A importância da qualificação cadastral para o envio do eSocial

Em breve, todas as empresas estarão obrigadas a entregar o eSocial. Por isso, é imprescindível que o cadastro dos trabalhadores esteja correto para que o envio dos dados e seus vínculos com as empresas seja realizado de forma adequada.

Um dos aspectos mais importantes para o alinhamento desses dados é a qualificação cadastral, cujo objetivo é confrontar as informações dos trabalhadores nas bases do Cadastro de Pessoa Física (CPF) e do Cadastro Nacional de Informações Sociais (CNIS). Só assim é possível identificar possíveis falhas que futuramente venham a impossibilitar o envio do eSocial.

Desde já, podemos destacar que é essencial não existir divergências em relação aos dados cadastrados nos órgãos governamentais. Caso contrário, o registro do funcionário não pode ser feito.

Mas muita calma nessa hora! Você por acaso sabe o que é a qualificação eSocial? Quer entender mais sobre o processo? Então continue a leitura deste post e acompanhe as novidades sobre o assunto!

O que é a qualificação cadastral?

A qualificação cadastral é um dos passos iniciais para que as empresas se adaptem ao eSocial. É essencial fazê-la para organizar os dados dos colaboradores e garantir a consistência das informações enviadas.

Embora não seja obrigatória, a qualificação cadastral é a única forma de enviar as informações e recolher as obrigações usando o eSocial. Isso porque esses dados são confrontados com a base do eSocial e validados nos bancos de dados do CPF e do CNIS.

Uma enquete do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), feita com quase 13 mil participantes no fim de 2017, apontou que apenas 36,7% das empresas já haviam feito a qualificação dos trabalhadores. Enquanto isso, os outros 63,3% declararam que ainda não haviam feito ou até que desconheciam o procedimento.

A transmissão de eventos para o eSocial começou em 2016 para empresas com faturamento superior a 78 milhões de reais. Desde março de 2018, os empregadores desse grupo passaram a enviar os eventos de cadastramento inicial dos trabalhadores, o que é impossível se os dados não estiverem qualificados.

Quem deve ser qualificado?

Todos os trabalhadores devem ser qualificados, independentemente da categoria. Isso inclui empregados, servidores públicos, contribuintes individuais, avulsos, estagiários e assim por diante. Para aqueles cujo CNIS não é obrigatório (como estagiários, bolsistas e inativos), o eSocial faz a validação apenas na base do CPF.

Para ajudar as empresas na regularização cadastral dos trabalhadores, o portal eSocial oferece um aplicativo de consulta da qualificação cadastral. Com ele, é possível identificar eventuais divergências entre os dados registrados nas empresas e as informações contidas nas bases do CPF e do CNIS.

Adaptar-se ao eSocial requer uma mudança de cultura e de processos das companhias o mais breve possível. Afinal, as organizações ainda não prontas para ele estão sujeitas ao pagamento das mesmas multas que existem atualmente. Entenda: o eSocial não muda a legislação, mas faz que ela seja cumprida com mais agilidade.

Como fazer a qualificação eSocial?

A qualificação cadastral pode ser feita de 2 formas: manual (online) ou por meio de consulta em lote. Ambas estão disponíveis no portal eSocial. Confira a seguir como funciona cada uma delas!

Consulta manual online

Essa modalidade permite consultar simultaneamente os cadastros de até 10 trabalhadores. Para isso, devem ser informados nome, data de nascimento, CPF e CNIS diretamente no portal eSocial.

Consulta em lote

Indicada para a qualificação cadastral de uma grande quantidade de trabalhadores, é processada em até 48 horas e fica disponível por 30 dias. No arquivo de retorno, as divergências identificadas entre os cadastros internos das empresas, o CPF e o CNIS são evidenciadas, assim como a orientação para ajustá-las.

O sistema de Departamento Pessoal da Alterdata é integrado ao portal eSocial. Com essa ferramenta, é possível fazer a qualificação cadastral e saber se há divergências a serem corrigidas. Nesse caso, o trabalhador deve regularizar seus dados nos órgãos responsáveis. Assim:

• divergência no nome informado no CPF: comparecer a uma conveniada da Receita Federal, como a Caixa Econômica, o Banco do Brasil ou os Correios;
• divergência no CPF do CNIS do Banco do Brasil: atualizar o cadastro em uma agência do Banco do Brasil;
• divergência no CPF do cadastro da CEF: atualizar o CNIS Empresas pelo Conectividade Social ou em uma agência da CEF;
• divergência no CPF do cadastro do Instituto Nacional do Seguro Social (INSS): agendar atendimento pelo 135.

Essas pendências devem ser resolvidas o quanto antes, porque se os dados não forem corrigidos na qualificação cadastral, as informações não podem ser enviadas ao eSocial. Já em cadastros sem divergências, o registro é validado automaticamente.

Em outras palavras, podemos dizer que os dados básicos dos trabalhadores devem estar regulares para que a empresa consiga implementar o eSocial. Com a ferramenta disponível no portal, o empregador pode identificar as divergências entre seu cadastro interno, o CPF e o CNIS.

Quando há incorreções, o próprio sistema apresenta as orientações para que a companhia dê andamento à qualificação cadastral. Dessa forma, não se comprometem o cadastramento inicial nem as admissões de trabalhadores no eSocial.

Se ainda tiver dúvidas sobre o assunto, acompanhe nossas transmissões online gratuitas, que acontecem toda quarta-feira às 10 horas. O link sempre é divulgado uma hora antes, diretamente na página da Alterdata no Facebook!

E então, preparado para as modificações trazidas pela qualificação eSocial? Para se informar mais sobre o tema, aproveite para aprender a enviar o eSocial usando a procuração eletrônica!

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