Relatório Contábil: boas práticas para acertar na entrega ao cliente

O relatório contábil é um daqueles documentos essenciais, mas que por vezes é subestimado. Esse é um erro a se evitar, já que, nesse tipo de report, há informações que podem salvar a vida de um negócio — sem exageros!

Talvez ainda exista essa percepção equivocada porque, para profissionais mais conservadores, prevalece a visão de que relatórios são trabalhosos demais e de pouca utilidade. Em relação ao primeiro ponto, de fato, dá muito trabalho montar um relatório. Mas isso só acontece quando não se tem os recursos certos.

Já a questão da utilidade pede uma resposta mais completa. Por isso, convidamos você a ler este conteúdo para formar uma nova concepção sobre relatórios em contabilidade. Vamos nessa?

Quais informações são essenciais em um relatório contábil?

Parte da aversão que uma minoria tem em relação aos relatórios é que alguns deles são uma obrigação na empresa. Por outro lado, a obrigatoriedade não quer dizer que esse documento não tenha uma função para o negócio — muito pelo contrário.

Por isso, é papel do contador alertar seus clientes, e o seu próprio escritório de contabilidade, sobre a enorme importância do relatório contábil, seja ele compulsório ou não. Veja a seguir que tipos de relatórios existem e as informações que cada um deles deve conter.

Relatórios obrigatórios

Também chamados de Demonstrações Financeiras, os relatórios obrigatórios consistem nos balanços e demonstrativos cuja produção e divulgação é prevista por lei. São eles:

• Demonstração do Resultado do Exercício (DRE);
• Balanço Patrimonial (BP);
• Demonstração das Origens e Aplicações de Recurso (DOAR) — exclusivo a Sociedades Anônimas (S/A);
• Demonstração de Lucros ou Prejuízos Acumulados (DLPA).

Vale destacar que, no caso da DRE de empresas de capital aberto, a obrigatoriedade de publicá-la em mídia impressa deixou de existir, com a MP nº 892/2019.

Relatórios não obrigatórios

Já os relatórios não obrigatórios são aqueles que a empresa não é obrigada a elaborar por lei, salvo em alguns casos. Contudo, mesmo sem a obrigatoriedade eles são fundamentais, até enquanto parte de uma política de compliance fiscal.

Quando a empresa informa a parceiros e pessoas interessadas os resultados de suas atividades em formato contábil, sinaliza muito mais transparência, concorda? Nesse tipo de documento estão os seguintes relatórios:

• Demonstrativo do Valor Adicionado (DVA), obrigatório somente a empresas com capital aberto;
• Demonstrativo do Fluxo de Caixa (DFC), obrigatório apenas às sociedades de capital aberto ou que tenham patrimônio líquido superior a R$ 2 milhões.

Como apresentar um relatório contábil ao cliente?

Outro fator que torna alguns gestores resistentes aos relatórios é que nem sempre eles são inteligíveis a quem não trabalha com a contabilidade. Nesse caso, cabe destacar o papel da assessoria contábil, uma vertente de serviços que tem, entre suas funções, “traduzir” relatórios aos clientes.

Caberá ao especialista decidir pela melhor forma de apresentação. Alguns preferem a boa e velha exibição em slides, enquanto outros optam por uma conversa mais informal na hora do almoço. Seja qual for o meio, o importante é repassar ao cliente dados essenciais e aspectos evidenciados no relatório cujo tratamento não possa ser deixado para depois.

De que forma a tecnologia facilita o relatório contábil?

A contabilidade do futuro acontece hoje, como bem destaca a consultoria Gartner em um artigo no qual ressalta a necessidade de automatizar os processos de elaboração de reports contábeis. Nesse sentido, a automação ajuda a poupar recursos valiosos, sendo o mais precioso deles o tempo.

A falha humana na função financeira produz, em média, 25 mil horas de retrabalho evitável a um custo de US$ 878 mil por ano, segundo a consultoria. Boa parte desse trabalho excessivo está ligada ao esforço manual, que é evitado quando se tem a tecnologia integrada aos processos contábeis.

Que decisões podem ser tomadas com base nesse documento?

Não importa de que especialidade seja, todo relatório serve fundamentalmente para apoiar a tomada de decisão. É um erro desconsiderar o teor desse tipo de documento porque sua finalidade é justamente orientar, certo?

Sem relatórios, decisões são tomadas com base em fatores imponderáveis e estarão sujeitas ao erro. Isso não significa que o instinto do gestor ou gestora não tenha seu valor. Todavia, esse atributo deve ser acionado apenas em situações de exceção. A regra é pautar as decisões com base em dados confiáveis. Confira algumas delas!

Cortes de gastos

Receitas maiores são sinônimo de redução de custos. Em contrapartida, como saber onde “cortar na carne” quando nenhuma operação parece fazer sentido? Essa é uma decisão que deve ser pautada estritamente por dados, logo, não há fonte mais segura para isso do que um relatório contábil.

Investimentos

Depois de eliminar as despesas, é natural que os recursos apareçam e, nesse momento, é preciso decidir onde aplicá-los, não é mesmo? Pois essa é mais uma deliberação que pode ser feita tomando relatórios como ponto de partida.

São neles que deverão constar os rendimentos dos ativos imobilizados e os investimentos financeiros, por exemplo. Com base nisso, você saberá qual desses aspectos apresentaria maior potencial de retorno.

Contratações

Embora pareça exclusividade dos insubstituíveis profissionais de Recursos Humanos, os processos de contratação também podem ser pautados pela contabilidade. Afinal de contas, todo reforço no time gera gastos que, por sua vez, podem impactar mais ou menos as finanças da empresa. E é para avaliar a extensão desses impactos que servem os relatórios contábeis.

Estratégias de elisão fiscal

Finalmente, não é possível elaborar — tampouco colocar em prática — estratégias que permitam a empresa pagar menos impostos dentro da lei sem dados credíveis. Isso envolve desde a escolha do regime tributário, passando pela redução de alíquotas por mudanças operacionais, até chegar a decisões mais radicais como mudar de sede.

Em todas essas possíveis decisões, o relatório contábil será a base firme sobre a qual o seu negócio se apoiará sempre que precisar entender o contexto e, a partir disso, escolher o que fazer. Não deixe de lado esse poderoso instrumento de gestão, pois, quando bem elaborado, ele sempre diz a verdade.

Se você quer ter na sua empresa os melhores relatórios, não deixe de entrar em contato conosco. Queremos ajudar seu negócio a crescer e prosperar!