Quase 20 bilhões: esse é o número atualizado de emissões de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) desde que o programa de registro digital foi implementado, em 2008, trazendo a obrigatoriedade de uso dessa nota pelos primeiros setores — no caso, cigarros e combustíveis.
De lá para cá, empresas de diversos portes e segmentos foram deixando de lado o velho talão de notas em nome da imediata notificação das transações ao Fisco pelo emissor gratuito da Receita ou por meio de emissores pagos.
O problema é que, por mais que o empresário brasileiro já tenha se acostumado com a NF-e, obrigatória desde o final de 2010, têm sido ainda muito comum os casos de estabelecimentos autuados pela falta de emissão de outras notas que compõem o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED). É isso mesmo: a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é apenas uma de muitas notas que devem ser emitidas pelas empresas, sempre de acordo com sua área de atuação.
No post de hoje, vamos apresentar os documentos fiscais mais importantes, além de mostrar quais setores estão sujeitos a quais entregas. Fique atento aos próximos tópicos para não acabar recebendo multas por pura falta de conhecimento!
A importância da NF-e
A verdade é que a virtualização da emissão de notas fiscais representa um avanço enorme tanto para as empresas quanto para o Fisco. Fique atento para entender melhor!
Do lado das corporações, tem-se facilidade de centralização das notas, agora hospedadas na nuvem, além de redução de custos com aquisição de papel — ainda que, no caso do transporte de mercadorias, seja necessário imprimir o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE). Isso sem contar com a redução do tempo de parada nos postos de fiscalização das rodovias.
Já do lado da Receita, os benefícios ficam por conta do combate à sonegação e do aprimoramento dos mecanismos de controle tributário, gerando, por consequência, um aumento na arrecadação.
Com essas inovações, não atentar para as muitas notas fiscais que devem ser emitidas pelas organizações pode custar bem caro. E lembrando: embora a regulamentação das notas fiscais seja feita por leis estaduais, esses registros valem em todo o território nacional, dado que o sistema de controle é integrado.
A lei determina que todas as transações comerciais de produtos e serviços sejam registradas mediante a emissão de notas fiscais, exceto em algumas poucas situações específicas de isenção. Uma delas se dá nas trocas comerciais entre MEIs e pessoas físicas. Por outro lado, se o MEI comercializa algum produto ou serviço com uma pessoa jurídica, a obrigatoriedade de emissão da nota retorna.
Para não deixar dúvidas, vamos conhecer a partir de agora os diversos tipos de notas existentes e a quais agentes se aplicam!
Os tipos de nota fiscal
Nota Fiscal Eletrônica de Produto (NF-e)
Substituindo as antigas notas 1 e 1A, a NF-e é a mais conhecida entre as notas eletrônicas. Devida nos casos de comercialização de produtos que sofrem incidência de Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI), essa nota é emitida pela geração de um arquivo em formato XML, assinado digitalmente pelo emitente e, em seguida, enviado à Sefaz por recursos de criptografia.
Recebida a informação contida na nota fiscal, o Fisco procede a uma validação prévia, autorizando a transação e permitindo que a empresa imprima os documentos livremente. É importante lembrar que a Receita Federal centraliza o armazenamento das notas emitidas. É possível assim, a partir do número da DANFE, consultar e imprimir quaisquer notas, ainda que de anos anteriores.
Ao contrário do que se imagina, a obrigatoriedade de emissão da NF-e não está ligada a algum CNPJ específico ou à Classificação Nacional de Atividades Econômicas (CNAE). De acordo com dados do Conselho Nacional de Política Fazendária (Confaz), o critério de imposição é o exercício de uma das atividades relacionadas na lista de obrigatoriedade descrita no Protocolo ICMS 10, de 2007, e suas respectivas alterações.
Na prática, a maioria das empresas precisa emitir esse documento fiscal. Entre as raríssimas exceções existentes, encontram-se os MEIs, quando transacionam com pessoas físicas, bem como as operações de produtores rurais sem CNPJ.
Nota Fiscal de Serviço (NFS-e)
Você é um dos milhões de brasileiros que confunde NF-e e NFS-e? Pois essa dúvida acaba agora! Não tem mistério algum: enquanto a NF-e se destina a registrar as operações envolvendo venda de produtos, a NFS-e registra a prestação de serviços. Simples, não acha?
Mas ainda tem outra diferença, dessa vez relacionada ao órgão que cadastra e valida esses tipos de nota fiscal. Na NF-e, o contribuinte assina e manda o documento diretamente para a Secretaria da Fazenda. No caso da NFS-e, porém, o processamento dos dados é feito por meio do Recebimento Provisório de Serviços (RPS), vinculado à prefeitura correspondente.
Também emitido em formato XML, esse documento pode ser cancelado em até 5 dias após sua emissão e cada nota deve se referir a apenas um serviço. Mais uma vez, o MEI enquadrado dentro dos limites do Simples Nacional surge como exceção. Fora isso, quase a totalidade dos prestadores de serviços tem que emitir a NF-e.
Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)
Criada em 2012, essa nota fiscal foi idealizada para vigorar especificamente sobre quem atua no segmento de transporte rodoviário. Gravado no tradicional formato XML, o CT-e contribui para a redução do índice de faturas duplicadas e de divergências entre notas e produtos transportados, além de facilitar a fiscalização rodoviária. Para você ter uma ideia, esse arquivo deve apresentar os seguintes dados:
- descrição da mercadoria;
- valor total;
- peso e volume;
- ICMS cobrado;
- Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP).
Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica (NFC-e)
Se você é varejista, precisa conhecer mais sobre esse documento do sistema SPED lastreado na arrecadação do ICMS. Emitida apenas para venda a pessoas físicas, a NFC-e foi criada para substituir o cupom fiscal emitido por impressora ECF, entregue ao cliente no ato da compra. O objetivo desse documento é conciliar controle fiscal com proteção ao consumidor e padronização de recibos. Os dados que costumam vir nessa nota fiscal são:
- CNPJ da loja;
- descrição do produto;
- data e hora da compra;
- valor total;
- condições de pagamento.
O processo de implantação desse modelo ainda está em andamento na maioria dos estados. Desde janeiro de 2018, no entanto, o uso da NFC-e passou a ser obrigatório em 6 UFs: Goiás, Pernambuco, Piauí, Rio de Janeiro, Rio Grande do Sul e São Paulo.
Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos (MDF-e)
Atenção aqui: essa nota não deve ser confundida com o CT-e! O MDF-e é um documento fiscal cuja finalidade é agregar as CT-es que respaldam o transporte de mercadorias, agilizando a fiscalização, identificando com mais celeridade o material embarcado e reduzindo as chances de equívocos no registro dos produtos.
Essa nota deve obrigatoriamente ser emitida por prestadores de serviço de transporte, tenham eles veículos próprios ou não, que movimentem cargas com mais de um CT-e ou com NF-e modelo 55 — ainda que se trate de uma única NF-e.
Na prática, seja qual for o porte e o segmento da sua empresa, uma verdade é absoluta: sua rotina é cercada de centenas de transações mensais, movimentações que demandam tipos diferentes de documentos destinados ao Fisco. Nesse contexto, como ter controle absoluto das CT-es, NF-es, NFC-es e NFS-es emitidas contra seu CNPJ? Entra aí um sistema de gestão contábil para facilitar a gestão e exportação de dados!
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