Você já se perguntou a respeito de qual a importância da ordem de serviço? Olha, esse assunto é bem sério e envolve a organização e crescimento de sua empresa.
No dia a dia dela, você lida com diversas atividades e tarefas que devem ser formalizadas e registradas, não é verdade? Elas estão presentes tanto nas rotinas individuais quanto nas de equipe, bem como entre clientes e fornecedores.
É nesse meio que tem um documento chamado Ordem de Serviço, ou OS. Trata-se do responsável por manter o controle e documentar todas as atividades e tarefas que são realizadas aí na sua empresa. Basta isso para saber que é algo bem importante! Mas vamos além.
Continue a leitura e saiba qual a importância da ordem de serviço para pequenas empresas, além de aprofundar o conhecimento sobre esse termo e conhecer formas de gerenciar as suas!
O que é e qual a importância da ordem de serviço?
A ordem de serviço é o documento que formaliza todo e qualquer serviço a ser prestado para o cliente. Serve como ponto de partida para controle e organização do trabalho.
É por meio da ordem de serviço que as empresas se planejam e organizam suas demandas para o atendimento. Desse modo, conseguem manter o fluxo de trabalho sob controle.
Vale destacar que a ordem de serviço pode oficializar qualquer atividade. Veja alguns exemplos:
- Instalação de software;
- Troca de pneus de um carro;
- Revisão automotiva;
- Confecção de roupas;
- Venda online;
- Manutenção de equipamentos;
- Criação de campanha em uma agência;
- Consultoria e mais.
Assim que o cliente faz o pedido ou o contrato, a ordem de serviço se torna obrigatória para organizar os serviços prestados a ele.
Observe que a ordem de serviço também faz parte da comunicação interna, pois mobiliza equipes e prepara a empresa para executar o que for necessário.
Saber qual a importância da ordem de serviço te faz enxergar que este documento informa o serviço que será prestado, para quem, quando, qual a mão de obra envolvida, os materiais e os custos. Todas essas informações ficam disponíveis de forma clara e objetiva.
Quais são os tipos de ordem de serviço?
Dando continuidade sobre esse papo a respeito de qual a importância da ordem de serviço, aqui vai mais uma informação relevante: há diferentes tipos de OS.
As diferenças existem porque cada uma é direcionada para um tipo de finalidade, embora todas estejam conectadas ao universo da prestação de serviços.
E por que é importante saber disso? Porque um estudo da Software Advice aponta que mais de 75% das empresas ainda fazem o controle dos seus serviços em papéis e planilhas.
Só que nós estamos em plena era digital, portanto, a ordem de serviço também precisa evoluir. Sendo assim, veja os principais tipos:
Ordem de serviço de manutenção
Inspeções, revisões, substituições, reparos e instalações.
Ordem de inspeção de segurança
Garante a conformidade com os regulamentos e legislação vigentes.
Ordem de inspeção de prioridade
Realiza uma ampla manutenção ou conjunto de reparos.
Ordem de instalação
Como o nome diz, serve para a instalação e manutenção de equipamentos.
Ordem de serviço de evento
Voltado para a organização de eventos, pois precisam ser bem estruturados para que respeitem todas as normas e exigências existentes.
Pedido de serviço
Ocorre quando há demanda pela criação de uma solução. É o caso de uma desenvolvedora de aplicativos que recebe o pedido para criar um app.
Ordem de serviço preventiva
Funciona nas empresas que mantêm calendários de manutenção preventiva.
Quais as vantagens de trabalhar com ordem de serviço?
A principal vantagem de utilizar ordem de serviço no dia a dia de qualquer empresa, independentemente do porte ou segmento no qual atua, é estabelecer um fluxo de trabalho organizado.
Os pedidos são inseridos em uma fila conforme a capacidade produtiva da equipe. Desse modo, garantem a entrega no prazo e dentro das especificações contratadas. Também controlam a produtividade dos colaboradores, além de calcularem com precisão os materiais que serão necessários para que o trabalho seja realizado.
O estoque também ganha quando você sabe qual a importância da ordem de serviço, pois a quantidade de itens fica equilibrada e há maior eficiência na gestão. Já a precificação ganha uma base de dados para que seja calculada corretamente.
Destacamos ainda que a ordem de serviço contribui nas trocas, reparos, alterações nos pedidos e ainda orienta as equipes para que tudo seja feito com agilidade e precisão.
Quais elementos precisam estar na ordem de serviço?
Agora que você sabe qual a importância da ordem de serviço, vamos falar a respeito das informações que uma OS precisa ter. Começamos pelo tipo de atividade exercida pela empresa, ou seja, trata-se de uma informação que muda a cada negócio.
De modo geral, este documento contém:
- Número de identificação;
- Descrição do serviço;
- Valor a ser cobrado;
- Local onde o serviço será prestado;
- Dados do cliente, ou seja, nome ou razão social, CPF ou CNPJ, endereço, telefone, e-mail e o que for necessário;
- Data de emissão;
- Forma de pagamento;
- Responsáveis envolvidos na prestação de serviço.
Em alguns casos, a ordem de serviço vem com laudo técnico, motivo do pedido, tipo de problema solucionado, discriminação de peças e materiais utilizados, além de data e hora do serviço.
Saber qual a importância da ordem de serviço permite que o seu negócio se coloque de modo mais ágil e competitivo no mercado, pois este documento agiliza aquilo que precisa ser feito.
Vale ressaltar que a OS também contribui para a organização das rotinas e controle da produtividade da equipe. Ela fornece as informações necessárias para identificar quem está rendendo e, por exemplo, merece uma promoção.
Quando você sabe qual a importância da ordem de serviço, entende também que este documento precisa ser emitido e gerido de forma inteligente. Sendo assim, busque uma solução eletrônica para não ter gastos com papel, tinta, impressora, carimbos e outros materiais.
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