Os sistemas de gestão integrada são ferramentas de ponta, que têm demonstrado grande potencial de favorecimento ao crescimento das empresas. Mas antes de partir para a contratação, é preciso entender quais são os tipos de ERP disponíveis e se todos eles realmente atendem às expectativas de integração total do negócio.
Quem busca uma solução de ERP quer facilitar a gestão, tornando todo o fluxo do negócio em um só. Não sem razão: essa é a dinâmica mais favorável para a redução de custos e para combater o desperdício e as falhas de processo.
Entenda, a seguir, o que é um ERP, como ele funciona e quais cuidados você deve ter na aquisição!
O que é ERP?
Um Enterprise Resource Planning (ERP) é, como a tradução sugere, um sistema de planejamento de recursos para empresas que utilizam a tecnologia para ajudar na gestão das atividades administrativas diárias de uma organização, em suas mais diversas áreas: contabilidade, compras, vendas, marketing etc.
A finalidade do ERP é interligar todos os processos internos da empresa para dar fluidez à gestão, evitando que ocorram erros e fazendo com que ela se torne mais eficiente e produtiva para, de modo geral, o negócio se tornar mais enxuto e lucrativo.
Quais as suas funcionalidades?
ERPs devem ser pensados e modelados conforme a realidade de cada cliente. Por isso, suas funcionalidades variam de empresa para empresa. De modo geral, algumas características são comuns a todos os sistemas, pois qualquer negócio segue uma lógica administrativa e financeira. São elas:
- gestão de finanças: um módulo caixa ou financeiro é essencial para registrar a movimentação (entrada e saída) de valores. O ERP se torna mais completo caso seja integrado a um programa emissor de Nota Fiscal;
- gestão de compras: esse módulo controla a necessidade de compras, sendo integrado às informações de produção, para garantir atualização e abastecimento do estoque;
- gestão de estoque: diretamente ligado ao módulo anterior está o controle dos insumos comprados, que serão usados e convertidos no produto final, também objeto dessa gestão;
- gestão da produção: o planejamento e controle da produção (PCP), responsável por gerir processos, pessoas, máquinas e materiais, além do tempo de produção para a fabricação dos produtos está inteiramente englobado nesse módulo;
- gestão de vendas: deve ser integrado ao módulo financeiro, incorpora as informações de pagamento incluindo prazos, além de formas de recebimento e cobrança. Nesse módulo, a empresa também mantém informações de CRM (Costumer Relationship Management), para fazer a gestão de seu relacionamento com sua base de clientes;
- gestão logística: pela integração própria do ERP, depois da venda, o processo de entrega é iniciado na logística e o produto baixado no estoque, atualizando as informações e iniciando a entrega ao cliente, rastreando todo o ciclo até a chegada ao cliente final;
- gestão de pessoas: engloba desde seleção, recrutamento, até treinamento e capacitação, folha de pagamento e tudo que diz respeito ao capital humano da empresa.
Esses são módulos que geralmente alicerçam as companhias, mas um ERP pode ter outros módulos que tornem a gestão mais completa, de acordo com as peculiaridades de cada modelo de negócio.
Quais os diferentes tipos de ERP?
Além de terem uma vasta gama de funcionalidades, ERPs podem ser de diferentes tipos ou terem características distintas. É preciso conhecê-los e entender as diferenças entre eles, antes de contratar um para o seu negócio. Afinal, você está investindo em uma solução, e ela deve ser a melhor possível. Então, confira os diferentes modelos de ERPs existentes no mercado.
Legado
Assim é chamado o ERP que não utiliza as tecnologias mais modernas. Ele se baseia em outras, com linguagens de programação defasadas, carentes de melhorias ou que simplesmente foram descontinuadas. Na maioria das vezes, não oferecem mais suporte ou opção de atualização.
Engessado
São opções mais baratas por terem grandes limitações de recursos e funções. Se a intenção da empresa é obter integração, ganhar agilidade e crescer com segurança, um ERP engessado não é a melhor solução. Normalmente adquirido por empresas menores, ele geralmente exige substituição por outros sistemas em pouco tempo.
BackOffice
Muitas vezes oferecido como um ERP, o sistema de BackOffice não é propriamente uma solução integrada, mas atende somente aos setores fiscal e contábil.
Verticalizado
É um ERP voltado somente para um único ponto de vendas, muito comum em lojas físicas ou franquias. Ele não permite gerir várias instâncias da empresa de forma integrada. Serve para controlar comissões e promoções, fazendo o cadastramento de produtos, controle de estoque, compras e finanças, porém, de forma limitada.
Sistema em nuvem
Esse tipo de ERP não exige que a empresa mantenha servidores próprios, ajudando a reduzir custos de investimento e manutenção, pois ele é implementado com a tecnologia Cloud Computing. Assim, pode ser acessado por qualquer usuário autorizado, de qualquer ponto com internet, conferindo agilidade e acessibilidade à gestão.
Como escolher o tipo de ERP ideal?
Na hora de adquirir um sistema para sua empresa, o foco inicial costuma ser o preço, mas a escolha vai muito além desse ponto. Antes de saber quanto custa um ERP, é preciso entender o que ele, de fato, vai agregar de valor e melhoria de processos ao seu negócio.
Após entender o conceito da integração desse tipo de solução, você deve avaliar seu tipo de atividade e pensar quais informações e processos quer gerir dentro desse fluxo, analisando quais as soluções disponíveis para identificar aquela que melhor atende às suas necessidades.
Embora todas as empresas precisem ter controles financeiros e emissão de Notas Fiscais, por exemplo, algumas têm mais níveis de controle que outras. Por exemplo, empresas que prestam somente serviços não necessitam de controle de insumos, produção e entrega. Já uma clínica médica necessita, por exemplo, de um controle de prontuários, consultas e de exames médicos.
Além disso, o ERP tem que atender aos requisitos que a lei exige para seu segmento de atuação. Uma empresa farmacêutica, por exemplo, requer preenchimento de dados relacionados às exigências da Organização Mundial de Saúde (OMS).
Já o setor elétrico atende às regras da Agência Nacional de Energia Elétrica (ANEEL), obrigando-se a emitir relatórios específicos que o sistema ERP deve contemplar.
Quais cuidados tomar?
As informações de uma empresa estão entre seus bens mais valiosos. São elas que vão medir seu crescimento e guardar todo seu histórico de negócios, seus dados financeiros, sua base de clientes, seus pontos fracos e fortes, em resumo. Então, não pense que contratar ERP é algo simples; pelo contrário, exige uma grande parceria, com uma empresa de extrema confiança.
Isso posto, considere os pontos a seguir, extremamente importantes na sua decisão.
Armazenamento de dados
Caso seja realizado em ambiente físico, avalie os riscos de perdas em incêndios, oscilações de energia, roubos ou outros problemas. A integridade das informações é item fundamental.
Abrangência da gestão
Avalie se ela é completa ou parcial, para não haver riscos de você ter que complementar seu processo gerencial usando planilhas e controles paralelos, em um ciclo de retrabalho desnecessário;
Acessibilidade e mobilidade
Gestores nem sempre estão o dia inteiro dentro de um escritório. Para otimizar seu tempo, é preciso contar com uma solução acessível a partir de qualquer dispositivo, mesmo que você não esteja fisicamente na empresa;
Necessidades da sua empresa
Ter essa visão clara facilita a avaliação criteriosa se a ferramenta ofertada atende ou não às características particulares do seu negócio. Entenda o que você busca em um ERP (reduzir custos, agilizar a gestão, eliminar erros) e avalie a resposta da solução proposta;
Expertise do fornecedor: o produto, por si só, não corresponderá ao que você precisa, caso o fornecedor não esteja apto a prestar um atendimento de excelência ou não disponha de um suporte técnico bem qualificado para tirar as dúvidas da sua equipe, antes, durante e depois do processo de implementação da solução.
Como a Alterdata pode ajudar?
A Alterdata atua com ERPs e outros softwares empresariais há mais de 29 anos, trazendo soluções para que você possa monitorar de forma eficiente todos os pontos críticos do seu negócio, de forma intuitiva, facilitando a tomada de decisão e favorecendo o seu crescimento.
Oferecemos integração total do seu negócio, sem necessidade de usar planilhas ou outros softwares em separado. Você pode ter a linha do tempo completa de seus negócios, de ponta a ponta, na sua frente, de forma clara e simples.
Nossas soluções são desenhadas sob medida, de forma modular, para atender ao tamanho exato das suas necessidades, com flexibilidade, simplicidade, baixo custo e segurança.
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