Síndico profissional: habilidades e ferramentas indispensáveis

A legislação condominial dá ao síndico um papel extremamente importante para a organização do condomínio. Como representante legal, o síndico profissional é uma espécie de gestor da propriedade alheia, incumbido de gerir o orçamento, fazer cumprir as decisões tomadas em assembleia, gerenciar a cobrança da cota condominial, fazer a escrituração contábil, entre outras diversas atividades.

Elencado no artigo 1.348 do Código Civil, todo esse oceano de responsabilidades exige do profissional um determinado rol de competências técnicas e sociais, além do subsídio de ferramentas tecnológicas para o bom desempenho da função.

Vale lembrar que um simples erro de lançamento de receitas, a perda de prazo para a remessa de informações ao Fisco ou um equívoco no uso do caixa pode resultar em processos judiciais que atingem em cheio o síndico profissional como pessoa física.

Por tudo isso e muito mais, se você já ocupa ou está prestes a assumir esse cargo, precisa ter plena ciência das habilidades e dos recursos imprescindíveis a uma gestão condominial de excelência. Vamos conhecer alguns deles?

Competências indispensáveis a um síndico profissional

Aprofundamento técnico da legislação

Um síndico precisa conhecer as principais obrigações referentes a:

  • hierarquia das leis trabalhistas para gestão dos terceirizados, com destaque à Constituição Federal, à Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) e a convenções coletivas;
  • composição da folha de pagamento, incluindo salários, gratificações, adicionais (sobretudo o noturno) e encargos sociais para fins de recolhimento correto;
  • divisão de responsabilidades entre administradora, síndico, conselho e assembleias;
  • direitos e deveres ligados ao uso da propriedade e Lei do Inquilinato;
  • gestão financeira e contábil do condomínio;
  • características e estrutura da edificação, bem como seus programas de manutenção preventiva;
  • Programa de Prevenção dos Riscos Ambientais (PPRA), Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO) e organização da Comissão Interna de Prevenção de Acidentes (CIPA).

Liderança para gerir conflitos e propor soluções

Um síndico é, em última análise, um gestor de recursos e pessoas. Dessa forma, a mediação de conflitos, a proposição de sugestões inovadoras e a resolução de problemas estão entre os desafios que esse profissional precisará enfrentar todos os dias.

Se a empresa terceirizada de limpeza alocou em seu condomínio funcionários negligentes, que não estão cumprindo suas funções adequadamente, por exemplo, cabe a você comunicar à fornecedora de mão de obra para que providencie a substituição.

Da mesma forma, se a construtora entregou uma edificação fora das especificações da planta inicial, com a piscina em um tamanho menor, por exemplo, cabe ao síndico buscar apoio jurídico para ingressar com a ação judicial competente. Essa e tantas outras iniciativas estão vinculadas à liderança do gestor.

Senso de organização para controle de documentos

Planta hidráulica, manuais técnicos, laudos de vistoria, notas fiscais, contratos, demonstrativos de resultados e por aí vai: o universo de documentos que cerca um condomínio pressupõe capacidade de organização do gestor em nível suficientemente elevado para possibilitar a guarda competente e a ágil localização de arquivos.

Como a maior parte do acervo documental dos empreendimentos trafega atualmente pela web, o ideal é ter um sistema de gestão para ajudar na catalogação e no armazenamento dos dados críticos ao edifício.

Transparência para dar publicidade aos atos de gestão

Não basta ter balanços em ordem, tampouco ser capaz de criar um volumoso fundo de reserva, mantendo a saúde financeira do imóvel em perfeito estado. Ainda é preciso saber se comunicar com transparência com os proprietários, mostrando tudo o que vem sendo feito e também abrindo as portas para ouvir sugestões de melhorias.

Um síndico profissional precisa ter clareza em suas ações, ao mesmo tempo em que deve desenvolver empatia para se comunicar adequadamente com os condôminos.

Pensamento analítico para a tomada de decisões

O gerenciamento de condomínios é feito de escolhas — o que é chamado de trade offs da gestão. Se a taxa de inadimplência é alta e as receitas não conseguem suplantar as despesas mensais, por exemplo, será necessário redesenhar a matriz de custo do empreendimento.

Sob qual argumento e condições você tentará renegociar contratos? Quais políticas de economia de energia elétrica das áreas comuns serão adotadas? Vale mais a pena acionar o jurídico para ingresso de ação de cobrança contra devedores ou ainda é possível criar um fluxo alternativo de quitação, a ser proposto amigavelmente aos inadimplentes?

Esses dilemas requisitam pensamento analítico do síndico profissional. Especialmente nesse aspecto, o trabalho com a ciência de dados é excelente para subsidiar a tomada de decisões.

Saber ouvir, ser democrático e ter capacidade para delegar

Um profissional autoritário e centralizador cria rupturas com administradora, com conselhos e até com proprietários. E nem precisamos dizer que essa postura incisiva e pouco democrática só tende a afundar o seu mandato, certo?

Para ser um bom gestor, você tem que desenvolver a capacidade de ouvir com paciência, buscar a solução de conflitos com tranquilidade e descentralizar atribuições secundárias, especialmente quando falamos da administração de uma área de grande porte.

Síndico profissional na era das tecnologias remotas

Ter todas as competências listadas até aqui é sim um passo importante para conseguir gerir o universo do condomínio com eficiência, transparência, redução de custos e, portanto, sucesso junto aos condôminos. A verdade, porém, é que a profissão de síndico não é feita apenas de habilidades, mas também de ferramentas para manter tudo sob controle. Já ouviu falar em ERP para síndico profissional?

Você acharia possível a um síndico manter as finanças do empreendimento em dia sem ter à mão um orçamento atualizado? E uma gestão de excelência sem uma lista de telefones de prestadores, sem relatório de acompanhamento dos serviços solicitados, sem canais de atendimento ao condômino e lista de inadimplência? Impossível, não é?

Entenda: além de liderança, iniciativa e conhecimento legal, um bom síndico precisa ser auxiliado por um sistema de gestão para condomínios de qualidade. E isso, hoje em dia, é feito por meio de soluções eletrônicas especializadas.

Administradoras, imobiliárias e síndicos de know-how no mercado têm em comum a profissionalização extrema da gestão, cuja característica mais marcante é o controle automatizado de serviços, atendimento, contabilidade e finanças.

Um ERP para síndicos profissionais é um sistema de gestão integrada que agrega todas as informações ligadas ao condomínio, em todos os âmbitos. Ali são inseridos e atualizados dados sobre a movimentação financeira do mês, relatórios de inadimplência, acompanhamento de ordens de serviço e até agendamento de uso de áreas comuns.

Ferramentas úteis a um síndico profissional

Listamos aqui algumas das ferramentas indispensáveis para a gestão condominial, todas agregadas em um software de gestão específico do setor:

  • lista de inadimplentes e relatório de saldo devedor atualizado automaticamente;
  • controle inteligente de oscilações em contas, com o sistema inclusive destacando variações brutas em despesas;
  • demonstrativo financeiro com emissão de relatórios, gráficos e importação de dados para exibição aos condôminos;
  • monitoramento remoto de ordens de serviço, com possibilidade de disparo de alertas sobre extrapolação de prazos, por exemplo;
  • lançamentos fixos, que podem ser programadamente replicados mês a mês, reduzindo erros e aumentando a produtividade;
  • gerente eletrônico, para você nunca mais se esquecer de datas de vencimentos e reajustes.

O melhor de tudo é que esse braço direito eletrônico do síndico tem seus dados hospedados na nuvem. Por isso, não é preciso baixar aplicativos e o acesso é feito por meio de qualquer dispositivo com acesso à internet. Sim, estamos falando de gestão condominial de alta performance durante 24 horas do dia e na palma da mão!

Você é síndico profissional e tem as habilidades necessárias para o posto, mas queria ter mais controle sobre tudo o que acontece no empreendimento por meio da injeção de TI em seus processos? Entre em contato conosco e conheça nossas soluções!

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