A presença da informação necessária para a validação do GTIN nas notas fiscais não é mais uma demanda opcional.
A partir de 1º de outubro de 2025, a validação GTIN nas NF-e e NFC-e passa a ser obrigatória, conforme a NT 2021.003.
Na prática, a Sefaz passa a cruzar cada GTIN com o Cadastro Centralizado.
Assim, qualquer divergência entre o cadastro do produto e a descrição da nota resulta em rejeição com impacto imediato no faturamento, na ogística e no caixa dos seus clientes.
Este guia explica, de forma objetiva, o que é o GTIN, porque a validação se tornou mandatória e quais são as responsabilidades do contador.
Você também verá como a tecnologia contábil automatiza as conferências, reduz riscos operacionais e sustenta uma atuação consultiva mais ágil no dia a dia do escritório. Confira!
O que é o GTIN?
Todo mundo conhece o código de barras, não é mesmo? Pois o GTIN, sigla para Global Trade Item Number, se refere a ele. Isto é, uma numeração única associada a um produto, funcionando como uma identidade ao resumir suas características.
Por que a validação do GTIN se tornou obrigatória?
Em geral, quando ocorre uma mudança na contabilidade, a tendência é que muitos clientes a considerem mais uma burocracia. Contudo, os contadores devem ter em mente que esses ajustes na legislação são importantes para combater a sonegação fiscal e a informalidade que acarretam o aumento de tarifas.
No caso da validação de GTIN nas notas, por exemplo, sua obrigatoriedade é preponderante para que a circulação de mercadorias tenha um bom rastreio, permitindo que os impostos sejam cobrados de forma correta.
Além disso, essa proposta visa garantir que os produtos comercializados no país são genuínos, eliminando adulterações que causam diversos prejuízos tanto para o estado quanto para a sociedade e a livre concorrência.
Basicamente, a partir dessa medida, as agências responsáveis conseguem fazer um cruzamento mais exato entre os documentos fiscais e o Cadastro Centralizado. Ou seja, torna-se muito mais difícil a emissão de faturas com itens falsificados, sem procedência, que não recolheram as taxas devidas ou com descrições incorretas.
Quais as mudanças que vêm sendo apresentadas pela Nota Técnica 2021.003?
A Nota Técnica 2021.003 do governo federal tem sido o instrumento normativo que estabeleceu a validação do GTIN, obrigando as empresas que vendem produtos que possuem esse código a informá-lo nas notas fiscais, quer seja uma NF-e ou uma NFC-e.
Vale destacar que o principal ponto da normativa é informar que o sistema da Sefaz irá consultar o Cadastro Centralizado e cruzar as informações. Assim, se houver alguma divergência entre as descrições, a emissão será rejeitada.
Esse processo começou com a divulgação preliminar da norma de julho de 2021 e vem sendo aprimorado com novas versões (1.00, 1.10, 1.20, 1.30 e 1,40) em que são realizados adiamentos, revisões e adições de novos grupos. Portanto, as mudanças seguem e exigem muita atenção por parte dos contadores.
Quais impactos essa obrigação traz para os clientes dos escritórios contábeis?
Diante desse cenário, os profissionais da contabilidade já estão acompanhando as mudanças necessárias para apoiar seus clientes. Não à toa, uma vez que essa norma afeta diretamente todos aqueles que vendem itens com código de barras, como indústrias, comércios e distribuidores, gerando riscos que incluem:
- rejeição de notas fiscais;
- paralisação das vendas;
- atraso das entregas;
- prejuízos financeiros;
- insatisfação do consumidor;
- problemas na reputação da empresa vendedora.
Logo, esses negócios têm muito a perder se não se adaptarem.
Para entender isso na prática, basta imaginar o caso de quem comercializa eletrodomésticos: se cadastrar o GTIN de uma geladeira, mas na nota fiscal a descrição sair como fogão, o fisco irá negar sua emissão, levando as demais consequências.
O contexto é ainda mais preocupante para organizações que possuem um vasto mix de produtos ou que são bastante dependentes de operações manuais, pois ambos aumentam exponencialmente a possibilidade de erros.
Frente a isso, o maior impacto da obrigatoriedade da validação do GTIN está na necessidade de adaptação desses empreendimentos.
Quais as responsabilidades do contador nesse processo?
Se a adaptação é imprescindível e inadiável, os contadores precisam agir para apoiar seus clientes nessa jornada. Ainda mais que a validação do GTIN amplia sua responsabilidade e seu papel nos processos relacionados.
Agora, cabe a esse profissional se voltar mais a uma contabilidade consultiva estratégica, auxiliando a assegurar que cada empresa esteja em conformidade com as novas regras e não enfrente problemas. Veja como!
Oriente sobre a validação do GTIN
Ao contador compete educar seus clientes sobre a importância da validação do GTIN para eles. Ou seja, além de mostrar os riscos de não fazer a adequação e explicar como o processo funciona na prática, é relevante evidenciar os ganhos que uma fiscalização mais efetiva gera.
Ajuste cadastros para atender às normas
Muitos clientes podem ter cadastros de produtos desatualizados ou incompletos. Frente a isso, o contador precisa orientá-los sobre a necessidade de ajustes, garantindo que a descrição do produto na NF-e corresponda exatamente ao GTIN na base nacional.
Previna rejeições de NF
No fim das contas, um dos papéis mais importantes do contador será prevenir as rejeições de NFs. Mais que as medidas apresentadas anteriormente, isso significa que ele deve acompanhar as informações remetidas pelo cliente e apresentar soluções que facilitem os processos. Uma dica é investir em tecnologia com essa finalidade.
Afinal, como a tecnologia contábil auxilia na automatização dessas conferências?
À primeira vista, a obrigatoriedade da validação GTIN pode representar mais uma camada de complexidade para os escritórios. Mas, com o apoio de ferramentas adequadas, esse processo se torna mais simples, preciso e estratégico.
No Alterdata Contábil, por exemplo, diferentes módulos oferecem funcionalidades que reduzem erros e garantem mais segurança às rotinas fiscais.
O módulo Fiscal permite ter um robô que realiza automaticamente a escrituração de notas, apuração de tributos e geração de guias, diminuindo falhas humanas e prevenindo inconsistências que poderiam levar à rejeição da NF-e.
Já a IA Contábil amplia a eficiência no relacionamento com clientes ao estar disponível 24 horas via WhatsApp, responder automaticamente às dúvidas mais comuns, desafogando o time e liberando o contador para focar em ajustes estratégicos de cadastro e conformidade.
Combinados, esses recursos não apenas automatizam a conferência dos dados fiscais, mas também fortalecem a posição do contador como parceiro consultivo, capaz de orientar seus clientes com rapidez e segurança diante das novas exigências legais.
Validação GTIN: um desafio que pode se transformar em oportunidade
A obrigatoriedade da validação do GTIN marca uma mudança significativa na rotina das empresas e, sobretudo, no papel do contador.
Se por um lado ela amplia a responsabilidade de orientar clientes e manter cadastros alinhados, por outro, abre espaço para uma atuação mais estratégica e consultiva.
Com o apoio de soluções como o Alterdata Contábil, é possível transformar esse desafio em vantagem competitiva: automatizando conferências, prevenindo rejeições de notas e garantindo que o escritório esteja sempre à frente das exigências fiscais.
Mais do que evitar problemas, trata-se de uma oportunidade de fortalecer a confiança do cliente, mostrando que o escritório está preparado para antecipar riscos, manter conformidade e agregar valor em cada etapa da gestão tributária.
Quer entender como a nossa automação pode ampliar ainda mais a eficiência da sua contabildiade? Entre em contato com nossos especialistas!
