Uma ordem de serviço é a descrição dos serviços que uma empresa presta para determinado cliente. Ela é um documento que demonstra como a empresa pretende executar uma atividade. Logo, seguir um modelo de ordem de serviço é útil para que o seu negócio registre as informações certas.
No geral, a ordem de serviço serve tanto para o registro interno da organização quanto para o controle por parte do cliente. Isso porque, quando bem-feita, ela funciona como instrumento contábil e produtivo, já que pode direcionar melhor a ação da equipe.
A questão é pensar no modelo de ordem de serviço em função do tipo de negócio que a sua empresa tem. Sobre isso nós vamos tratar agora. Acompanhe.
O que é preciso ter em uma ordem de serviço
No geral, a ordem de serviço não precisa seguir direcionamentos mais elaborados. Isso quer dizer que cada empresa é livre para criar o documento de acordo com seus interesses e, claro, os de seus clientes.
Vale lembrar que na correria do dia a dia, criar um modelo de ordem de serviço que dê agilidade ao preenchimento de informações é fundamental.
Por isso, vale a pena considerar um direcionamento mais geral, daquilo que costuma estar presente nos documentos. São os itens:
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Número de ordem de serviço;
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Qualificação da empresa e da equipe;
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Qualificação do cliente;
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Descrição da mão de obra e do valor;
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Descrição dos riscos com a realização do serviço;
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Data da emissão do documento;
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Prazo para a execução do serviço;
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Assinaturas tanto do responsável pela empresa quando do cliente.
Quando emitir a ordem de serviço
A emissão deve ser feita sempre que o cliente procurar a empresa em busca de uma solução para seu problema. Com ela é possível especificar os aspectos mais relevantes do serviço a ser realizado. Além disso, é importante pensar na ordem de serviço como uma ferramenta para simplificar o controle das informações dentro da empresa.
É por meio dela que sua equipe terá como se organizar melhor na busca pelo atendimento ao cliente mais qualificado possível. Pense em uma empresa que costuma detalhar melhor as exigências na nota. É natural que ela apresente maior cuidado na busca por resultados a ponto de ganhar a confiança do cliente para negócios futuros.
Tipos de ordem de serviço
Basicamente, existem quatro tipos de ordem de serviço presentes no mercado. Elas variam em função do tipo de serviço realizado pela empresa, embora, em geral, sejam bem semelhantes.
A importância de adotar o modelo de ordem de serviço certo para o seu negócio é dar ao documento um grau maior de compatibilidade com o projeto em questão. Assim, conheça as opções.
1. Ordem de serviço de manutenção
Empresas que trabalham com serviços de manutenção geralmente contam com um modelo próprio para controlar esse tipo de atividade.
É bastante comum esse tipo de ordem de serviço nas empresas. Ela é emitida quando o pedido de manutenção é realizado para reparar danos sobre determinado produto. Empresas voltadas para manutenção predial, industrial, entre outras, costumam adotar esse tipo de solução.
2. Pedido de serviço
Neste caso, o foco do modelo de ordem de serviço é o começo de um novo projeto para o cliente. Não é algo que está relacionado a um dano em específico.
O pedido de serviço é uma ordem mais genérica, que permite que a empresa se organize para ações específicas. Neste caso, é possível considerar exemplos mais generalistas de empresas prestadoras de serviços, tais como aquelas que trabalham com instalações de internet, TV a cabo e placas fotovoltaicas.
3. Ordem de serviço de evento
Geralmente esse modelo de ordem de serviço é emitido quando a empresa trabalha na organização de um acontecimento específico de certa relevância.
Ele é útil para o controle das atividades que precisam ser feitas separadamente das ações de rotina, como a manutenção de equipamentos.
4. Ordem de serviço preventivo
É emitida sempre antes de determinado problema aparecer. A ideia aqui é preparar algo para evitar que imprevistos o afetem futuramente.
Ações preventivas podem exigir abordagens diferentes das comuns. Por isso, vale a pena trabalhar com um tipo de ordem específica.
Como escolher o melhor modelo de ordem de serviço para o seu negócio
O mais importante é que a ordem de serviço ofereça dois diferenciais, que são:
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Gerar dinamismo para as emissões;
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Facilitar no controle interno e externo das informações.
Unindo esses dois elementos, a garantia é de que os procedimentos serão realizados com critérios, sua equipe tenha algo mais para tornar os processos mais rápidos e ainda seja possível avaliar os registros de maneira adequada.
A dica é conhecer a realidade do seu empreendimento e, em função disso, decidir pelo tipo que mais tem a ver com a rotina de suas operações. Uma empresa especializada em serviços de manutenção, por exemplo, naturalmente precisa trabalhar com ordens mais voltadas para esse tipo de necessidade, assim como aquelas que atuam com serviços preventivos devem mirar em ferramentas úteis para essa finalidade.
No geral, não há segredo para o modelo de ordem de serviço. O importante é considerar as informações que são mais úteis para tornar o seu trabalho mais qualificado e investir nelas. Havendo a necessidade de customizar modelos, isso será mais simples se você escolher o tipo de ordem de serviço certo.
A importância de automatizar a emissão das ordens de serviço
Por fim, o importante é que você crie um padrão para criar esse tipo de documento. Assim é possível trabalhar com agilidade no dia a dia e evitar que tanto a equipe quanto os clientes percam mais tempo do que o necessário na criação das ordens de serviço.
Esse problema geralmente acontece quando o funcionário precisa pensar nos elementos a serem inseridos na ordem de serviço.
Com a automação, você já alinha anteriormente o seu tipo de atividade com o documento em questão. Logo, basta imprimir de acordo com o modelo de ordem de serviço e entregar para o cliente assim que o pedido é feito.
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