Toda atividade produtiva tem suas rotinas e ciclos operacionais. O PDCA consiste em uma da ferramenta para que esse “looping” possa não só ser corrigido como também aperfeiçoado.
É isso que fez dele, ao longo dos anos, um dos utilitários mais versáteis. O PDCA opera como um mecanismo corretivo abrangente, servindo a propósitos de setores como agricultura, indústria e serviços.
Assim sendo, todos que estão à frente de um negócio — ou de pelo menos uma equipe — precisam conhecê-lo melhor. Acredite: com essa ferramenta, suas decisões tendem a ser muito mais certeiras. Continue com a leitura e entenda como ele funciona!
O que é o PDCA?
Convenciona-se que o PDCA tenha tido origem no ciclo de Shewhart, engenheiro americano que introduziu o controle da qualidade com métodos estatísticos. Além dele, outros dois pesquisadores da Ciência da Gestão contribuíram para o desenvolvimento do PDCA: John Dewey e Clarence Irving Lewis.
Dewey foi quem esboçou, inclusive, as premissas do PDCA, cujo significado é:
- P — Plan (Planejar);
- D — Do (Agir, Fazer);
- C — Check (Checar, Verificar);
- A — Adjust (Ajustar).
Não por acaso, Lewis e Dewey são fundadores da chamada escola filosófica do pragmatismo, que defende o método analítico e científico para solucionar problemas. Para eles, todo desafio pode ser superado a partir dos seguintes passos:
- identificação da dificuldade;
- definição do problema;
- levantamento de possíveis soluções;
- raciocínio com base nas ideias propostas;
- experimentação que comprove ou não sua eficácia.
Como funciona o PDCA?
A gestão do conhecimento não seria possível se não existissem ferramentas como o ciclo PDCA. Afinal, ele se presta a ser um método de avaliação da qualidade e, sendo assim, tem um papel importante como formador de novas ideias e soluções.
Há, inclusive, quem inclua a letra “O” — de Observar — em seu início, levando a uma concepção desse ciclo como um mecanismo de aperfeiçoamento e aprendizagem.
Veja a seguir o funcionamento de cada uma das quatro etapas pautadas inicialmente.
Planejar
É a fase preliminar, na qual a organização enumera os objetivos a atingir e os métodos que vai utilizar para isso.
Tudo começa com a definição das metas para que os resultados esperados sejam entregues em tempo hábil. Se possível, é recomendável que se testem soluções em escalas menores, a fim de medir os impactos quando passarem ao nível macro.
Executar/Fazer
Suponha que na fase “Plan” sua empresa tenha definido como objetivo reduzir a quebra de estoque em 10%. A partir disso, ela lança mão de um método de controle com base em um novo software.
Com o plano em execução, torna-se necessário todo um acompanhamento das rotinas para constatação do progresso da iniciativa. Por isso, a fase “Do” consiste em fazer e, não menos importante, em coletar dados para análises a serem feitas nas etapas seguintes do ciclo.
Cabe ressaltar que, para esta etapa, é fundamental investir em treinamento para assegurar que todos os envolvidos estejam prontos para operar conforme os parâmetros definidos.
Checar/Verificar
Tomando como ponto de partida os dados extraídos das operações, é possível avaliar e medir o que deu certo e o que precisa melhorar. Nessa fase do ciclo PDCA, a gestão deve se encarregar de analisar os resultados e fazer um comparativo com o que se esperava atingir.
Tal análise, por sua vez, dará os subsídios para a tomada de decisões e servirá como base para a realização da última etapa do ciclo.
Ajustar
Considere que, depois de implementada a solução — no nosso caso, o software de estoque —, verificou-se que a redução nas perdas foi de 8%. Dessa forma, faltaram dois pontos percentuais para atingir a meta, o que levou os gestores a avaliar o que pode ter faltado.
Ao analisar os números, eles identificaram que nem todas as funções do sistema contratado foram aproveitadas e que isso poderia ser explicado pelo pouco tempo de treinamento. Com isso, foram feitos ajustes que deram início a um novo ciclo de execução, checagem e ajustes.
Quais os benefícios do PDCA?
A aplicação do ciclo PDCA impede que as equipes entrem na perigosa “zona de conforto”. Afinal, ele evidencia eventuais erros cometidas pelas próprias pessoas envolvidas nas operações da empresa. Em outras palavras, o PDCA ajuda a revelar falhas que possam estar alheias aos funcionários.
Tendo como base essa premissa, a ferramenta pode trazer inúmeros benefícios aos negócios. Confira, agora, quais são eles!
Melhoria na resolução de problemas
O breve exemplo do estoque ilustra a utilidade do PDCA como mecanismo para resolver problemas dos mais diversos. Isso porque ele é um recurso maleável e que pode ser ajustado a diferentes contextos com o mesmo aproveitamento. Não há atividade que não possa se beneficiar da aplicação dessa metodologia.
Melhoria contínua
Definir indicadores é um desafio para a gestão. Afinal, como saber se o padrão de qualidade atingido é de fato o ideal? Nesse contexto, o PDCA pode ser uma referência, um ponto de partida pelo qual uma empresa estipula parâmetros a serem alcançados.
Tomada de decisão
Decidir por mudanças requer uma base sólida de informação. Ao aplicar o PDCA, forma-se uma espécie de dashboard, um painel de controle por meio do qual os pontos de melhoria podem ser visualizados. Essas dados, por sua vez, apoiam as decisões gerenciais, tornando-as mais acertadas.
Quando usar o PDCA?
Como você viu, a aplicação do PDCA pode acontecer em diferentes contextos. Ele é recomendado como ferramenta para corrigir falhas, mas também para melhorar processos que já apresentam bons resultados. Seria o caso, por exemplo, de uma empresa que tem uma posição consolidada no mercado e vê um novo concorrente surgir. Como se destacar nesse cenário? O ciclo PDCA pode ajudá-lo a responder!
Como colocá-lo em prática?
A versatilidade do ciclo permite que ele seja aplicado até mesmo por pessoas que não sejam da área de Gestão. No entanto, quanto mais especialistas e ferramentas você tiver para aplicá-lo, melhor. Nesse sentido, vale apostar em profissionais de TI ou que tenham formação em Project Management Body of Knowledge (PMBOK) para apoiar na implementação do PDCA.
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