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Malha fiscal: a importância dos cuidados na transmissão de informações

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O funcionamento da malha fiscal é uma dúvida recorrente entre muitas pessoas — físicas e jurídicas. Mesmo os contadores mais experientes, às vezes, se confundem com esse assunto.

Por isso, buscar informações precisas é importante a todos que realizam operações financeiras cruzadas pela Receita Federal do Brasil (RFB). Afinal, é possível sofrer graves penalidades, caso não se consiga provar a origem lícita do dinheiro.

Por essa razão, neste post, daremos dicas para evitar cair na malha fiscal e para lidar com a situação caso aconteça. Confira!

O que é malha fiscal?

Já que existem milhares de CNPJs ativos no país, é uma missão praticamente impossível para a Receita Federal do Brasil (RFB) fiscalizar todas essas empresas. Então, o Fisco gera malhas fiscais por meio do montante de informações inseridas no SPED Fiscal.

Essa malha fiscal nada mais é do que uma revisão feita pela RFB das declarações emitidas. Ela assegura que as informações realmente estão exatas. Essa avaliação é feita com base em comparações com dados que já estão disponíveis nos sistemas do governo.

Por outro lado, quando há contradições entre as informações que o contribuinte declarou e o que consta no banco de dados da RFB, ocorre o que chamamos de “cair na malha fina”. Isso quer dizer que foram encontrados padrões de incoerência.

Quando ocorre, o Fisco pode informar aos contribuintes a necessidade de eles corrigirem alguma informação declarada. Caso o repasse de informações mantenha a divergência, o Fisco continuará a gerar malhas sucessivamente.

Nesses casos de inconsistências, o status da declaração informa “Com Pendências”. Ou seja, será necessário apresentar mais informações ao Fisco ou corrigir os equívocos.

Que fatores podem levar as pessoas a caírem na malha fina?

Diferentes divergências nas informações, como erros ou mesmo omissões, podem fazer uma pessoa cair na malha fina. Por exemplo:

  • omitir a renda de um de seus dependentes;
  • deixar dependentes duplicados — quando as mesmas pessoas são declaradas enquanto dependentes de diferentes contribuintes, como no caso de cônjuges;
  • não informar alguns tipos de rendimentos, como aluguéis recebidos ao longo do ano;
  • incluir dependentes que não apresentam relação de dependência;
  • declarar despesas com educação, sem que sejam dedutíveis.

Muitas dessas omissões e equívocos ocorrem por desatenção ou erros no preenchimento das informações. Com isso, os dados podem apresentar contradições que fazem o contribuinte cair na malha fiscal. Portanto, pode ser alvo de uma investigação mais apurada por parte da Receita Federal.

Quais são os tipos de malha fiscal?

Poucas pessoas sabem que existem dois tipos diferentes de malhas: a fiscal e a de débito. Diferentemente da malha fiscal, a malha de débito se refere a alguma dívida do contribuinte com a Receita Federal. Ela é vinda de declarações ou períodos anteriores e selecionada pelo Fisco.

Como a ECD se diferencia da ECF?

ECD é a sigla de Escrituração Contábil Digital e foi criada com finalidades fiscais e previdenciárias. Já a ECF, a Escrituração Contábil Fiscal — mais trabalhosa e complexa —, foi instituída para obtenção de informações referentes a todas as operações que possam ter influência sobre a composição e o valor devido da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL) e do Imposto sobre a Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ).

Os livros que fazem parte do envio digital da ECD são:

  • Razão e Balancetes Diários;
  • Diário;
  • Fichas de Lançamento;
  • Balanços.

Por outro lado, as pessoas jurídicas tributadas pelo Lucro Real têm obrigação de fazer a escrituração digital do Livro de Apuração do Lucro Real, o Lalur. Já os demais contribuintes podem se valer de várias opções de informações na apuração da base de cálculo do IRPJ e CSLL.

A ECF veio para substituir a Declaração de Imposto de Renda da Pessoa Jurídica. Enquadram-se aqui as empresas que optam pelo Lucro Real e também aquelas optantes pelo Lucro Presumido, além das entidades isentas ou imunes ao IRPJ e à CSLL — as ONGs, por exemplo.

Quais são os cuidados necessários para evitar a malha fiscal?

O sistema da RFB analisa eficaz e minuciosamente o cruzamento dos dados a fim de fazer a validação das declarações. Operações não declaradas, como aquisição de novos veículos, imóveis adquiridos ou despesas altas com o cartão de crédito, tanto por parte de empresas quanto de pessoas físicas, com certeza, serão cruzadas pela RFB.

No geral, informações não prestadas e grandes divergências são os maiores motivos que levam o contribuinte a cair na malha fiscal. Contudo, pequenos erros também podem reter uma declaração na malha, o que costuma gerar processos por parte do Fisco Nacional. Alguns cuidados que as empresas devem tomar são:

  • informar à Receita todos os pagamentos por trabalho assalariado e os demais pagamentos efetuados, que superem o valor de R$ 6.000 por ano ou que tiveram imposto retido na fonte;
  • informar recebimentos de Resgate de Previdência Privada;
  • anexar aos valores declarados com despesas de saúde todos os documentos a eles relacionados, que possam comprovar tais pagamentos.

Para evitar a malha fiscal, também é importante que o contribuinte tenha um rigoroso controle da qualidade dos arquivos transmitidos e um cuidado redobrado com as informações passadas à Receita. Ele deve estar atento e sempre observar os valores que constam no Comprovante de Rendimentos Pagos e de Retenção de IRRF ainda na fonte pagadora do beneficiário dos rendimentos.

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Como saber se caiu na malha fina do Imposto de Renda?

Para saber se você caiu na malha fina, basta verificar o status da sua declaração no portal e-CAC. A liberação do acesso ocorre ao clicar em “Gerar Código de Segurança”, informando seu CPF e data de nascimento. Guarde esse código, porque é a sequência usada ao fazer o login no sistema.

Após fazer o login, acesse a função “Extrato do Processamento” da declaração. Daí é só seguir este passo a passo:

  • acesse “Declarações e Demonstrativos”;
  • selecione “DIRPF — Declaração do Imposto sobre a Renda da Pessoa Física”;
  • vá em “Meu Imposto de Renda (Extrato da DIRPF)”;
  • clique em “Extrato do Processamento”;
  • selecione o ano vigente.

Como pontuamos, se o status indicar “Com pendências” é sinal de que você caiu na malha fiscal. Logo, será necessário ajustar as informações com a Receita Federal. Por outro lado, se o status for “Processada” ou “Em Fila de Restituição”, está tudo certo.

Entretanto, você pode ver outras respostas possíveis, que indicam que ainda é necessário esperar:

  • “Em processamento” quer dizer que sua declaração foi devidamente recebida pela Receita, mas ainda precisa ser processada;
  • “Em análise” significa que a declaração foi entregue, mas ainda está sendo avaliada, também porque o órgão espera a entrega de documentos solicitados do contribuinte;
  • “Retificada” indica que a declaração original foi substituída por uma declaração retificadora, usada para corrigir dados;
  • “Cancelada” informa que a declaração foi anulada, seja pela administração, seja pelo contribuinte.

O que fazer quando cair na malha fina?

Digamos que você foi verificar o status da sua declaração e descobriu que caiu na malha fina, ou seja, há pendências que precisam ser resolvidas. O que fazer?

O próprio sistema pode informar as divergências. Ao lado do status “Com Pendências”, você vai encontrar um ponto de exclamação. Nesse campo, há recomendações importantes da Receita Federal.

Normalmente, basta fazer uma declaração retificadora. Mas, dependendo da situação, a Receita Federal pode solicitar sua presença para uma entrevista com o fisco e entrega dos documentos necessários.

A maioria das pendências, porém, pode ser resolvida diretamente no site da Receita. Muitas vezes o problema está relacionado a erros de digitação ou omissões de informações. Então, é só fazer uma declaração retificadora.

Nesse caso, para enviar o registro, basta acessar o programa instalado no computador usado para enviar a declaração, ou mesmo no aplicativo de um dispositivo móvel. Dentro do menu “Declaração”, selecione a opção de “Retificar”. Então, escolha o ano da declaração que deseja corrigir.

Lembre-se de selecionar a última enviada, que pode ser a original ou a última “Retificadora”. Depois, o sistema vai disponibilizar esse registro na aba “Em Preenchimento”. Abra a parte do documento que precisa ser corrigido. Após, use a opção para “Verificar Pendências” de modo a se assegurar que não existem outros erros.

Por fim, é só clicar em “Entregar declaração” e pronto. O envio foi feito e bastará esperar os próximos dias para ter certeza de que as divergências foram resolvidas.

Não cometi um erro, mas caí na malha fina: o que fazer?

Vamos considerar mais uma situação: os dados que você enviou estão corretos e não há nada para retificar. O que fazer nesse caso?

Primeiramente, é importante entender como a Receita analisa as informações. Ao determinar que seus dados estão corretos, o órgão cruza o registro de diferentes informações declaradas pelas empresas, INSS, bancos, operadoras de cartão de crédito, imobiliárias e muitas outras instituições. A ideia é comparar os diversos registros a fim de determinar se são verídicos ou não.

Então, digamos que você pagou por um tratamento de saúde e declarou as despesas médicas de modo a serem deduzidas do imposto. Todavia, os dados dos hospitais e médicos não informam que você teve esse custo. As informações não batem, entende?

Assim, para resolver, o melhor caminho é agendar um atendimento e dirigir-se a uma agência da Receita Federal para apresentar os documentos e dar esclarecimentos. Essa é a maneira mais segura de evitar uma intimação e ter de pagar uma multa.

Esse agendamento pode ser feito no ano seguinte da apresentação da declaração. O link de agendamento também está disponível na página em que a malha fiscal é informada. Você vai selecionar a agência da RFB, dia e hora. Assim, receberá uma senha de atendimento.

Antes de ir à Receita, porém, com a senha de atendimento, entre no portal e-Defesa. Nele, você vai gerar os documentos de Solicitação de Antecipação de Análise e Termo de Intimação Fiscal. Imprima, assine os registros e leve-os no dia do atendimento. O e-Defesa facilita todo o processo de contestação.

Lembre-se de que, se você caiu na malha fiscal da Receita Federal, o prazo máximo para resolver as pendências é de cinco anos depois da entrega. Então, evite transtornos e mantenha suas informações sempre organizadas, acompanhando a situação da declaração no e-CAC.

Compreendeu um pouco mais a dinâmica das malhas fiscais? Já passou por esse problema? Achou fácil resolver? Compartilhe sua experiência e dê também suas dicas para enriquecer este post!

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Sobre o autor
Gerente do setor de Inteligência Fiscal da Alterdata.
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