Os departamentos de contabilidade das empresas frequentemente tomam conta de diversas responsabilidades. Por exemplo, é preciso fazer processamento da folha de pagamento, cumprir as obrigações tributárias, além de realizar os registros contábeis. Frente a tantas responsabilidades é fundamental manter um controle adequado sobre cada uma dessas etapas. E para isso é fundamental investir em software de gestão na contabilidade.
Esse tipo de tecnologia é a melhor opção, pois traz vantagens surpreendentes para a empresa. Por exemplo, é possível realizar a otimização dos processos, aumentar a segurança dos dados financeiros e fiscais, além de garantir a produtividade dos contadores.
Quer saber mais detalhes sobre esse assunto? Acompanhe esse texto e conheça quais as vantagens de adotar um sistema para a área contábil. Também perceba quais são os atributos necessários para um bom software.
Vantagens de um software de gestão na contabilidade
A utilização de um software na contabilidade reduz bastante as suas atividades manuais. Com isso, evita-se cometer erros no lançamento de dados, perder tempo com retrabalho e até mesmo possivelmente perder clientes. Veja esse e outros benefícios de adotar essa ferramenta tecnológica.
Redução de custos
Quando são convidados a implementar um sistema tecnológico na sua empresa, muitos gestores acabam entendendo isso como aumento dos gastos. No entanto, a prática demonstra que a utilização de tecnologias permite, na verdade, a redução de custos a longo prazo.
Portanto, não se trata-se de gastos e sim de um grande investimento. Essa redução de custos com o uso de um software de gestão na contabilidade acontece basicamente porque há redução de erros humanos e aumento da precisão dos resultados.
Outra característica em relação à redução de custos é que a utilização do software ajuda a diminuir a necessidade de contratação de colaboradores para realizar atividades extras, como estagiários. Como todo sistema é automatizado, é possível organizar as funções da contabilidade de modo a realizar a maior parte das tarefas.
Aumento da produtividade
Outro detalhe interessante do software para gestão na contabilidade é o aumento da produtividade. Isso acontece porque grande parte das tarefas são realizadas de forma automática.
O próprio software consegue fazer distribuição das tarefas por etapas e processar as informações. Portanto, os contadores do escritório evitam ficar perdendo tempo com atividades muito repetitivas e cansativas.
Além disso, o software de gestão na contabilidade pode oferecer dados em tempo real e relevantes, o que ajuda bastante na produtividade dos contadores.
Emissão de notas fiscais
As notas fiscais são documentos fundamentais para o bom funcionamento de qualquer empresa. E o responsável para fazer essa gestão é justamente o setor de contabilidade. Por isso é preciso evitar qualquer possibilidade de erro na emissão desses documentos.
Afinal os erros fiscais podem trazer problemas sérios para empresa. Nesse sentido, é importante contar com o software que seja capaz de realizar a emissão de nota fiscal de maneira eficiente.
Por exemplo, o software deve conter uma funcionalidade que consiga personalizar a emissão das notas fiscais a partir do histórico da empresa. Por exemplo, permitir que a nota seja emitida a partir do orçamento feito anteriormente e que estava registrado no sistema.
Dessa maneira, é possível reduzir o tempo para o preenchimento manual e agilizar a emissão do documento.
Agilidade nos processos
Como consequência do aumento da produtividade, proveniente do uso do software de gestão na contabilidade, é possível destacar o aumento da agilidade dos processos.
Isso porque como os contadores têm fácil acesso às informações fornecidas pelo software. Eles conseguem ter maior agilidade no cumprimento das suas tarefas.
Além disso, o contador consegue fazer o melhor gerenciamento das tarefas do escritório, fazendo com que o software automize a série de ações necessárias. Com isso, reduz bastante o tempo necessário para a finalização de algumas tarefas.
Rotinas automátics
Automatizar as rotinas da contabilidade é uma forma de aumentar a produtividade da empresa. Elas permitem que os processos sejam otimizados e funcionem no “piloto automático” sem que tenha uma pessoa digitando dados e/ou fazendo os lançamentos, por exemplo.
Na Alterdata, otimizar processos é o nosso objetivo.
Dentro do Departamento Pessoal, por exemplo, é possível realizar o processamento de folha, adiantamento, sócios e autônomos, envio das folhas, recibos via e-mail ou eContador, tudo isso de forma automática, com apenas o agendamento da rotina… e o melhor: enquanto nossos robôs fazem o processamento da folha você continua trabalhando no sistema normalmente, pois ela é executada em segundo plano.
Segurança de dados
A questão de vazamento de dados na área de contabilidade é bastante sensível para as empresas. Afinal não é aceitável que informações sobre os balancetes, notas fiscais, dados de clientes e registros sejam vazados para pessoas mal intencionadas.
Por isso é fundamental investir em uma tecnologia que garanta a segurança desses dados. É o caso da utilização de software na gestão de contabilidade. Esse recurso tecnológico possui um sistema que realiza cópias de segurança e aumenta a confidencialidade dos dados.
Por exemplo, é possível utilizar ferramentas como acesso limitado e uso de criptografia. Dessa maneira, aumenta-se a dificuldade de fraudadores tentarem entrar no sistema de gestão da contabilidade.
O que um bom software de gestão na contabilidade precisa ter
Agora que você teve a chance de conhecer as vantagens de utilizar um software de gestão na contabilidade, chegou o momento de saber como escolher um. Essa ferramenta, além de permitir fácil usabilidade, precisa também possuir recursos mais inteligentes. Vamos ver a seguir mais detalhes.
Gestão de contratos
A realização de contratos é uma condição importante para garantir a segurança jurídica nas transações da empresa com seus clientes ou fornecedores. No entanto, se esse tipo de procedimento for desorientado, a empresa acaba colhendo situações ruins, como por exemplo, o não cumprimento dos prazos e quebra dos termos do contrato.
Por isso é fundamental adotar uma tecnologia que consiga facilitar a gestão dos seus contratos. O software de gestão na contabilidade é ideal para isso. Ele consegue gerenciar todas as etapas dos documentos que fazem parte do contrato. Além disso, ele possui a possibilidade de emissão de relatórios que ajudam a fazer o acompanhamento de todo o processo do tempo do contrato.
Integração com outro software
É essencial também que o software de gestão da contabilidade seja capaz de se comunicar de forma efetiva com outros softwares da empresa. O objetivo disso é justamente garantir a realização da importação e exportação automática de dados entre os departamentos da empresa.
Isso ajuda a diminuir consideravelmente o trabalho operacional do contador, ao solicitar informações importantes de outros setores. Com isso, é possível ter uma visão sistêmica da organização, identificando onde é necessário fazer intervenções.
Essas foram algumas informações sobre a software de gestão na contabilidade. É importante destacar que o melhor software é aquele que esteja de acordo com as necessidades do empreendimento. Por isso é importante buscar empresas que ofereçam um software personalizável, capaz de atender as diferentes características daquele negócio.
Quer conhecer mais de perto a experiência de utilizar um software de gestão na contabilidade? Solicite uma simulação ao entrar em contato conosco.
