Os diferentes tipos de nota fiscal eletrônica

Notas fiscais são documentos que comprovam a compra ou a venda de produtos e serviços. Para o governo, elas servem para controlar os impostos e garantir que as taxas de tributos sejam calculadas corretamente. O documento assegura o serviço de garantia em caso de avarias e defeitos e também é obrigatório para o transporte de mercadorias.

Entretanto, com o avanço da tecnologia e com a automatização de vários serviços, as notas fiscais também ganharam uma versão eletrônica, deixando para trás os modelos de papel. Você sabe quais são os tipos de notas fiscais e para que servem? Se tem alguma dúvida sobre o assunto, chegou ao post certo.

Vamos falar aqui sobre os diferentes tipos de nota eletrônica, como funcionam, quais são suas funções, como as notas fiscais eletrônicas se diferenciam, entre outros assuntos. Curioso? Então boa leitura!

NF-e (Nota Fiscal Eletrônica)

A NF-e é uma nota em formato eletrônico que substitui a emitida em papel. Ela é transmitida pela internet e serve para facilitar os trâmites entre o emissor da nota (prestador do serviço ou comerciante), o comprador e os órgãos públicos.

Emitida de forma eletrônica, a validade da NF-e é garantida por uma assinatura digital. Trata-se de um documento obrigatório para formalizar a comercialização de produtos sujeitos à tributação do Imposto sobre Circulação de Produtos e Mercadorias e Serviços (ICMS).

Essa é a nota fiscal que você receberá por e-mail se comprar um produto pela internet, por exemplo. Ela foi criada para substituir para as notas fiscais de modelos 1 e 1A, usadas nas operações de venda e prestação de serviço. Os campos de preenchimento obrigatório são:

• dados do emissor e do destinatário;
• descrição dos produtos;
• informações e valor do frete;
• possível desconto;
• informações adicionais, quando for o caso.

NFS-e (Nota Fiscal de Serviços Eletrônica)

Como o próprio nome já diz, a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica é um documento que deve ser usado para documentar serviços. A NFS-e foi criada pela Receita Federal e pela Associação Brasileira de Finanças das Capitais (Abrasf) para viabilizar a comunicação entre o prestador de serviços e a prefeitura do município.

O objetivo da elaboração desse documento foi tornar mais simples a integração e a troca de informações entre contribuintes e prefeituras, reduzindo os custos para ambas as partes, aumentando o controle de arrecadação do ISS e facilitando a fiscalização.

A autenticação desse tipo de nota fiscal é realizada por meio de envio de XML do Recibo Provisório de Serviço (RPS) para o web service da prefeitura. Se os dados estiverem corretos, é gerado o RPS e a comunicação está finalizada.

As partes diretamente ligadas a esse processo são: o prestador de serviço, que precisa emitir a nota para o cliente, a prefeitura, responsável pela disponibilização dos web services, e os desenvolvedores de software, que desenvolvem a comunicação. As informações exigidas nesse tipo de nota fiscal eletrônica são:

• dados do tomador e do prestador de serviços;
• descrição dos serviços;
• Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP);
• valor total do serviço;
• valor, alíquota e retenção do ISS na fonte pelo tomador.

CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico)

O Conhecimento de Transporte Eletrônico é um tipo de nota fiscal obrigatório para a prestação de serviços de transporte rodoviário. O CT-e elimina faturas e pagamentos duplicados e garante um processamento mais eficiente, evitando a ocorrência de dados controversos entre as notas fiscais e os produtos a serem transportados.

Sua validade jurídica é garantida pela assinatura digital do emitente (garantia de autoria) e pela recepção e autorização de uso expedido pelo Fisco. O documento substitui diversos documentos exigidos para fazer o transporte de carga: modelos 7, 8, 9, 10, 11 e 27.

Esse documento gera redução no valor do frete, pois tem o propósito de eliminar ou reduzir o número de faturas e pagamentos duplicados. O Conhecimento de Transporte Eletrônico deve ter dados como:

• empresas de origem e destino;
• informações de identificação;
• valor do frete;
• destaque do ICMS da operação;
• tipo de documento;
• número da empresa no Registro Nacional de Transportadores Rodoviários de Carga (RNTRC);
• CFOP, que, para esse documento, é sempre 5.352 em transportes dentro do mesmo estado e 6.352 no caso de serviços interestaduais.

NFC-e (Nota Fiscal Eletrônica de Consumidor)

Essa nota fiscal eletrônica não é obrigatória em todos os estados, mas quase todos já aderiram ao projeto. A NFC-e se propõe a substituir o cupom fiscal, emitido por ECF, bem como a nota fiscal de venda ao consumidor modelo 2.

Os objetivos do uso desse documento eletrônico são reduzir os custos, aumentar o poder de conferência dos contribuintes e permitir um maior controle fiscal pelo estado. A NFC-e serve como prova legal de que um consumidor comprou determinado produto e dos custos dessa operação para efeitos de recolhimento de imposto. Na NFC-e devem constar:

• a identificação do lojista e do consumidor;
• a descrição da mercadoria vendida;
• o valor do ICMS incluso;
• a forma de pagamento.

A NFC-e também é uma nota aceita nacionalmente. No entanto, diferentemente dos outros tipos de nota, sua implantação é segmentada por estados. Por isso, o layout das notas e as informações necessárias podem variar de acordo com cada um.

Benefícios das notas fiscais eletrônicas

A nota fiscal eletrônica traz uma série de vantagens para as empresas, proporcionando segurança, economia e agilidade a todos os envolvidos em uma transação comercial — vendedores, consumidores, empresas, Fisco e contabilistas. No entanto, os benefícios não param por aí. Veja a seguir alguns dos principais motivos para adotar a nota fiscal eletrônica na sua organização!

Redução do impacto ambiental

Além de proporcionar redução de custos com impressões, os documentos eletrônicos otimizam o tempo de emissão das notas e reduzem o impacto ambiental. Afinal, menos papel e tinta são utilizados, gerando menos resíduos e, assim, colaborando com o meio ambiente.

Esse é um tipo de vantagem que nem sempre é amplamente notado, mas que é capaz de fazer toda a diferença no longo prazo. Aliás, atualmente, muitas empresas e consumidores optam por fazer negócios apenas com marcas ecologicamente responsáveis, sabia?

Facilidade de consulta aos documentos

Vale mencionar o fato de que os documentos ficam armazenados na nuvem. Isso significa que estarão disponíveis na internet para consulta a partir de qualquer dispositivo com acesso à rede. Assim, mesmo fora do escritório, as pessoas autorizadas podem consultar essa ou aquela nota fiscal emitida. Esse ponto pode ser extremamente útil em reuniões externas e encontros com clientes.

Aumento da segurança de dados

Com o armazenamento digital das notas fiscais, não existe nenhuma preocupação em relação à conservação ou à perda desses documentos — preocupação que existe com as notas que guardamos em gavetas, por exemplo. E é claro que isso proporciona mais segurança a todos os envolvidos no processo de negociação.

Além de não haver risco de extravio, a segurança das informações também é garantida. Mesmo que o banco de dados da empresa sofra algum dano, sempre é possível fazer consultas na Secretaria da Fazenda, baixar os arquivos em formato XML e recuperar o acesso aos dados.

Possibilidade de automação da emissão

Um dos objetivos de toda empresa que pretende expandir sua atuação é eliminar os gargalos de vendas. Aí entra a emissão de notas fiscais em papel, que é bastante trabalhosa e pode representar um bloqueio para o crescimento das negociações. Com a nota fiscal eletrônica, por outro lado, é possível automatizar o processo de emissão para que as vendas ganhem escala e a empresa economize em mão de obra.

Redução de custos administrativos

Com a automação das emissões de notas fiscais, não há necessidade de contar com colaboradores emitindo notas o dia todo, já que, como o processo se torna mais simples e prático, pode ser feito rapidamente.

Na prática, dependendo do tipo de venda e das plataformas usadas, alguns poucos cliques já são suficientes para terminar todo o trabalho. Com isso, os custos com mão de obra nos setores administrativo e financeiro podem ser bastante reduzidos. Somado a isso, o custo com a impressão das notas, que pode sair bem caro, é reduzido a zero.

Padronização de campos e dados

Sabemos que todo trabalho que é realizado manualmente está sujeito a falhas. Afinal, quem nunca cometeu um erro qualquer ao preencher um formulário? Ao usar a nota fiscal eletrônica, a empresa pode automatizar o processo, padronizando campos e dados — o modo como as informações são inseridas nos documentos.

Confiança e credibilidade das nota geradas

Nos dias de hoje, processos manuais dão a impressão de que a empresa está desatualizada, fazendo com que os clientes e parceiros muitas vezes fiquem com um pé atrás. Mas essa impressão passa com a adoção da nota fiscal eletrônica, que gera mais confiança nos processos e transmite mais credibilidade para a empresa.

O resultado é visto em forma de um trabalho que transparece profissionalismo, contribuindo para que a imagem da marca no mercado seja cada vez melhor.

Integração com sistemas de gestão

Os sistemas de gestão são responsáveis, entre outros pontos, pela organização financeira das empresas. Essas plataformas fazem toda a diferença no planejamento estratégico e também na eficiência operacional. Contudo, para apresentar um bom funcionamento, todo sistema depende de uma boa alimentação de dados.

Com a nota fiscal eletrônica, isso se torna possível, já que as informações são automaticamente integradas ao software. O resultado é que a gestão financeira da organização se torna mais precisa, oferecendo análises e relatórios confiáveis para dar suporte à tomada de decisões.

Integração com plataformas de venda

Além da integração com os sistemas de gestão, a nota fiscal eletrônica ainda permite integrações com plataformas de venda físicas e virtuais. Esse ponto é extremamente útil para quem trabalha com o varejo off ou online, incluindo e-commerces e outros tipos de negócios digitais.

Redução do espaço necessário para armazenamento

Quem já trabalhou com um grande volume de notas manuais sabe que é preciso ter um espaço adequado para armazená-las. Até porque não basta só guardar os documentos de qualquer jeito, é preciso também organizá-los. No fim das contas, um grande espaço físico é demandado.

Por outro lado, as notas fiscais eletrônicas podem ser armazenadas em pastas virtuais ou mesmo na nuvem. Com isso, não existe necessidade de espaço físico específico nem de manutenção. Também não há um limite, já que sempre é possível expandir a memória dos computadores ou dos servidores na nuvem.

Controle das notas fiscais eletrônicas

Existem diversas medidas que podem ser adotadas nas empresas para garantir um bom gerenciamento das notas fiscais eletrônicas. Confira algumas delas a seguir!

Uso de um software emissor completo

Para emitir as notas, é preciso ter um software emissor. E já que sua empresa vai contratar um, o melhor a fazer é apostar em qualidade! Para você ter uma ideia, um bom software engloba vários fatores, desde o atendimento ao cliente até o armazenamento das notas fiscais.

Envio de informações à contabilidade

A verdade é que de nada adianta emitir as notas fiscais corretamente se os documentos não forem repassados ao contador da empresa. É importante que esse profissional tenha acesso a todas as movimentações financeiras, podendo até ter login e senha para conferir informações diretamente no software emissor.

Rotina de gerenciamento

Tudo bem que emitir notas fiscais eletrônicas é muito mais simples, mas isso não é desculpa para desorganização. Certifique-se de que a empresa tem uma rotina clara de gerenciamento das notas fiscais, evitando atrasos, multas ou problemas com clientes e parceiros.

Facilitação de consulta

Eventualmente, o Fisco pode solicitar a consulta a notas e essas informações devem estar disponíveis imediatamente. Para que isso seja possível, é fundamental dedicar atenção ao armazenamento e à organização desses documentos.

Conferência de dados

A conferência dos dados do emitente e do destinatário é algo que deve fazer parte do dia a dia corporativo. O emitente deve ser preenchido com informações como CNPJ, endereço e razão social. Já os dados do destinatário estão relacionados ao comprador ou contratante, podendo ser pessoa física ou jurídica.

Especificação do produto ou serviço

Todas as notas emitidas devem especificar o serviço ou produto que está sendo comercializado, descrevendo-o em detalhes e informando o tipo ou a unidade de medida. Além disso, deve-se preencher a quantidade e o valor unitário. Por fim, temos a Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM), código usado para identificar diversos gêneros de mercadorias.

Como vimos ao longo deste post, os diferentes tipos de nota fiscal eletrônica trazem uma série de benefícios para as empresas. Com a modernização, hoje já é possível automatizar muitos processos, economizando tempo e dinheiro e, consequentemente, tornando a organização mais produtiva e lucrativa.

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