A automação de processos é uma realidade em muitas áreas. E a contabilidade não fica por fora dessa tendência, que se traduz em melhorias, redução de custos e ganho de produtividade.
É por isso que automação contábil está se tornando uma das grandes necessidades de investimento para quem gerencia empresas no segmento. Quer saber por que e como você pode fazer isso? Então confira nosso artigo especial sobre o assunto!
O que é a automação de processos?
Diariamente, um grande número de dados e informações circula nos escritórios de contabilidade em forma de trocas de mensagens entre clientes, empresas e governos. Quem se preocupa com esses processos hoje ainda tem a oportunidade de sair na frente e liderar o setor por meio da digitalização.
Isso porque muitas empresas contábeis ainda não adotaram essa postura. A evidência está em alguns números, como os divulgados pela Forbes no começo de 2020: quase 75% dos profissionais contábeis entrevistados não possuem sequer um setor tecnológico dentro de suas rotinas.
Na verdade, apenas 15% afirmam estar completamente conectados, tanto na execução operacional quanto no contato com os clientes. E são esses poucos que já se prepararam para um futuro inevitável. Afinal, trabalhar com digitalização e automação não é mais apenas um luxo competitivo. É uma obrigação para sobreviver em um mercado cada vez mais ágil e eficiente em seus serviços.
Nesse sentido, automação de processos é o conjunto de ferramentas, softwares e estruturação de produtividade com um objetivo em comum — tornar boa parte da rotina operacional capaz de ser executada independente da ação humana.
Isso pode ser aplicado à coleta e análise de dados, à conferência de registros e cruzamento de informações e cálculos necessários para a priorização de uma entrega de qualidade aos seus clientes, por exemplo.
Por que fazer automação contábil no seu escritório?
Falar em automação é realmente um conceito vago, a não ser que apliquemos na prática em exemplos específicos. Nesse caso, estamos falando de tirar dos colaboradores o peso de várias funções e tarefas dentro de um escritório de contabilidade. A ideia é tornar essas posições mais analíticas e estratégicas, enquanto o trabalho bruto de organização e processamento de dados fica por conta de um sistema especializado.
Só de imaginar esse cenário, já é possível pensar em alguns dos benefícios que estão fazendo empresas no mundo inteiro investir nesse tipo de tecnologia. Mesmo assim, queremos listar os principais para você ter uma noção dessa importância. Acompanhe!
Aumento da produtividade
O ganho mais evidente da automação de processos está nas duas frentes de produtividade em um escritório contábil. De um lado, operações que antes demoravam a ser feitas e precisavam ser conferidas e checadas se tornam quase que instantâneas com a confiabilidade de um sistema automatizado.
Por outro, tirar essas tarefas das mãos dos colaboradores dá ao time tempo extra para executar funções mais importantes ao sucesso do negócio, como atendimento de excelência e busca de inovações no mercado.
Redução de custos
Podemos usar o velho ditado: tempo é dinheiro. Se o trabalho na empresa é realizado com agilidade, é possível reduzir o uso de recursos e até encaixar novos clientes em paralelo — um ganho ainda maior na margem de lucros.
Mas não é só na execução que um escritório pode economizar. A própria contratação de um sistema de gestão automatizado é um processo mais barato e flexível do que investir em servidores e ferramentas avulsas.
No modelo de software como serviço (SaaS), esse tipo de tecnologia é contratado em modelo de assinatura, exigindo um comprometimento muito menor de investimento inicial.
Minimização de erros operacionais
A capacidade de fazer seu trabalho com velocidade e sem falhas é um dos maiores indicadores de qualidade de um escritório contábil para sua relevância e visibilidade no mercado. Isso significa que a eficiência e a entrega de uma empresa no setor estão atreladas ao mínimo de erros em registros e análise durante os processos operacionais.
É nesse ponto que a automação se torna outra grande aliada. Com uma ferramenta especializada, é possível garantir alta confiabilidade tanto na coleta quanto na análise e processamento dessas informações. Com essa ajuda, entram todos os benefícios que citamos. O negócio gasta menos tempo e recursos para fazer mais trabalho e, assim, conseguir lidar com vários clientes sem perdas nos resultados.
Melhora do atendimento
Vale reforçar o quanto o atendimento é importante em um escritório contábil. Afinal de contas, não é apenas um serviço que lida com números. É uma busca por relações duradouras com seus clientes, fazendo parte da vida pessoal e/ou profissional de cada um deles ao longo dos anos.
Assim, a automação do sistema de gestão de relacionamento com o cliente (CRM) pode ajudar seu time a lidar com o contato, troca de informações e reclamações em todo tipo de cenário. Você pode permitir que a própria ferramenta lide com algumas dessas situações, cruzando dados e comparando registros para encontrar uma resposta rápida e significativa que satisfaça e fidelize o público.
Aprimoramento da visão estratégica do negócio
Quem automatiza processos com um bom software especializado tem mais visão de negócio. Mas como isso funciona? Automação não tem a ver apenas com deixar a máquina fazer o trabalho pelos humanos. Ela pode oferecer muito mais do que isso, principalmente em inteligência e indicadores de desempenho.
É muito mais fácil monitorar um sistema integrado do que todo um departamento de pessoas. Você entende o que está sendo feito e como, além de identificar processos que podem ser redesenhados para dar ainda mais eficiência ao seu negócio.
E se estamos falando de sobrevivência no futuro, quem enxergar longe consegue se preparar melhor. A transformação digital passa exatamente por aprender sobre o passado, entender o presente e traçar caminhos assertivos para o futuro.
Quais processos podem ser automatizados?
Com todas essas vantagens listadas, dá para entender a urgência de gestores na área contábil em abraçar a transformação digital. Afinal, quem automatiza hoje sai na frente em relação a esse futuro — em que a eficiência é o foco da competitividade. Mas, então, quais dessas tarefas, processos e registros podem ser redesenhados para se adequar a essa realidade?
Automação de processos manuais
A tendência é que os escritórios contábeis adotem cada vez mais o meio digital e assumam a tecnologia como fator estratégico. É um investimento com retorno garantido que ajuda a reduzir custos, erros e retrabalhos, melhorando o uso do tempo e aumentando a produtividade, além de trazer segurança, agilidade e organização aos processos.
Essa automação facilita, ainda, a conferência e o arquivamento dos documentos digitalizados. Outra necessidade dos escritórios de contabilidade é o gerenciamento das suas atividades a fim de priorizar tarefas e não perder datas de entrega — de preferência com recursos colaborativos — para que seja possível interagir com o cliente, enviando informações pertinentes.
Uso de certificado digital
A segurança das informações trocadas no ambiente virtual é fundamental e, embora o uso da certificação digital não seja uma exigência a todos os casos, sua importância tem crescido consideravelmente.
Entre os documentos que já são assegurados pelo uso de certificado digital, estão o reconhecimento de firma, o envio de declarações, as transações online, a validade jurídica de documentos eletrônicos e a assinatura de notas fiscais.
A automatização desse processo, além de dar mais segurança aos clientes, tira do escritório uma atividade manual. Com isso, a economia de tempo, a diminuição de custos e o aumento da produtividade virão naturalmente.
Relacionamento com o cliente
A tecnologia pode ajudar a empresa contábil a estreitar o relacionamento com seus clientes. Ferramentas de videoconferência vão manter você por perto, mesmo quando estiver presente apenas virtualmente — algo que vai se tornar ainda mais frequente no mundo pós-pandemia do coronavírus.
Em conjunto com redes sociais e e-mail, esses sãos recursos são muito úteis para uma comunicação efetiva. Além disso, a automação do processo de envio periódico de material educativo digital (apresentações, vídeos, webinars e palestras virtuais) pode ajudar e surpreender o cliente positivamente.
Marketing digital
As redes sociais, um bom site com foco no seu público-alvo e um blog corporativo com artigos, vídeos, e-books e infográficos (todos sobre temas do interesse da sua audiência) servem para divulgar sua marca, bem como para atrair novos clientes. E todo o processo de publicação e atualização pode ser facilitado com a automação de marketing.
Segurança da informação
Com os recursos da computação em nuvem, fica mais eficiente automatizar a segurança das informações. Além disso, o uso de e-mails e o compartilhamento de arquivos (todos devidamente hospedados na nuvem) levam a empresa à mobilidade e o nível de produtividade da equipe aumenta — já que há garantia de disponibilidade total das informações a qualquer hora e em qualquer lugar.
Como escolher o software para automação contábil?
Ao longo de todo o texto, falamos bastante sobre como essa automação deve ser feita com auxílio de softwares e sistemas de gestão. Portanto, o melhor ponto ao começar toda essa migração é a escolha de uma solução tecnológica que se encaixa nas suas necessidades.
Não existe solução universal que funcione em todas as empresas. Ou seja, você deve ir atrás de soluções que sejam completas (oferecendo o máximo de funcionalidades em um pacote) e que façam sentido à forma como seu escritório aborda a produtividade em suas rotinas.
Mas o que exatamente você pode buscar nessas soluções de mercado? Veja os requisitos principais que garantem o seu sucesso:
- interface intuitiva e simples de usar, que reúna o máximo de informações possíveis sobre a produtividade;
- velocidade de processamento e compatibilidade com bancos de dados de ponta;
- foco na segurança da informação;
- automação de processos com mais dinamismo, como folhas de pagamento, balancetes, entre outros;
- velocidade e segurança na gestão e automação de Escrituração Fiscal;
- monitoramento automático de indicadores de performance para acompanhar a evolução da eficiência produtiva no escritório.
Essas são as funcionalidades mais importantes em termos técnicos, mas queremos destacar um grande fator de decisão na escolha do software, que tem muito mais a ver com humanos do que programas.
Estamos falando do suporte prestado pela empresa que fornece o sistema de gestão. Com essa assistência personalizada, seu negócio tem acesso rápido a pessoas capacitadas para resolver problemas, implementar ferramentas com velocidade e garantir o máximo do potencial da tecnologia.
É como uma parceria, que expande ainda mais sua automação contábil e dá mais competitividade ao seu negócio no mercado. O quanto antes você ir atrás desse tipo de solução, mais perto estará do futuro e de ótimos resultados.
Gostou das informações sobre a automatização de processos do seu escritório? Então baixe nosso guia completo sobre produtividade em escritórios contábeis!
