Empresas que lidam com prestação de serviços devem ter uma rotina bastante organizada para atender os prazos e a satisfação do cliente. Por isso, saber fazer uma ordem de serviço pode te ajudar muito nesse processo.
Saber fazê-la é bastante útil no planejamento e organização do fluxo de trabalho da empresa durante a sua prestação de serviço.
Existem muitas maneiras para isso. Tudo vai depender do padrão, tamanho e área de atuação da empresa. No entanto, existem informações que não podem faltar na ordem de serviço. Elas são essenciais para garantir a credibilidade e viabilidade desse documento.
Quer saber mais detalhes sobre esse assunto? Acompanhe esse texto descubra o que é uma ordem de serviço, qual o intuito dela para a empresa. Também conheça as vantagens dela e como a tecnologia pode ajudar nesse processo.
O que é uma ordem de serviço?
Antes de saber como se faz uma ordem de serviço, é preciso compreender claramente o que ela é. A ordem de serviço é um documento realizado para formalizar o serviço que será prestado para um cliente. Ele é uma referência para a organização de todo trabalho a ser realizado.
Esse documento é uma ótima ferramenta para as empresas prestadoras de serviços conseguirem realizar o planejamento e a organizar as demandas para os atendimentos. Assim, é possível ter um fluxo de trabalho melhor controlado.
São inúmeras as atividades que podem ser acompanhadas ou autorizadas por ordem de serviço. Algumas são: limpeza, manutenção de equipamento e instalação de equipamentos ou softwares.
De modo geral, a ordem de serviço pode ser usada apenas para uso interno. Mas nos casos em que existe contrato de prestação de serviço, geralmente a ordem serviço é obrigatória. Ela então traz uma garantia à empresa e ao cliente de qual serviço será prestado, quando e para quem. Também define quais materiais e equipamentos devem ser utilizados, dentre outras informações.
Qual é o intuito da ordem de serviço para a empresa?
Em primeiro lugar, para saber como se faz uma ordem de serviço, é necessário que você entenda como ela é fundamental nos negócios. A ordem de serviço é uma maneira de profissionalizar a gestão dos prestadores de serviço da empresa. É um modo de documentar todo o procedimento de venda e entrega das demandas de serviços.
A ordem de serviço veio então para mudar aquele cenário onde as empresas apenas anotavam, de madeira avulsa, as informações dos pedidos. Ou apenas faziam comunicados de maneira informal. Sendo assim, a ordem de serviço veio elevar o padrão de profissionalismo.
Além disso, a ordem de serviço serve para centralizar todas as informações. Isso porque cada ordem de serviço pode ter um número e ser cadastrado de acordo com o nome do cliente. Assim ajuda a organizar bastante não apenas no atendimento, mas também a questão da gestão financeira, controle de estoque e de qualidade.
Quais as vantagens de utilizar a ordem de serviço?
Como vimos, a ordem de serviço é fundamental para que os gestores consigam ter controle sobre o fluxo de trabalho. Mas os benefícios não param por aí. Existem outras vantagens que impactam toda a empresa. Se você deseja saber como se faz uma ordem de serviço, saiba que há uma vasta lista de bons motivos. Alguns deles são:
- Maior agilidade para gerenciar finanças;
- Orientar execução segura eficiente do serviço;
- Ajudar no controle de trocas reparos e alterações;
- Melhorar o cálculo dos custos e da precificação;
- Encontrar o equilíbrio de estoque, evitando atrasos;
- Cálculo preciso da utilização de mão de obra e na prestação do serviço.
Como se faz uma ordem de serviço?
Agora que você já está expert no assunto, podemos tratar sobre como se faz uma ordem de serviço. Há modelos ideias? Como escolher um formato? Saiba tudo isso abaixo.
Tempos atrás, a ordem de serviço era feita à mão. Cada colaborador tinha um bloco da empresa onde anotava todos os pedidos que recebia para prestação de serviços. Hoje em dia, as empresas já superaram essa situação, oferecendo modelos digitais de ordem de serviço.
É uma maneira muito mais prática e eficiente de registrar esse tipo de documento. Além disso, evita-se o trabalho repetitivo e os colaboradores ganham tempo na organização das tarefas. Sem contar a vantagem de ter os documentos padronizados.
Os dados que constam na ordem de serviço podem variar de acordo com o tipo, porte da empresa e o segmento onde ela atua. Mas, de modo geral, a ordem de serviço deve conter informações fundamentais como:
- Data de emissão;
- Número identificador da ordem de serviço;
- Descrição do serviço a ser prestado;
- Orçamento e formas de pagamento;
- Local de realização do serviço;
- Informações do cliente, como o endereço, telefone e nome;
Como podemos notar, ao começar a entender sobre como se faz uma ordem de serviço, você nota alguns padrões. Como, por exemplo, os dados presentes na ordem de serviço. Eles funcionam como uma autorização para o início de determinada prestação de serviço, além de oferecer informações para todo esse procedimento.
Nesse sentido, é recomendável que o próprio colaborador que fez a emissão da ordem de serviço faça a assinatura do documento. É preciso especificar o seu cargo, o que ajuda a facilitar o controle interno da demanda.
É preciso também ter atenção ao número das ordens serviço. Eles devem ser diferentes e registrados para que uma mesma ordem não seja emitida com o mesma numeração. Com ele, e todos os demais detalhes citados acima, você conseguirá aplicar seus conhecimentos de como se faz uma ordem de serviço com maestria.
Como a automação da ordem de serviço pode ajudar empresa?
Mas e se na hora de buscar como se faz uma ordem de serviço você encontrar dificuldades? Fazer o controle manual das ordens de serviço pode ser bastante é ruim para empresa. Dependendo do porte da organização seria impossível dar conta de todos os serviços solicitados. Sem contar a questão de acumular papel e perder os prazos.
Para evitar essas e outras situações, é recomendável a realização da automação da ordem de serviço. Trata-se da utilização de softwares ou plataformas que disponibilizam preenchimento da ordem de serviço bem como a sua emissão.
Nesse tipo de solução tecnológica, as ordens de serviços são criadas automaticamente em poucos instantes. Assim, de maneira ágil, já pode estar disponível para o cliente. Além disso, por ter um sistema informatizado de ordem de serviço é possível centralizar todas as informações emitidas e melhorar o gerenciamento.
Essas foram algumas informações sobre ordem de serviço. Sempre quando introduzir transformações tecnológicas na empresa, é importante contar com empresas parceiras que tem vasta experiência nesse tipo de implementação. Assim vai ser possível oferecer o melhor software para aquele segmento do mercado e atingindo os resultados mais rapidamente.
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