Período de fim de ano é sempre a mesma coisa: é preciso ter atenção especial em relação a obrigatoriedades tanto contábeis quanto fiscais. E isso não diz respeito apenas às demandas dos clientes. Diz respeito também à própria contabilidade. Ao contador, cabe reunir todos os recibos, documentos e tudo mais que foi movimentado. É isso o que permite a ele fazer o fechamento anual do escritório.
Em resumo, é preciso pensar em tudo o que aconteceu durante o ano para ter como fazer o fechamento anual e assim conhecer a real situação financeira do escritório. Entre outros benefícios, essa prática ajuda no planejamento futuro e na própria auditoria do que foi realizado.
Quer saber como fazer isso da maneira certa? Então confira nossas dicas.
Entenda a diferença entre o fechamento anual e o fechamento mensal
Primeiro, vale a pena entender a diferença entre esses dois tipos de fechamentos. É muito comum que mesmo profissionais confundam essas abordagens diferentes. Entretanto, a realidade é que representam procedimentos consideravelmente distintos.
Para simplificar, o fechamento mensal, como o próprio nome sugere, acontece mês a mês. O motivo disso é que a maior frequência ao longo do ano permite que os responsáveis pelo procedimento identifiquem com facilidade as maiores necessidades da empresa. Logo, é um recurso que visa a criação de estratégias pensando no desenvolvimento.
Já o fechamento anual ocorre uma vez por ano. Neste caso, o foco está em observar o panorama geral do período, de maneira que seja possível avaliar o processo como um todo e obter os relatórios contábeis obrigatórios.
Saiba como fazer o fechamento anual
O mais importante é que o fechamento anual permite à empresa contar com uma ferramenta para o seu planejamento. E essa acaba sendo uma ação estratégica. Considerando esse impacto, podemos pensar em alguns pontos essenciais para criar um fechamento anual que seja realmente efetivo.
Atenção a escrituração contábil
O ideal é que no dia a dia do escritório contábil, os relatórios e dados gerados sejam devidamente registrados. Assim, no momento do fechamento será possível verificar as informações com maior facilidade.
É preciso que sejam criados processos de conferência para que sejam identificados com a rapidez necessária, problemas como:
- irregularidades naquilo que foi debitado e creditado;
- saldos dos ativos e das despesas;
- passivos e receitas;
- valores dos credores;
- entre outros.
Também é importante fazer a checagem legislativa de cada um desses registros. É isso que garantirá à empresa estar em dia com as exigências.
Organize os saldos
É fundamental ter atenção aos saldos. Eles são úteis para a escrituração contábil e também para a elaboração dos relatórios. É preciso que exista um padrão de registro. Do contrário, o escritório tende a pecar na organização.
A realidade é que levantar informações pode ser uma tarefa muito mais complexa do que precisa. Por isso, o controle é essencial. Ele ajuda a evitar perda de tempo, algo que compromete a ação estratégica da equipe.
Vale lembrar que empresas que têm o costume de fazer esse controle costumam ser aquelas que reúnem informações para o fechamento anual com facilidade e contam com dados suficientes para trabalhar com projeções de orçamento, visando um planejamento mais qualificado.
Conte com um sistema
Uma solução tecnológica pode ser útil para reunir as diferentes informações necessárias para a devida organização e ainda facilita na hora do contador realizar o fechamento anual.
É nessa lógica que a tecnologia deve ser pensada e inserida na realidade de um negócio, especialmente o que atua no ramo da contabilidade. Com um sistema avançado é possível controlar as movimentações que ocorrem no dia a dia e fazer disso um diferencial.
Ao fim do ano, quando for necessário pensar no fechamento anual esse tipo de recurso pode simplificar o cumprimento dessa obrigação e dar ao escritório maior segurança em relação ao projeto. Por isso, contar com um sistema é de vital importância.
Cuidado com os demonstrativos
Na hora de fazer o fechamento é preciso ter um cuidado especial não só com a parte do planejamento, mas também das obrigações legais.
É obrigatório trabalhar com 3 relatórios. No caso, o Demonstrativo de Resultados de Exercício (DRE), o Balanço Patrimonial e o Demonstrativo de Lucros ou Prejuízos Acumulados (DLPA).
Para o profissional contábil, conhecer detalhadamente cada um deles é algo que faz muita diferença. O motivo é que isso protege o empreendimento em relação a problemas legais.
Fundamental é compreender a natureza de cada um desses documentos para desenvolvê-los da maneira como é necessário.
Faça o fechamento mensal
Você não precisa escolher entre as duas opções, sendo que trabalhar com as duas ajuda a qualificar o processo. Com o fechamento mensal realizado no início de cada mês é possível fazer o registro do fluxo de capital da empresa com maior precisão.
Assim, o ideal é se organizar para reunir os documentos e a movimentação trabalhista do mês, manter em ordem toda a movimentação fiscal como notas fiscais, notas concessionárias e comprovantes de pagamentos de impostos.
Da mesma forma é possível pensar em documentos não ligados à questões operacionais. Entre outros podemos citar:
- comprovantes de variadas receitas e despesas;
- arquivos eletrônicos com informações financeiras específicas;
- extratos complementares, tais como cartões de crédito e descontos de duplicatas e;
- recibos e contratos como honorários e contratos a pagar.
Entenda como o fechamento anual pode ser útil para o escritório
Em resumo, além de ser obrigatório, o fechamento anual permite uma visão mais correta do empreendimento. É por meio dele que o escritório tem como avaliar seus resultados, identificar os prejuízos e sua origem, saber como enfrentar eventuais crises financeiras do jeito certo e ter a certeza de que sofreu impactos positivos ou negativos no período.
Em consequência disso é possível trabalhar com os dados gerados para tomar decisões e elaborar novas estratégias de crescimento.
Com o fechamento é possível partir do devido entendimento do que foi feito ao longo de um ano para definir os passos no ano seguinte.
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