Muitas obrigações do Departamento Pessoal estão ligadas a cumprir a legislação, processar pagamentos, emitir declarações e encaminhar documentos aos órgãos públicos. Assim, é preciso levantar todos os dados com antecedência e atender os prazos definidos em lei.
Aliás, no início e final de ano existe um acúmulo dessas obrigações. Além de cumprir as rotinas normais do departamento, uma série de outras exigências são impostas. Logo, são mais que necessárias algumas mudanças de planejamento se você quiser contar com a melhor estratégia de adimplemento.
Logo abaixo, reunimos as principais obrigações de início e final de ano. Continue a leitura para entender mais a fundo os pagamentos e rotinas burocráticas relacionados aos recursos humanos!
Quais são os tipos de obrigações do Departamento Pessoal?
As obrigações do Departamento Pessoal no início e final de ano podem ser periódicas ou não periódicas. No primeiro caso, a atividade se repete em determinado mês ou anualmente; no segundo, é um evento isolado, como uma demissão ou admissão.
Ademais, os meses de novembro a março são marcados principalmente pela entrega das obrigações contábeis acessórias. Sem contar que é comum que certas operações financeiras sejam feitas no período, como décimo terceiro, premiações e participação nos lucros e resultados.
Quais são as obrigações mensais?
As rotinas e obrigações do Departamento Pessoal que se repetem durante todos os meses permanecerão válidas. Confira as principais!
1. eSocial
Em primeiro lugar, temos a escrituração das obrigações trabalhistas e previdenciárias no e-Social. Os eventos periódicos e não periódicos devem ser encaminhadas por meio eletrônico, realizando o primeiro acesso ou usando o cadastro da empresa.
2. Folha de pagamento
Nela, constarão tanto os pagamentos que se repetem todos os meses (salário, comissões e recolhimento do FGTS) como verbas com periodicidade anual (13º salário, férias coletivas etc.), nas respectivas datas.
O prazo de envio ao e-Social é o 7º dia do mês subsequente ao de referência. A folha com pagamento em novembro, por exemplo, deve ser encaminhada até 07 de dezembro.
3. GPS
A GPS é a guia de recolhimentos previdenciários dos colaboradores, que pode ser emitida pelo site da Receita Federal. O prazo de pagamento é o dia 15 do mês seguinte ao de referência, com possibilidade de extensão ao dia útil posterior ao vencimento, em caso de ausência de expediente bancário.
4. SEFIP
A Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP) é emitida no SEFIP — um sistema eletrônico da Caixa Econômica Federal. Nele, a empresa paga o FGTS e mantém a Previdência Social informada sobre a remuneração do colaborador. O prazo é o 7º dia útil do mês posterior à remuneração do funcionário.
5. DARF
O DARF é uma guia de pagamento de encargos e tributos junto à Receita Federal. No Departamento Pessoal, o documento é utilizado para recolher o Imposto de Renda retido na fonte sobre as remunerações efetuadas.
Após apurar o tributo, é preciso realizar a quitação até o dia 20 do mês seguinte ao da remuneração. O pagamento é antecipado para o dia útil anterior se a data prevista cair no domingo ou feriado.
6. CAGED
Em relação ao CAGED, a Portaria nº 1.127/2019 dispensou o envio da declaração mensal para as empresas e para as pessoas físicas que se equiparam a empresas. Fique atento apenas aos eventos não periódicos do E-social, como admissões e rescisões de contrato.
Quais são as obrigações do início do ano?
Nos primeiros meses do ano, vencem os prazos das declarações referentes ao ano anterior. Assim, diferentemente das mencionadas acima, essas são cumpridas uma única vez em cada exercício, sem a necessidade de se repetir mensalmente.
7. DIRF
A primeira é a Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte. Nela, a empresa informa quanto recolheu em relação aos tributos dos seus profissionais no ano, bem como algumas informações adicionais, como existência de plano de saúde coletivo. Normalmente, a Receita Federal divulga uma data no mês de fevereiro para cumprir essa obrigação acessória.
8. RAIS
Outra obrigação é o envio da Relação Anual de Informações Sociais com dados que alimentam a base governamental, como trabalhadores na CLT, remunerações e contribuições previdenciárias. O prazo é divulgado anualmente e costuma cair nos meses de março e abril.
9. Informe do rendimento dos funcionários
O início do ano é o momento de levantar os tributos retidos na fonte, entregando o informe de rendimentos até 28 de fevereiro. Assim, no mês de abril, quando tradicionalmente ocorre a Declaração de Imposto de Renda de Pessoa Física, o profissional pode requerer as devoluções e descontos que julgar pertinentes.
Quais são as rotinas de final de ano?
Ainda temos algumas rotinas com vencimento no final de ano. Veja só!
10. Décimo terceiro salário
A Lei nº 4749/1965 traz as regras do décimo terceiro salário. A primeira parcela deve ser paga entre fevereiro e novembro de cada ano e corresponde a um aditamento obrigatório de 50%.
O restante é quitado até 20 de dezembro. Nesse sentido, se optar pelo pagamento único, a empresa deve fazer dois adiantamentos até 30 de novembro: um obrigatório e outro facultativo.
Lembre-se de recolher FGTS, Contribuição Previdenciária e Imposto de Renda sobre os valores recebidos até o dia 20 do último mês do ano.
11. Férias coletivas ou individuais
Os meses de dezembro e janeiro são utilizados frequentemente para conceder férias individuais ou férias coletivas. No primeiro caso, os funcionários devem ser comunicados sobre a concessão do benefício com, no mínimo, 30 dias de antecedência. Já no segundo, a antecedência é de 15 dias e inclui a comunicação ao Ministério do Trabalho e sindicatos.
12. Pagamento das férias
Em ambos os casos, o pagamento das férias deve ser feito até dois dias antes do início do descanso dos profissionais. O valor é acrescido de 1/3 referente ao abono constitucional.
13. Programação do pagamento de lucros e resultados
Com o fechamento do ano fiscal, que geralmente coincide com o calendário comum, as empresas precisam apurar a participação nos lucros e resultados — se adotarem o benefício. O processo, geralmente, é iniciado em dezembro e pode se estender até os primeiros meses do ano seguinte.
14. Folha de pagamento e benefícios
Os pagamentos das obrigações de final de ano da sua empresa devem ser incluídos na folha, bem como nos holerites ou contracheques dos funcionários. Há ainda a incidência de tributos, que ocorre nas verbas remuneratórias, como décimo terceiro salário e participação nos lucros e resultados.
Vale ressaltar que as obrigações do Departamento Pessoal incluem os eventos não periódicos. É o caso, por exemplo, da necessidade de informar a admissão no E-Social ou de pagar as verbas de rescisões contratuais, sempre que ocorrem tais situações no início e final de ano, assim como nos demais meses.
Quais são as punições do não cumprimento?
A punição pelo descumprimento das rotinas do Departamento Pessoal e e-Social é financeira, o que inclui multas, juros e correção monetária. O valor-base, no entanto, varia de acordo com a obrigação que foi descumprida, por exemplo:
- pagamento do dobro do valor devido no descumprimento das férias;
- multa de R$ 402,53 a R$ 805,06 por não informar a admissão no e-Social;
- multa de 20% e 1% de juros de mora ao mês por não recolher o FGTS;
- 0,33% de juros por dia de atraso na GPS.
Para cumprir tanto os pagamentos quanto as obrigações acessórias é fundamental ter inteligência de dados no Departamento Pessoal. Afinal, os responsáveis pelo processo ficarão sobrecarregados se não puderem automatizar o levantamento das informações e a emissão dos documentos necessários.
Uma excelente prática para minimizar os riscos de punições legais é fazer uma checklist com as obrigações pertinentes à empresa. Assim, a equipe responsável consegue acompanhar o andamento das atividades e evita retrabalhos.
Monte um calendário de obrigações
O que ajuda muito nesse sentido é colocar os prazos de cada obrigação legal em um calendário, indicando a data limite do seu cumprimento. Depois, fixe as metas da equipe, definindo a antecedência com a qual os documentos e pagamentos devem estar prontos para serem realizados.
O segredo de cumprir todas as obrigações do Departamento Pessoal em início e final de ano é a organização. Quanto melhor o planejamento, maior será a antecedência com que as informações serão levantadas e as burocracias cumpridas. Logo, as chances de erros e punições são minimizadas.
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