A conciliação bancária é um dos principais termos de contabilidade, sendo uma forma de comparar os lançamentos da conta corrente e as movimentações financeiras da empresa. Ou seja, nada mais é do que uma conferência entre os registros da instituição e o que é mostrado no extrato bancário.
Essa atividade visa garantir que o orçamento fique em dia, contribuindo com a saúde monetária da companhia. O processo também ajuda a evitar prejuízos na hora de executar os próximos passos da organização (realizar investimentos, implantar melhorias, criar reservas emergenciais etc.) e previne desvios de capital, pois identifica alterações no caixa.
Pensando em ajudar você melhorar a gestão financeira da sua empresa, elaboramos este conteúdo. Nele, você vai aprender como realizar uma conciliação bancária eficiente. Confira!
Qual é a diferença entre conciliação bancária e fluxo de caixa?
A conciliação bancária é uma forma de confirmar se o fluxo de caixa está correto. Ele, por sua vez, registra toda a movimentação monetária do negócio. Portanto, a diferença é que a conciliação analisa se o fluxo de caixa bate com o saldo bancário da instituição.
Por isso, embora sejam confundidas com frequência, essas duas atividades são bem distintas. Contudo, dependem uma da outra para existir. O fluxo é avaliado pela conciliação e esta, por fim, é um instrumento para otimizar o outro.
Como é feita a conciliação bancária?
A conciliação bancária é uma tarefa relativamente simples de ser feita. Basta seguir os seguintes passos!
Fazer o lançamento diário das movimentações financeiras
Preservar o registros das transações financeiras é o primeiro passo para iniciar a conciliação bancária. Nesse sentido, a melhor atitude é realizar o procedimento diariamente. As movimentações de rotina a serem catalogadas englobam o pagamento de funcionários, fornecedores, recebimento de clientes, impostos, juros, multas etc.
Nessa operação, é necessário classificar a natureza dos gastos, como insumos de produção, materiais de escritório, salários e outros. Aqui entram, inclusive, as datas e as contas bancárias onde houve fluxo de crédito e débito.
Verificar saldos
Para analisar os saldos, é preciso que você tenha o extrato bancário e o registros do mesmo período. Com atenção, verifique se o saldo final da análise interna correspondente à última conciliação bate com o saldo inicial mostrado no extrato.
Conferir lançamentos
Veja se o lançamento do extrato foi também anotado no controle de finanças da empresa. Lembre-se de conferir se as datas e os valores estão idênticos. Nessa etapa, você pode se deparar com divergências de gastos, rendimentos, datas e lançamentos que não foram computados nos controles diários.
Corrigir diferenças nos lançamentos
Se durante a conferência você detectar valores equivocados ou inexistentes, veja se a falha está na verificação da empresa ou no banco. Depois, avalie o que pode ser feito para consertar essas divergências. Vale reforçar que o mais importante é localizar a origem do problema e resolvê-lo o mais rápido possível.
Quais problemas podem acontecer na conciliação bancária?
Ao pegar um gancho no tópico anterior, vamos agora esmiuçar os problemas que podem surgir durante a conciliação bancária. Observe algumas a seguir!
Dados diferentes entre o extrato do banco e as informações do controle financeiro interno
Durante esse processo podem surgir equívocos entre os lançamentos internos e os lançamentos da instituição bancária. Nesse sentido, é importante analisar se houve cobrança indevida nos juros, se os descontos foram altos ou se o registro financeiro teve muitos erros.
Débitos errados na conta bancária da empresa
Somente por meio da conciliação é possível saber se o banco faz débitos corretos ou não na conta corrente da empresa. Se você encontrar valores errados, procure a instituição para pedir o estorno do dinheiro debitado.
Nesse sentido, mesmo que não encontre débitos indevidos, veja com seu gerente se não existem débitos automáticos na conta. Caso tenham, verifique a possibilidade de bloquear essa modalidade de lançamento.
Cheques compensados com atraso ou transferências não computadas
Outros problemas podem ocorrer por causa da emissão de cheques que demoram para compensar. Durante o controle do fluxo de caixa, é preciso analisar esses dados, pois os cheques ainda serão debitados na sua conta. Caso as transferências não sejam processadas pelo sistema bancário, você precisa ficar atento para garantir os pagamentos.
Débitos indevidos de impostos, taxas e aplicações
Alguns lançamentos podem não ser previstos pelo controle de caixa. Esse é o caso dos impostos de aplicações e empréstimos, como:
- Imposto sobre Operações Financeiras (IOF);
- taxas de banco e de transações;
- aplicações financeiras automáticas.
Vale conferir todos esses débitos, especialmente os bancários, pois é comum surgirem valores equivocados entre o que foi negociado com a instituição e o que foi debitado na conta.
Depósitos sem identificação
Valores não identificados devem ser excluídos da conciliação bancária, mas eles precisam ser detectados quanto antes. Por isso, é importante fazer o controle diário do caixa.
Separe os depósitos “fantasma” dos que têm origem definida, pois eles podem fazer parte de um erro de transferência, uma venda não computada ou uma antecipação de um cliente. Fazer isso com rigor favorece o balancete e conciliações futuras.
Como criar uma planilha de conciliação bancária?
Para montar uma planilha de conciliação bancária concisa e eficiente, é necessário inserir colunas e dados essenciais. Para isso, elaboramos um passa a passo de modo que você use as informações necessárias de maneira objetiva. Vamos começar?
Separe suas contas
A gestão dos documentos eletrônicos e físicos é fundamental para estruturar a planilha. Logo, registre todas as contas da empresa e classifique-as conforme a ordem de pagamento e fornecedor. Se a companhia tem mais contas bancárias, as informações de cada uma devem estar em blocos diferentes para que as conciliações sejam feitas separadamente.
Analise os saldos
Após a separação, avalie o saldo de todas as contas. Para isso, confira e compare os valores de cada conta bancária com o controle do fluxo de caixa.
Confira as datas
Considere as datas de todas as transações do período para evitar erros e saber exatamente o dia em que as movimentações foram feitas. Informações sobre juros e taxas bancárias presentes no extrato das contas precisam bater com os registros do controle interno.
Realize as correções necessárias
Após preencher a planilha de acordo, realize as correções o mais breve possível. Assim, você não faz análise de dados irreais, permitindo que suas decisões financeiras sejam tomadas corretamente.
Armazene os documentos
Armazene, preferencialmente de forma digital, a planilha completa, mas também seus extratos, notas fiscais, comprovantes cupons, recibos etc. Essas documentações devem ser armazenadas na pasta digital do controle interno.
Essa planilha pode integrar o sistema de gestão para facilitar a análise de dados por meio da emissão de relatórios — para sua empresa ou para o cliente de serviços contábeis —, fazer projeções, comparar resultados e ter o controle de cada item que faz parte do extrato bancário.
Então, aprendeu como realizar a conciliação bancária? Esperamos que sim! Ao fazê-la com atenção, você terá uma gestão financeira exemplar na sua empresa, que pode ser direcionada para investimentos em melhorias e crescimento.
Por fim, vale mencionar que, junto dessa atividade de conciliação bancária, é recomendado fazer a conciliação de cartão de crédito, comparando os valores das vendas via cartão com o que foi recebido pela operadora — sem se esquecer de equiparar as taxas praticadas com as negociadas, é claro.
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