6 maiores desafios da administradora de condomínios

Não é à toa que as administradoras de condomínios vêm encontrando cada vez mais demanda no mercado. Afinal, essas empresas são especialistas em lidar com problemas bem específicos desse tipo de comunidade, além de terem o know-how necessário para gerenciar as finanças e os serviços condominiais com excelência.

Como em todas as áreas, no entanto, diversos desafios precisam ser superados para garantir uma prestação de serviço de qualidade. Neste post, mostramos alguns dos maiores obstáculos que precisam ser superados pela administradora de condomínios para garantir a harmonia condominial. Curioso? Então confira!

1. Taxa de inadimplência

Moradores que não pagam as taxas condominiais em dia costumam ser uma grande dor de cabeça para os administradores. Isso porque a inadimplência dificulta o fechamento das contas, pressiona o valor da mensalidade para cima e ainda tende a causar mal-estar entre os vizinhos. A melhor maneira de resolver esse tipo de problema é apostar em táticas claras e planejadas de cobrança.

A adoção de um software de gestão condominial ajuda a definir datas de vencimento, enviar boletos via e-mail, agilizar a emissão de segundas vias e até ter um controle efetivo sobre quem pagou em dia ou não. Com essa ferramenta, portanto, é possível identificar atrasos e entrar em contato rapidamente com os devedores. Assim, fica mais fácil entender sua situação e apresentar alternativas viáveis para não prolongar a dívida, como descontos para a quitação de valores em aberto.

2. Segurança

Outra grande preocupação dos administradores é em relação à segurança dos condôminos, já que a violência nas cidades brasileiras é um problema recorrente. Pensando nisso, é preciso garantir que acessos não autorizados sejam impedidos e que quaisquer ocorrências sejam solucionadas antes de se transformarem em perigo real para os moradores.

É essencial, portanto, ter porteiros qualificados, com treinamento adequado para se tornarem agentes ativos de segurança condominial. Também é importante que o condomínio estabeleça (e divulgue) diretrizes de segurança para funcionários e moradores, como a necessidade de identificação para entrar no prédio e a não permissão de entrada de visitantes ou entregadores sem autorização expressa do morador.

Além disso, vale apostar em tecnologia: câmeras, cercas elétricas, alarmes em portões e portarias, entre outros. E mais: os funcionários devem saber lidar com as adversidades e, com a ajuda da tecnologia, fazer um controle de acesso mais eficiente.

3. Prestação de contas

No primeiro tópico deste post, falamos sobre como é importante combater a inadimplência no condomínio, está lembrado? E uma das melhores formas de ajudar nesse momento é realizando prestações de contas claras, evidenciando os gastos condominiais e como a cobrança da taxa é essencial para manter os serviços e a estrutura do condomínio funcionando normalmente.

A prestação de contas exige atenção a cada detalhe: é preciso especificar as despesas com o pagamento de pessoal (o que inclui salários e encargos trabalhistas), o pagamento de contas rotineiras, como luz, água e gás, além do eventual pagamento de reformas. É essencial que os moradores tenham acesso facilitado à prestação de contas, seja por meio de avisos, circulares ou mesmo via internet.

Também é importante que o controle das despesas seja feito da maneira mais precisa possível. Aí, mais uma vez, vale a pena apostar em um software de gestão condominial. Esse tipo de solução não só ajuda a ordenar as contas, mas também permite a organização financeira da própria administradora de condomínios.

Com esse recurso, a empresa consegue visualizar os gastos de cada empreendimento atendido, organizar o pagamento e o controle de despesas e ainda cadastrar as solicitações de cada cliente, de acordo com sua natureza e os prazos.

4. Comunicação

A administradora de condomínios precisa investir em uma comunicação efetiva com moradores e síndicos, tanto na já citada prestação de contas como na tomada de sugestão para soluções. É importante entender as demandas dos condôminos, como uma reforma ou um reforço no quadro de funcionários, para propor ações efetivas, estimar custos e lidar com possíveis transtornos.

É evidente que o principal momento de tomada de decisões acontece nas assembleias condominiais, quando os moradores definem o que desejam. É importante, assim, que a administradora esteja presente nessas ocasiões, oferecendo subsídios técnicos e know-how para que os condôminos possam optar por soluções realmente viáveis.

Uma boa pedida é manter canais de comunicação abertos para sugestões e dúvidas. Essa ainda é uma ótima maneira de evitar conflitos. Por isso, é essencial ter um e-mail ou um telefone disponível para atendimento direto aos moradores. Aliás, alguns condomínios têm apostado no desenvolvimento de aplicativos que facilitam o acesso à prestação de contas e a prazos, além de possibilitarem a solicitação de segundas vias.

É fato: facilitar a comunicação melhora a administração do condomínio. E entre as ferramentas que podem ser usadas nesse contexto estão o envio de e-mails periódicos com notícias sobre o condomínio, o uso de um mural de recados, a adoção do WhatsApp, criando grupos para cada prédio, e assim por diante. É importante avaliar o perfil do condomínio e até usar as assembleias para descobrir as opções preferidas dos moradores.

5. Gestão de funcionários

Uma administradora de condomínios também deve ser expert na gestão de pessoas. Afinal, é preciso lidar com prestadores de serviços que vão desde o porteiro, passando por profissionais de limpeza e jardineiros até chegar a profissionais responsáveis por pequenas reformas.

A empresa pode contratar esses funcionários de forma direta, o que exige conhecimento das leis trabalhistas, organização na definição de turnos e até treinamentos de qualificação. Aqui, é preciso associar o controle financeiro à gestão de pessoas para garantir a satisfação dos trabalhadores e bons serviços para os moradores.

Também é possível terceirizar cada um desses serviços, o que, no entanto, não elimina o desafio. É preciso escolher bons parceiros, acompanhar o trabalho dos profissionais e definir os padrões de qualidade para a prestação dos serviços. Dessa forma, um fornecedor terceirizado passa a ser um parceiro da administração e não um foco de problemas.

Pense bem: quando os serviços são terceirizados, a administradora de condomínios pode se concentrar no cuidado com as demandas dos moradores e ainda reduzir custos, pois não há vínculo empregatício. É essencial, porém, fiscalizar o trabalho contratado para garantir a qualidade do serviço prestado. Nesse cenário, é preciso ter em mente que a administradora é responsável pelos serviços que contrata, devendo, portanto, ter muito cuidado na escolha de fornecedores, que devem ser comprometidos e confiáveis para evitar problemas futuros.

6. Conflitos

A princípio, é papel do síndico mediar os conflitos que aparecem um condomínio. E eles não costumam ser poucos, causados pelos mais diversos motivos, da inadimplência de alguns ao cheiro de cigarro ou o mau uso das áreas comuns de outros, passando pelo barulho de crianças e de animais. Contudo, a administradora de condomínios também pode ajudar a minimizar as brigas entre os moradores, sabia?

Nesse sentido, a empresa pode apostar no envio de circulares e avisos por e-mail, de forma a dar visibilidade às regras condominiais e às decisões tomadas em assembleia. Assim, ela se torna muito mais que uma resolvedora de burocracias, passando a fazer sua parte em prol da harmonia condominial.

Por qualquer que seja a motivação, a administração deve ser suficientemente hábil para resolver os conflitos por meio da conversa. Preferencialmente, essas situações devem ser resolvidas o mais rápido possível. Idealmente, portanto, deve-se agir assim que a reclamação surgir. Do contrário, acabam se tornando maiores, mais graves e mais complexas.

É essencial que a administradora seja totalmente imparcial e que os moradores sejam estimulados a debater com bom senso e civilidade. O objetivo deve ser sempre garantir a melhor convivência entre todos.

Dependendo da situação, é válido ter à mão uma cópia do regulamento interno. Isso ajuda a justificar a autorização ou a proibição de alguma ação com base nas regras e normas que regem o empreendimento. Além disso, esse suporte dá base para a emissão de notificações ou a aplicação de multas.

Uma forma de evitar hostilidade é, inicialmente, alertar o condômino em uma abordagem informal, bem como chamar sua atenção para o descumprimento de regras. Além disso, deve-se explicar que esse tipo de infração pode ocasionar a cobrança de multa.

7. Consciência coletiva

Viver em comunidade definitivamente não é fácil. E pensando especificamente em um condomínio, local em que as pessoas compartilham momentos pessoais e até de intimidade, o cenário pode ficar ainda mais complicado. Apesar disso, não é nada raro que alguns condôminos desconsiderem os interesses coletivos, deixando de colaborar e de cumprir regras, o que acaba por atrapalhar a tranquilidade dos demais.

Diante disso, a administração deve agir com paciência, compreensão e empatia, sempre focando em estimular a paz. Conflitos por barulho excessivo, por vagas de garagem ou animais de estimação podem ser resolvidos a partir de debates saudáveis, com senso de coletividade. Todos precisam entender que o espaço é da comunidade.

8. Obras e manutenções

Obras e manutenções são bastante comuns em condomínios. Para realizar intervenções necessárias para o bem-estar de todos, porém, é necessário que a administradora acompanhe o processo de perto, analisando tudo para garantir que o orçamento seja mantido.

Nesse contexto, a terceirização pode ser uma opção interessante, pois permite que a administradora foque em apenas controlar a execução dos serviços, em vez de ter que comandá-los. Assim, a empresa pode manter suas atividades de gerenciamento do condomínio enquanto garante a qualidade das obras.

No fim das contas, a melhor forma de enfrentar todos esses desafios é investindo em planejamento. Além disso, é fundamental priorizar as demandas e organizar as funções cotidianas. Sempre que possível, a administradora de condomínios deve pesar os prós e contras da terceirização, sem esquecer que a responsabilidade é dela.

E agora pense por um minuto: como sua administradora de condomínios tem feito esse trabalho? Deixe aqui seu comentário para compartilhar suas experiências e esclarecer dúvidas! Participe!

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