NF-e: diferença entre emissor gratuito e sistema de emissão

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é um documento digital que tem o objetivo de documentar operações de circulação de mercadorias, prestação de serviços ou qualquer outra transação que exija sua emissão, tudo dentro dos termos das legislações tributárias e fiscais brasileiras.

Desde sua criação, a NF-e podia ser expedida por meio de um emissor gratuito disponibilizado pela Secretaria da Fazenda. No entanto, a SEFAZ informou aos contribuintes que, a partir do ano de 2017, o sistema de emissão gratuito de notas fiscais eletrônicas não só não seria mais atualizado como seria lentamente desativado.

Essa mudança alterou a rotina de muitos empresários e gestores, que se viram obrigados a buscar alternativas para a continuidade da emissão das notas eletrônicas. Não teve jeito: todas as empresas que usavam o emissor gratuito disponibilizado pela SEFAZ precisaram se adequar a essa nova realidade, buscando um novo software de emissão de notas fiscais.

Pensando nisso é que resolvemos preparar este post. A intenção aqui é ajudá-lo a entender a diferença entre emissor gratuito e sistema de emissão. Nos próximos tópicos também compartilharemos diversas dicas que facilitarão a sua vida na hora de escolher uma alternativa estratégica para o sistema emissor de NF-e do seu negócio. Confira!

O que é um emissor gratuito de NF-e?

O emissor gratuito de Nota Fiscal Eletrônica é um software sem custo algum para o empresário que serve para emitir a NF-e de acordo com as exigências legais. A Secretaria da Fazenda disponibilizou um sistema desses por um longo período, mas ele está sendo lentamente retirado de circulação. Por isso, os empresários precisam buscar sair em busca de alternativas.

No entanto, mesmo com a descontinuidade do software oferecido pela SEFAZ, ainda é possível encontrar alguns emissores gratuitos de NF-e circulando pela internet. Teoricamente, esses emissores têm a mesma função daquele oferecido pela Secretaria da Fazenda. O detalhe é que tais sistemas não oferecem todas as garantias do anterior, além de terem funções limitadas em relação às opções disponibilizadas pelo mercado de tecnologia.

Uma dessas alternativas sem custo é o emissor de Notas Fiscais Eletrônicas do Sebrae. Por se tratar de uma instituição renomada e de ótima reputação, alguns empresários optam por usar esse software. Contudo, precisamos ressaltar: mesmo sendo uma iniciativa do Sebrae, esse sistema infelizmente está longe de ser completo.

Como funciona um sistema de emissão de NF-e?

O sistema de emissão de NF-e é um software completo que pode incluir não só a emissão das Notas Fiscais como também outras funcionalidades relevantes para o negócio. Existem várias opções no mercado que são de fácil entendimento e muito úteis dentro das rotinas corporativas, integrando informações e otimizando as tarefas do cotidiano.

Por que mudar o sistema de emissão de NF-e?

Além da suspensão do serviço atualmente oferecido pela SEFAZ, outro grande motivo para mudar o sistema de emissão de Notas Fiscais Eletrônicas está na possibilidade de contratar um sistema personalizado para o negócio. O novo software pode oferecer, por exemplo, opções de preenchimento automático de dados, agilizando a emissão do documento. Pode ainda integrar outras funcionalidades, como controles de estoque, de pagamento e até mesmo de produção.

Lembre-se: sistemas próprios são totalmente personalizáveis de acordo com as necessidades do negócio, razão pela qual a mudança costuma ser extremamente vantajosa.

Quais as vantagens dos emissores integrados?

Os emissores integrados trazem diversas vantagens para as empresas. Que tal conhecer algumas delas agora mesmo?

Facilidade na gestão do tempo

Como é possível adotar um sistema com preenchimento automático de informações, todo o processo se torna mais ágil que o atualmente disponibilizado pela SEFAZ. A necessidade de adaptação a essa nova realidade é a oportunidade ideal para automatizar seu negócio e ter um controle financeiro muito mais completo e eficiente. Isso tudo só é possível com um software que seja perfeito para suas necessidades.

Agilidade no preenchimento e na emissão da NF-e

É possível personalizar o sistema de tal forma a permitir, por exemplo, a emissão de uma nota fiscal a partir de um orçamento anterior que já esteja inserido no sistema. Com isso, perde-se menos tempo com o preenchimento manual, liberando os colaboradores para que contribuam em outras tarefas.

Nível de segurança

A automação proporcionada pelos softwares automatizados faz com que a quantidade de erros de preenchimentos reduza para praticamente zero, o que traz muito mais segurança para a empresa — até porque informações erradas em notas fiscais podem causar problemas com a Receita Federal.

Ausência de multas

Como mencionamos há pouco, ao contar com um sistema de emissão especializado, a empresa evita erros no preenchimento das notas. Com isso, o negócio também se livra de possíveis multas com que poderia ter que arcar ao cometer deslizes nos dados fiscais e contábeis.

Como emitir uma Nota Fiscal nos novos moldes?

Com a extinção do emissor gratuito da SEFAZ, tornou-se necessário buscar um software substituto. Como mencionamos, é importante adotar uma ferramenta que atenda às necessidades do negócio e permita a otimização das atividades rotineiras. Depois de escolher a ferramenta ideal de emissão de NF-e, é importante atentar para algumas etapas. Entenda!

Cadastro na Secretaria da Fazenda

De forma geral, esse procedimento, que é obrigatório, costuma ser muito simples. Como o credenciamento é diferente em cada Secretaria, é importante acessar o site da unidade do seu estado para buscar orientações específicas do Fisco local. Em caso de dúvida, procure um contador, profissional capaz de ajudá-lo nessa etapa.

Certificado digital

A emissão da Nota Fiscal Eletrônica está atrelada à posse de um certificado digital válido. Trata-se de uma espécie de assinatura digital da empresa, que identifica e protege as informações do negócio. O certificado pode ser emitido e renovado em Certificadoras autorizadas pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).

Como muita gente fica em dúvida sobre por que o certificado digital é obrigatório para a emissão da NF-e, lá vai a resposta definitiva: essa é uma ferramenta de segurança, que realiza a criptografia dos dados. Com o certificado, portanto, todas as informações são transmitidas em códigos e só podem ser decodificadas por quem tem acesso. Dessa maneira, a empresa fica muito mais segura.

Cadastro de informações da empresa no software emissor

Após obter o certificado digital, é necessário cadastrar as informações da empresa no novo sistema de emissão. Por mais que as informações variem de um sistema para o outro, em geral, os dados necessários para cadastro são: nome, CNPJ, inscrição estadual e regime tributário. Basta preencher todas as informações para passar a usar seu novo sistema de emissão de Notas Fiscais Eletrônicas sem dificuldades!

Exportação de dados do emissor gratuito da SEFAZ

A última etapa permite que você exporte dados no emissor da SEFAZ para seu novo sistema. A exportação dessas informações varia de acordo com o sistema escolhido e com os dados que já estão inseridos no novo software pela equipe que desenvolveu o programa. Por isso, lembre-se de verificar essa questão com o profissional responsável pelo desenvolvimento e pela manutenção do seu novo sistema de emissão de NF-e.

Como escolher um sistema emissor de NF-e?

Um bom emissor de Notas Fiscais Eletrônicas é aquele que atende a todas as necessidades do seu negócio e ainda traz um retorno positivo em relação ao investimento realizado. Conheça agora os principais critérios para considerar na escolha!

Custos

Toda empresa quer evitar gastos excessivos, certo? Atualmente, devido à legislação brasileira, um dos maiores gastos de praticamente qualquer companhia é com a folha de pagamento. Como empresário, você sabe que um funcionário custa à empresa 2 vezes o salário que é pago a ele. Isso significa que designar colaboradores para tarefas manuais e repetitivas, como o preenchimento de notas fiscais, gera um alto custo para o negócio.

Na prática, esses valores são muito mais aproveitados quando você conta com um emissor que automatiza suas tarefas, liberando os funcionários para funções mais estratégicas. Então trate de se certificar o quanto antes de que o emissor escolhido realmente ajudará a automatizar o máximo possível de tarefas.

Cálculo de impostos

O cálculo de impostos é uma das principais tarefas que um sistema de emissão de NF-e deve desempenhar. Até porque, conforme mencionamos anteriormente, erros nos pagamentos de tributos podem trazer multas e irregularidades para a empresa. Certifique-se, portanto, de que o software em questão tem essa funcionalidade, poupando a organização e os colaboradores dessa tarefa desafiadora.

Treinamento para uso

Muitas vezes, o melhor sistema para sua empresa é aquele que permite a maior personalização. Nesses casos, no entanto, o fornecedor também deve oferecer um treinamento para uso. Caso contrário, a equipe pode ficar bem perdida nas primeiras semanas, sem saber como usar o sistema. Não se esqueça, assim, de verificar se o sistema emissor de NF-e que você está contratando inclui algum tipo de capacitação.

No fim das contas, a extinção do sistema emissor gratuito de Notas Fiscais Eletrônicas é uma excelente oportunidade para sua empresa se modernizar e melhorar os softwares usados na gestão e nas atividades rotineiras do negócio. Aliar a tecnologia ao empreendimento é garantia de crescimento e sucesso, seja em tempos de crise ou em épocas de crescimento do mercado.

E então, gostou deste post sobre sistema emissor de NF-e? Quer aprender ainda mais? Aproveite e faça o download gratuito do e-book sobre sistema contábil para entender como ele é capaz de ajudar no seu dia a dia!