistos e todos os colaboradores se sentirão parte determinante da transformação da companhia.