NF-e: diferença entre emissor gratuito e sistema de emissão

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é um documento digital que tem o objetivo de documentar uma operação de circulação de mercadorias, uma prestação de serviços ou alguma transação que exija a sua emissão, nos termos das legislações tributárias e fiscais brasileiras.

Desde a sua criação, a NF-e podia ser expedida por meio de um emissor gratuito disponibilizado pela Secretaria da Fazenda. No entanto, a SEFAZ informou aos contribuintes que, a partir deste ano, o sistema de emissão gratuito de notas fiscais eletrônicas não seria mais atualizado, além de ser lentamente desativado.

Essa mudança alterou a rotina de muitos empresários e gestores, que se viram obrigados a buscar alternativas para a continuidade da emissão das notas eletrônicas. Todos as empresas que utilizam o emissor gratuito disponibilizado pela SEFAZ precisam se adequar a essa nova realidade buscando um novo software de emissão de notas fiscais.

Por isso, preparamos este artigo para ajudá-lo a entender a diferença entre emissor gratuito e sistema de emissão. Aqui também compartilharemos diversas dicas que vão facilitar a sua vida na hora de escolher a alternativa mais estratégica para o seu negócio. Confira!

O que é um emissor gratuito de NF-e

O emissor gratuito de Nota Fiscal Eletrônica é um software sem custo algum para o empresário e que tem a funcionalidade de emitir a NF-e de acordo com as exigências legais.

A Secretaria da Fazenda disponibilizou por um longo período de tempo um emissor gratuito, mas ele está sendo lentamente retirado de circulação, fazendo com que os empresários precisem buscar novas alternativas.

Mesmo com a descontinuidade do software oferecido pela SEFAZ, ainda é possível encontrar alguns emissores gratuitos de NF-e circulando pela internet. Teoricamente, esses emissores têm a mesma função daquele oferecido pela Secretaria da Fazenda.

Entretanto, tais sistemas gratuitos não oferecem todas as garantias do sistema anterior, além de ter funções limitadas em relação às opções que o mercado de tecnologia disponibiliza.

Entenda como funciona um sistema de emissão de NF-e

O sistema de emissão de NF-e é um software completo que pode incluir não só a emissão das Notas Fiscais, como também outras funcionalidades relevantes para o negócio.

Muitas empresas já vêm adotando sistemas próprios de emissão de NF-e. Existem várias opções no mercado que são de fácil entendimento e muito úteis dentro das rotinas de empresas, já que integram informações e otimizam as tarefas do cotidiano.

Emissor de NFe Koopon Alterdata - blog

Motivos para mudar o sistema de emissão de NF-e

Além da suspensão do serviço atualmente oferecido pela SEFAZ, outro grande motivo para mudar o sistema de emissão de Notas Fiscais Eletrônicas está na possibilidade de contratar um sistema personalizado para o seu negócio.

O novo software pode, por exemplo, ter opções como o preenchimento automático de informações, agilizando a emissão do documento. Ele pode, ainda, integrar outras funcionalidades como controles de estoque, controles de pagamento e até mesmo controles de produção.

Sistemas próprios são totalmente personalizáveis de acordo com as necessidades do negócio, razão pela qual a mudança é muito vantajosa.

Vantagens dos emissores integrados

Os emissores integrados trazem diversas vantagens para as empresas. Veja algumas delas!

  • Facilita a gestão de tempo: como é possível adotar um sistema com preenchimento automático de informações, todo o processo se torna mais ágil que o atualmente disponibilizado gratuitamente pela SEFAZ.
  • Agilidade no preenchimento e emissão da NF-e: é possível personalizar o sistema de tal forma que se possa, por exemplo, emitir uma nota fiscal a partir de um orçamento anterior que já esteja inserido no sistema.

A necessidade de adaptação a essa nova realidade é a oportunidade para que você automatize o seu negócio e tenha um controle financeiro muito mais completo e eficiente. Isso tudo só é possível com um software que seja perfeito para as suas necessidades.

Como emitir uma Nota Fiscal nos novos moldes

Com a extinção do emissor gratuito da SEFAZ, é necessário buscar um software substituto. Conforme mencionamos, o importante é adotar uma ferramenta que atenda às necessidades do negócio e permita a otimização das atividades rotineiras.

Após escolher a ferramenta de emissão de NF-e, é importante estar atento às seguintes etapas que devem ser seguidas:

  1. Cadastro na Secretaria da Fazenda: é obrigatório realizar o cadastro na Secretaria da Fazenda. De forma geral, o procedimento costuma ser muito simples. Como o credenciamento é diferente em cada Secretaria, é importante que você acesse o site do seu Estado e busque orientações específicas do Fisco local. Em caso de dúvida, busque auxílio do seu contador — ele certamente poderá auxiliá-lo nessa etapa.
  2. Certificado Digital: a emissão da Nota Fiscal Eletrônica está atrelada à obrigação de possuir um certificado digital válido. Esse certificado é uma espécie de assinatura da empresa, que identifica e protege as informações do seu negócio. O certificado pode ser emitido e renovado em Certificadoras autorizadas pela ICP (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras).
  3. Cadastro de informações da sua empresa no novo software emissor: após obter o certificado digital, é necessário cadastrar as informações da sua empresa no novo sistema de emissão. As informações variam entre um sistema e outro e, em geral, os dados necessários para cadastro são: nome, CNPJ, Inscrição Estadual e Regime Tributário. Preencha todas as informações para passar a utilizar o seu novo sistema de emissão de Notas Fiscais Eletrônicas sem dificuldades.
  4. Exportação de dados do emissor gratuito da Secretaria da Fazenda: a última etapa permite que você exporte dados no emissor da SEFAZ para o seu novo sistema de emissão. A exportação dessas informações vai variar muito de acordo com o sistema escolhido e com as informações que já estão inseridas no novo sistema pela equipe de software que desenvolveu o programa. Por isso, lembre-se de verificar essa questão com o profissional responsável pelo desenvolvimento e manutenção do seu novo sistema de emissão de NF-e.

A extinção do sistema emissor gratuito de Notas Fiscais Eletrônicas é uma excelente oportunidade para que a sua empresa se modernize e melhore os softwares utilizados na gestão e nas atividades rotineiras do negócio. Aliar a tecnologia ao seu empreendimento é garantia de crescimento e sucesso, mesmo em tempos de crise.

E então? Gostou deste artigo? Que tal compartilhá-lo nas suas redes sociais e espalhar essas dicas entre os seus amigos?

Related Posts

Lean startup: entenda o que é e quais são seus...

5 mudanças na contabilidade que você precisa...

5 benefícios de um sistema ERP para a gestão da sua...

Deixe uma resposta