Energia elétrica, água, internet, impostos, telefone, aluguel… Sim, a lista das contas a pagar pode ser bem extensa. No entanto, como são obrigações financeiras que a empresa precisa cumprir com seus fornecedores, não tem como fugir.
Para ajudar a cobrir essas dívidas, o negócio conta com as contas a receber, recursos vindos de vendas a prazo, contratação de serviços e outras transações que representem ativo da companhia.
São realmente muitas informações e valores para gerenciar. Em meio a tudo isso, erros podem acabar comprometendo a saúde financeira do negócio. Pensando nisso, resolvemos compartilhar aqui algumas das melhores práticas que contribuem para a gestão eficiente das contas a pagar e a receber. Confira a seguir!
Por que controlar as contas a pagar e a receber?
Um controle cuidadoso das contas é fundamental para a empresa ter uma boa visibilidade do que vai acontecer com suas finanças nas semanas e nos meses à frente. Quanto você vai pagar? A empresa vai ter receita suficiente para cobrir esses gastos? Com um gerenciamento de contas apurado, essas dúvidas são facilmente respondidas.
Com um bom controle, você será capaz de:
- descobrir todas as suas contas a pagar e a receber em determinado período;
- identificar quais contas ainda não foram pagas e quem está devendo para você;
- não se perder nos prazos a ponto de ter que pagar multas por atraso;
- preparar-se para eventuais faltas de dinheiro.
Nesse cenário, a visão de futuro do gestor fica mais aguçada, ajudando a tomar decisões mais precisas e eficientes.
Quais são as melhores práticas nesse sentido?
Existem alguns princípios básicos que devem ser seguidos tanto no gerenciamento de contas a pagar quanto no controle das contas a receber. Veja só!
Limite os gastos ao orçamento
Uma das regras mais importantes da boa gestão financeira é também a mais simples e lógica: não gaste mais do que você ganha. Um bom começo é evitar fazer dívidas desnecessárias. Em razão da falta de e organização, muitos gestores acabam autorizando novas compras ou contratações sem calcular o impacto dessas transações para o negócio.
E isso também vale para pagamentos parcelados, ok? O hábito de realizar esse tipo de operação pode resultar no acúmulo de dívidas mês após mês. Assim, pequenas parcelas somadas a outras obrigações podem gerar despesas grandes demais, difíceis de arcar.
Registre cada detalhe
Acredite: muitos deixam de pagar ou até de receber contas simplesmente por não se lembrarem delas. Para não correr esse risco, anote tudo! Esse registro pode ser feito por meio de uma ferramenta eletrônica, nem que seja uma planilha. Em uma tabela, separe as informações em colunas de contas a pagar e contas a receber.
É importante sempre consultar os registros e os manter atualizados, marcando as dívidas que já foram pagas e os recebimentos efetuados. Deixe bem detalhados os nomes dos clientes ou fornecedores, os números dos documentos de cobrança, os valores a serem pagos ou recebidos, as datas das respectivas transações e a situação — no prazo, pago ou vencido. Um esquema de cores pode ser bem útil para facilitar a visualização.
Mais para frente, veremos outros métodos que podem automatizar esses passos, tornando o processo de registro e acompanhamento de contas ainda mais dinâmico.
Procure pagar em dia
É essencial manter os pagamentos em dia para não aumentar suas despesas devido a juros ou multas por atraso. A boa notícia é que um controle rigoroso já ajuda muito nesse sentido.
Antecipe pagamentos
Uma boa prática nesse contexto é buscar maneiras de pagar seus fornecedores com antecedência. Isso traz pelo menos 2 benefícios: você ganha crédito com seus parceiros, já que é um bom pagador, sem contar que algumas empresas dão descontos para quem paga antecipadamente, o que traz economia.
Renegocie prontamente
Perdeu o prazo de algum pagamento? Não demore para corrigir a situação! Lembre-se de que renegociar a dívida com bancos e fornecedores é o melhor caminho para não acumular juros sobre juros. Especialmente se já se passaram alguns meses, não pague de modo tradicional sem antes tentar obter algum desconto.
Faça cobranças
Seguindo a mesma lógica para o outro lado: se um cliente não efetuou o pagamento no prazo, não demore para cobrá-lo! Afinal de contas, uma coisa é certa: quanto mais o tempo passa, menores são as chances de você recuperar esse ativo. Então não demore para entrar em contato com o inadimplente!
Para prevenir atrasos, muitas empresas enviam mensagens em datas próximas ao vencimento, apenas para lembrar do pagamento. É incrível o número de pessoas que atrasam só porque se esqueceram daquele compromisso.
Valorize quem paga adiantado
Uma forma de motivar os clientes a não se esquecem dos pagamentos é fornecer benefícios pela quitação antecipada. Isso é ótimo para você, que ganha dinheiro em caixa mais cedo para suas despesas operacionais, mas também é bom para o cliente, que ganha um desconto ou algum outro bônus simplesmente por adiantar o cumprimento de uma obrigação.
Fique de olho na inadimplência
A inadimplência é a grande vilã do bom gerenciamento das contas a pagar e das contas a receber. Como ela está presente em quase todo negócio, seja qual for seu porte e sua área de atuação, é importante monitorar e adotar estratégias para reduzi-la.
A principal forma de acompanhar a inadimplência é calculando seu índice médio, indicador computado com base no número de dias em atraso. Assim, você pode dividir os inadimplentes nos seguintes grupos:
- em atraso de 1 a 15 dias;
- em atraso de 16 a 30 dias;
- em atraso de 31 a 60 dias;
- em atraso de 61 a 90 dias;
- em atraso há mais de 91 dias.
Essa classificação é importante porque cada grupo tem razões diferentes para o atraso, demandando abordagens específicas. É bem provável que as pessoas da primeira faixa não tenham pago por puro esquecimento ou por algum contratempo pontual, por exemplo. Esse tipo de dívida é muito fácil de ser recuperado.
Você pode também querer considerar apenas os inadimplentes de 31 dias para cima para tomar alguma atitude. No varejo, por exemplo, é comum levar em conta somente os títulos vencidos há mais de 90 dias.
Como a tecnologia pode ajudar?
Como você viu, controlar todas essas informações é uma tarefa complexa. E embora o uso de planilhas possa representar certo avanço para alguns negócios menores, na maior parte das vezes, elas representam muitas limitações.
Podem existir várias versões do documento, por exemplo, dificultando o reconhecimento sobre qual é a mais atual. Também são poucas as opções de controle dos dados, que podem ser facilmente perdidos. Sem falar que são valores estáticos, que não agregam nenhuma inteligência à gestão.
Por esses e tantos outros motivos, a melhor recomendação é apostar em softwares específicos para essa função — conhecidos como ERPs. Um sistema de gestão contábil é capaz de automatizar todo o fluxo de contas a pagar e também de contas a receber, reduzindo as chances de erros e dando à empresa maior agilidade e inteligência estratégica.
Quer saber mais sobre como manter as finanças do seu negócio em dia? Então baixe gratuitamente nosso guia contábil!
