6 maiores desafios da administradora de condomínios

Não é à toa que as administradoras de condomínios vêm encontrando cada vez mais demanda no mercado. Afinal, essas empresas são especialistas em lidar com problemas bem específicos desse tipo de comunidade, além de possuírem o know-how necessário para gerenciar as finanças e os serviços condominiais com excelência. Como em todas as áreas, no entanto, diversos desafios precisam ser superados para viabilizar a prestação de um serviço de qualidade.

Neste post, vamos mostrar quais são os 6 maiores obstáculos que precisam ser superados pelos administradores para garantir a harmonia condominial. Curioso? Então confira!

1. Inadimplência

Moradores que não pagam suas taxas condominiais em dia costumam ser a principal dor de cabeça dos administradores. Isso porque a inadimplência dificulta o fechamento de contas, pressiona o valor da mensalidade para cima e ainda tende a causar mal-estar entre os vizinhos. A melhor maneira de resolver esse tipo de problema é apostar em táticas claras e planejadas de cobrança.

A adoção de um bom software de gestão condominial ajuda a definir datas de vencimento, enviar boletos via e-mail, agilizar a emissão de segundas vias e, ainda, a ter um controle efetivo sobre quem pagou o condomínio em dia e quem está em atraso. Com essa ferramenta, portanto, é possível identificar atrasos e entrar em contato rapidamente com o devedor para entender sua situação e apresentar alternativas viáveis para não estender a dívida.

2. Segurança

Outra grande preocupação dos administradores é garantir a segurança dos condôminos, já que a violência nas cidades brasileiras continua sendo um problema recorrente. Aqui, vale a aposta em equipamentos como câmeras, cercas elétricas e alarmes em portões e portarias. O detalhe é que, sozinha, a tecnologia não faz milagres.

É preciso, assim, contar com porteiros qualificados, que recebam o treinamento devido para serem agentes ativos da manutenção da segurança condominial. Também é importante que o condomínio estabeleça (e divulgue) diretrizes de segurança para funcionários e moradores, como a necessidade de identificação para entrar no prédio e a não permissão de entrada de visitantes ou entregadores sem a autorização expressa do morador.

3. Prestação de contas

No primeiro tópico deste post, falamos sobre como é importante combater a inadimplência no condomínio, está lembrado? E uma das melhores formas de ajudar nesse momento é realizando prestações de contas claras, evidenciando os gastos condominiais e como a cobrança da taxa é essencial para manter os serviços e a estrutura do condomínio funcionando normalmente.

A prestação de contas exige atenção a cada detalhe: é preciso especificar as despesas com o pagamento de pessoal (o que inclui salários e encargos trabalhistas), o pagamento de contas rotineiras, como luz, água e gás, além do eventual pagamento de reformas. É essencial que os moradores tenham acesso facilitado à prestação de contas, seja por meio de avisos, circulares ou mesmo via internet. Também é importante que o controle das despesas seja feito da maneira mais precisa possível. Aí, mais uma vez, vale a pena apostar em um software de gestão condominial.

Esse tipo de solução não só ajuda a organizar as contas de um condomínio, mas também viabiliza a organização da gestão financeira da própria administradora. Com esse recurso, a empresa consegue visualizar os gastos de cada condomínio atendido, organizar o pagamento e o controle de despesas e ainda cadastrar as solicitações de cada cliente de acordo com sua natureza e os prazos.

4. Comunicação

A administradora de condomínios também precisa investir em uma comunicação efetiva com moradores e síndicos, tanto na já citada prestação de contas como na tomada de sugestão para soluções. É importante entender as demandas do condôminos, como uma reforma ou um reforço no quadro de funcionários, conseguindo propor ações efetivas, estimar custos e lidar com possíveis transtornos.

É evidente que o principal momento de tomada de decisões acontece nas assembleias condominiais, ocasiões em que os próprios moradores definem o que desejam para o local onde moram. É importante, assim, que a administradora de condomínios se faça presente nesses momentos, oferecendo subsídios técnicos e know-how para que os condôminos consigam optar por soluções realmente viáveis.

Manter canais de comunicação abertos para sugestões e dúvidas de moradores, em especial em relação ao pagamento da taxa de condomínio ou do fundo de reserva. Essa também é uma boa maneira de evitar conflitos. Por isso, é essencial ter um e-mail ou telefone disponível para atendimento direto dos moradores. Aliás, alguns condomínios têm apostado no desenvolvimento de aplicativos que facilitam o acesso à prestação de contas e a prazos, além de possibilitarem a solicitação de segundas vias.

5. Funcionários

Uma administradora de condomínios também deve ser expert na gestão de pessoas. Afinal, é preciso lidar com prestadores de serviços que vão desde o porteiro, passando por profissionais de limpeza e jardineiros até chegar a profissionais responsáveis por pequenas reformas. A empresa pode contratar esses funcionários de forma direta, o que exige conhecimento das leis trabalhistas, organização na definição de turnos e até treinamentos de qualificação. Aqui, é preciso associar o controle financeiro à gestão de pessoas, garantindo tanto a satisfação do trabalhador como bons serviços para os moradores.

Também é possível terceirizar cada um desses serviços, o que, no entanto, não elimina o desafio. É preciso escolher bons parceiros, acompanhar o trabalho de cada profissional e definir em contrato padrões de qualidade para a prestação dos serviços. Dessa forma, um fornecedor terceirizado passa a ser um parceiro da administração e não um foco de problemas.

6. Conflitos

A princípio, é papel do síndico mediar os conflitos que aparecem um condomínio. E eles não são poucos, podendo ser causados pelos mais diversos motivos — desde a inadimplência de alguns, passando pelo barulho de crianças e de animais, até chegar a cheiro de cigarro e mau uso das áreas comuns. Contudo, a administradora de condomínios também pode ajudar a minimizar as brigas entre os moradores, sabia?

Como já citamos, a prestação de contas eficaz e o combate à inadimplência já minimizam os atritos. Mas a administradora também pode ajudar na emissão de circulares e avisos via e-mail para dar visibilidade às regras condominiais e às decisões tomadas em assembleia. É possível, portanto, que a administradora se torne muito mais que uma resolvedora de burocracias, fazendo sua parte também para a harmonia condominial.

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