Gestão de cobranças: 8 passos para escritórios contábeis

Implementar uma gestão de cobranças eficiente é muito importante para reduzir as chances de qualquer empresa levar prejuízos por inadimplência. E quando se trata de um escritório de contabilidade, em que muitos de seus ativos chegam como pagamentos futuros, é ainda mais crucial investir nessa área.

Quando o negócio cede crédito a um cliente, seja na forma de pagamentos futuros ou de compras parceladas, automaticamente assume o risco de ficar sem o retorno desses valores. O que fazer para se precaver?

Na prática, existem sim técnicas e estratégias próprias para esse setor que podem minimizar a chance de calotes. Neste artigo, mostraremos como colocar a gestão de cobranças na prática em 8 passos simples. Acompanhe e aprenda!

1. Procure conhecer quem assumirá a dívida

Sabia que as estratégias da gestão de cobranças começam antes mesmo de o escritório de contabilidade ceder crédito a um consumidor? Especialmente quando uma dívida envolverá um valor muito alto, é essencial conhecer bem o perfil do cliente antes de fechar negócio.

Isso envolve não apenas checar a reputação desse consumidor em órgãos de proteção ao crédito como também entender melhor se a pessoa ou empresa que assumirá a dívida terá mesmo condições de honrar futuramente com o acordo. A análise de crédito pode ser muito importante para evitar que a transação se transforme em dívida e, consequentemente, em cobrança.

2. Organize as informações sobre contas a receber

Todas as vendas a prazo ou com pagamento futuro de uma empresa precisam ser devidamente registradas em planilhas digitais ou softwares especializados. Organizar o que a empresa tem para receber é crucial para que os gestores tenham uma visão ampla das dívidas de seus clientes.

Essa documentação permitirá acompanhar mais de perto o status de cada consumidor para saber, por exemplo, se algum deles está inadimplente por um longo período ou se o pagamento está apenas pendente. Com isso, o escritório consegue cobrar única e exclusivamente as pessoas certas.

3. Crie uma estratégia básica

É preciso entender que cada dívida é uma história completamente nova. Algumas pessoas podem não ter conseguido pagar o prometido porque se atrapalharam com as consequências da crise, enquanto outras simplesmente deixaram a data passar, por puro esquecimento.

O detalhe é que, apesar de ser interessante desenvolver formas de cobrança segmentadas para cada perfil que assume uma dívida, é fundamental definir um conjunto de regras mais geral, sem um foco de público específico, que sirva de base para a gestão de cobranças como um todo.

Essa estratégia pode envolver, por exemplo, mensagens automatizadas para relembrar devedores da data final do pagamento. E a automação também pode ser útil para acioná-los nas primeiras semanas de atraso da dívida, considerando que a demora pode ter acontecido por mero esquecimento. Depois disso, se a dívida persistir, é hora de entrar com contatos telefônicos e via e-mail, tentando negociar de forma amigável.

Caso essa tentativa não gere o resultado esperado, será preciso lutar por seus direitos diretamente na justiça, com o ajuizamento de uma ação de cobrança. Antes de chegar a esse extremo, interrompa qualquer serviço ou envio de produto pendente ao devedor e dê uma espécie de ultimato por meio de contato feito por um advogado, cobrando a dívida.

4. Elabore contratos facilitadores

Quando estiver formatando os contratos com seus clientes e parceiros, lembre-se de redigi-los de maneira que facilitem eventuais cobranças no futuro. Pensando nisso, estipule multas para tudo e faça com que qualquer quebra de combinado seja desencorajadora.

Esses documentos precisam funcionar como instrumentos de prevenção de dívidas, com as cláusulas deixando as punições de descumprimento de responsabilidade bastante claras. Ambas as partes devem se sentir protegidas nesse aspecto.

5. Use um software para a gestão de cobranças

Se for o caso, a gestão de cobranças pode ser feita até em um pedaço de papel. Mas isso definitivamente não é o ideal. Na verdade, a melhor forma de organizá-la é com um software especializado no assunto.

A adoção de um software específico pode, entre outras vantagens, emitir alertas automáticos sobre prazos de pagamentos àqueles clientes que estão chegando perto do vencimento ou mesmo a quem já está atrasado. Essa ferramenta também é uma excelente opção para reduzir burocracias e agilizar o trabalho.

6. Prepare-se antes de entrar em contato

Se as mensagens automáticas não surtirem efeito, o credor deve entrar em contato com o devedor por telefone para entender o acontecido e negociar uma saída para a dívida. Antes disso acontecer, no entanto, é importante que o responsável pela ligação esteja o mais preparado possível. Também é interessante que essa pessoa conheça as motivações e os anseios do devedor, além da sua justificativa para o atraso.

Que tal elaborar um roteiro antes uma ligação de cobrança? Essa preparação ajuda não só a manter o foco como a manter também a calma — o que, aliás, é essencial para o próximo tópico.

7. Evite realizar cobranças abusivas

Por mais que esse seja um tópico bastante sensível, precisa ser ressaltado. Então anote aí para não esquecer: qualquer forma de cobrança considerada abusiva deve ser evitada a todo custo.

A prática de cobrança abusiva pode dar cadeia, sabia? Segundo o artigo 71 do código do consumidor, ameaças, ofensas, intimidação ou procedimentos que interfiram no trabalho do cliente ou o exponham ao ridículo podem resultar em um confinamento de 3 a 12 meses, além de multa. Então nada de ligar no trabalho do devedor e evite fazer chamadas em horário comercial, pois possam prejudicar o usuário.

8. Tenha a mente aberta para negociações

Na hora de tentar negociar o pagamento com o devedor, seja flexível e chegue com a mente aberta para possíveis acordos. Em muitos casos, pode valer mais a pena conseguir recuperar parte do que foi perdido com a dívida ao oferecer um desconto maior que, no fim das contas, ficar sem nada.

Tudo bem que as motivações de quem atrasa um pagamento nem sempre são justas, mas o certo é que alguma razão para não honrar seu compromisso o devedor tem. Por isso, quando for colocar as cartas na mesa, tenha definições flexíveis de sucesso e aceite opções que tenham um desempenho intermediário, mas que são melhores que nada.

Agora que você já conhece os 8 principais passos da gestão de cobranças para escritórios Contábeis, comente aqui e nos conte: quais dessas boas práticas você já aplica no seu negócio?