A adoção de sistemas de gestão empresarial não é exatamente uma novidade. Na verdade, os primeiros modelos surgiram no fim da década de 50. Eram grandes computadores, muito lentos, pesados e caros. Desde então, esses softwares evoluíram. Hoje em dia, podemos encontrar até sistemas de ERP para ME acessíveis e muito eficientes!
Na prática, porém, apesar das inúmeras vantagens que essa ferramenta pode trazer para o negócio, muitos empreendedores acabam adiando sua implementação. Enquanto isso, outros ficam estagnados, presos a modelos legados que não atendem mais às necessidades da empresa. Que tal mudar esse cenário?
Pensando nisso, preparamos este guia completo com todas as informações que você precisa saber sobre ERPs para microempresas. Acompanhe!
O que é um ERP e como esse sistema funciona?
ERP é a sigla em inglês para Enterprise Resource Planning ou planejamento dos recursos da empresa, em português. Trata-se de um software que tem como objetivo gerenciar todos os processos e as informações do negócio, reunindo-os em uma única plataforma. Por isso, ele é geralmente chamado de sistema de gestão integrada.
O ERP registra dados de clientes, fornecedores, produtos, serviços, vendas, compras, pagamentos e funcionários, entre outros. Tais informações vêm de todos os setores da companhia, desde o estoque até a área comercial.
Como o software armazena os registros em um só banco de dados, os processos podem funcionar de modo integrado. Isso significa, por exemplo, que a equipe de vendas pode ter acesso à quantidade de produtos presentes no estoque e o pessoal do marketing tem conhecimento dos produtos que mais saem. E o melhor: tudo isso em tempo real!
A prática
O ERP permite que as empresas automatizem muitas de suas operações, o que é útil para qualquer segmento do mercado. Assim, processos repetitivos podem ser realizados sem a intervenção humana, com menos chances de erros, muito mais rapidez e, claro, maior eficiência.
Uma operação muito usada para exemplificar essa automação é a relação entre o processo de vendas, o estoque e a logística. Assim que venda é realizada, seja na plataforma de e-commerce ou na loja física, o sistema dá baixa na mercadoria no estoque automaticamente. Além disso, os dados da operação são enviados para o setor de logística para que a entrega seja efetuada.
Lembrando que essa é apenas uma centelha de tudo o que um sistema de gestão empresarial é capaz de fazer, ok? Mas vamos entender um pouco sobre como o sistema ERP é estruturado antes de falar mais sobre suas possibilidades.
A divisão
Um sistema de gestão integrada é composto por 3 camadas principais: interface, processamento lógico e banco de dados. Conheça cada uma!
Interface
Essa é a camada de apresentação do ERP, a forma como o usuário vê e acessa o software. Aqui, é possível encontrar formulários e campos editáveis para inserção de dados e interação com o sistema. As ações realizadas na interface se comunicam com a camada de processamento lógico.
Processamento lógico
Essa camada guarda o código fonte do sistema. É aqui que acontece todo o processamento dos dados que serão integrados a outros módulos. Na parte lógica é que serão feitas as configurações e parametrizações do sistema para a customização de acordo com as regras do negócio, agregando novas funcionalidades para que o software atenda a operações específicas da empresa.
Banco de dados
Todas as informações ficam armazenadas no banco de dados, um sistema de armazenagem a que todos os módulos interligados têm acesso.
Vale lembrar, porém, de que quando falamos de um sistema ERP não nos referimos ao sistema operacional. Na verdade, é no sistema operacional que o software de gestão vai ser instalado.
Os módulos
A maior parte dos sistemas integrados de gestão é composta por módulos. Um ERP modular é baseado em 2 visões: visão por segmento e visão por departamento ou setor. Entenda!
Visão por segmento
Dependendo de qual segmento do mercado a empresa faz parte, ela terá processos e operações específicas. Uma companhia de transporte de cargas, por exemplo, tem atividades diferentes de uma imobiliária. Enquanto uma vai gerenciar frotas, entregas e rotas, a outra fará a gestão de condomínios e imóveis para venda e locação. Até aí tudo bem, certo?
Na prática, isso quer dizer que existem características próprias de determinado segmento que, de forma geral, todo ERP destinado àquele ramo precisa ter. Justamente para acolher esses segmentos, foram desenvolvidos módulos específicos, conhecidos como verticais.
Visão por departamento ou setor
A visão departamental foca nos processos de cada setor da empresa, como módulos dedicados ao financeiro, ao contábil, ao faturamento, a compras, ao estoque e assim por diante. Muitas vezes, esses componentes são chamados de módulos operacionais.
Nesse caso, ao acessar o software, o usuário terá em sua tela somente os processos referentes a suas atividades específicas. Afinal de contas, não adiantaria muito, por exemplo, um funcionário do setor comercial ter acesso a folhas de pagamento.
Agora que você já está familiarizado com o básico, vamos ver um pouco mais sobre como funciona o ERP nos diversos setores de uma empresa?
Em que setores de uma ME o ERP pode ser usado?
Como você pôde observar, o sistema ERP geralmente é dividido em módulos, que são responsáveis por diferentes setores. Para cada setor, o sistema disponibiliza funções conforme suas necessidades específicas. Apesar de funcionarem de forma independente, todos os módulos estão interligados e podem compartilhar informações entre si.
Para ter uma noção melhor, conheça agora alguns dos principais módulos existentes!
Departamento pessoal
Esse módulo tem como objetivo organizar os processos relacionados ao planejamento, à atração, ao controle e à retenção de colaboradores. Seu foco está, assim, no capital humano, garantindo que as leis trabalhistas sejam cumpridas e que os colaboradores estejam satisfeitos. Algumas funções específicas do módulo de departamento pessoal incluem:
- controle da folha de pagamento, com dados relativos a férias, rescisões, relatórios, dependentes, pensão, empréstimos, benefícios e outros aspectos legais específicos;
- gestão de processos de recrutamento, seleção e treinamento de funcionários;
- avaliações e pesquisas;
- tabelas de cargos, funções e salários;
- controle de relógios, catracas e regras de ponto eletrônico, integrando-se automaticamente à folha de pagamentos;
- administração do banco de horas.
Financeiro
O setor financeiro lida com fluxo de caixa, operações bancárias, contas a pagar e receber, fechamento de caixa, entre outras operações. São processos que necessitam de muita exatidão nas informações, uma vez que erros aqui podem causar grandes prejuízos à empresa. Para auxiliar essa tarefa, o módulo financeiro pode gerenciar:
- vencimentos de contas;
- juros, multas e abatimentos;
- recibos de pagamentos;
- pagamento automatizado;
- controle de despesas e receitas;
- agendamentos de pagamentos;
- cobranças;
- integração com o EDI bancário de diversas instituições;
- análise de crédito.
Vendas
Trata-se de um módulo de ERP para ME que trabalha com vendas de serviços e produtos, contando com funcionalidades que incluem também o estoque e o financeiro, já que trabalham com processos relacionados. Entres as possibilidades aqui, podemos destacar:
- o controle de orçamentos;
- o controle de ordens de serviço;
- a emissão de notas fiscais eletrônicas;
- a emissão de boletos;
- o acesso a dados do estoque;
- o controle de comissões dos vendedores.
Estoque
Integrado aos setores de faturamento, vendas e financeiro, o módulo de estoque é indispensável para gerenciar a disponibilidade de produtos e insumos. Para isso, o software dispõe de funções para:
- cadastrar produtos e insumos;
- classificar produtos e insumos, agrupando-os conforme as necessidades dos setores da empresa;
- converter medidas e unidades;
- gerenciar itens sob o poder de terceiros;
- emitir relatórios gerenciais;
- consultar saldos de estoque;
- notificar produtos com baixa disponibilidade;
- controlar vencimentos.
Logística
Esse módulo é direcionado para empresas que realizam operações de entrega de cargas e mercadorias, ajudando a gerenciar centros de distribuições e fornecendo funcionalidades de:
- endereçamento logístico;
- controle de lotes;
- separação e conferência de lotes;
- inventário;
- emissão de notas fiscais eletrônicas;
- reserva de estoque.
Fiscal
O setor fiscal é uma área bastante sensível da empresa, pois lida com processos diretamente ligados a obrigações relativas a órgãos de fiscalização do governo. Assim, esse módulo é muito útil para:
- apurar impostos, como ICMS, INSS, ISS e IPI;
- realizar auditorias fiscais;
- entregar obrigações legais relativas ao SPED e à GIA, entre outros.
E os módulos não se esgotam por aqui, viu? Na verdade, são muitas as possibilidades que se adaptam aos mais diversos modelos de negócios. Mas por que sua empresa precisa investir em um sistema ERP? É sobre isso que falaremos agora!
Por que uma microempresa precisa de um ERP?
Vivemos na era da transformação digital, que apresenta a cada dia novos recursos tecnológicos para ajudar as empresas a lidar com o alto volume de dados que precisam gerenciar. Além desse suporte operacional, sistemas integrados também auxiliam na tomada de decisões e na resolução de problemas do cotidiano corporativo.
Principalmente pequenas empresas podem ter dificuldades para atender os clientes com agilidade e segurança. Além disso, as pessoas jurídicas precisam lidar com diversas obrigações legais com as quais novos empreendedores talvez não estejam acostumados. A falta de habilidade e experiência para gerir os processos corporativos pode resultar em falhas e em decisões equivocadas.
Um sistema ERP para ME vem ao auxílio do gestor, organizando e automatizando as operações, além de reduzir as chances de erros que poderiam comprometer o compliance e a reputação do negócio aos olhos do público. De fato, implementar um software de gestão traz vantagens para empresas de todos os portes — como veremos a seguir.
Por que investir em um ERP para as PMEs?
Aprimoramento na qualidade das informações
Hoje em dia, informação vale ouro. Por isso, a forma como a empresa lida com esse bem acaba impactando bastante a qualidade do atendimento e dos produtos que fornece ao público.
Com um ERP, a companhia consegue apurar seus métodos de coleta, análise e armazenamento de dados. Assim, não há mais registros desorganizados, produtos esquecidos ou clientes sem atendimento. E é claro que essa qualidade se reflete no que é oferecido ao consumidor!
Padronização de processos
Para gestores de pequenas e médias empresas, pode haver grande dificuldade em entender quais são os principais processos do negócio e como o fluxo das operações realmente acontece. Dessa forma, cada funcionário acaba dando andamento às operações da sua própria maneira.
O detalhe é que essa falta de padronização pode gerar desperdício de tempo e de recursos. Além do mais, quando surgem problemas nesse cenário desorganizado, fica difícil detectar onde exatamente aconteceu a falha para, então, corrigi-la.
Por outro lado, quando se implementa um ERP, boa parte dos processos (se não forem todos) passa a ser gerenciada pelo sistema. Os colaboradores precisam ser treinados para usar suas funcionalidades, fazendo com que toda a equipe, incluindo o gestor, compreenda com maior clareza como funcionam os processos da empresa.
Decisões baseadas em dados
No universo corporativo, a tomada de decisões nunca é fácil, muitas vezes sendo preciso considerar diversos fatores ao mesmo tempo. Mas o gestor não pode dar tiros no escuro e colocar sua empresa em risco, não concorda? Por isso, a melhor forma de ditar os rumos do empreendimento é baseando-se em dados concretos.
Com registros exatos e completos, o empreendedor consegue ter uma visão sistêmica do negócio, descobrindo produtos e serviços estratégicos, com maior absorção entre os clientes, criando estratégias de marketing efetivas, direcionando investimentos a setores cruciais e muito mais. E todas essas decisões são baseadas em dados.
Como você pode ver, motivos não faltam para você adotar um ERP na sua empresa. No entanto, antes de escolher o melhor sistema para seu negócio, é importante que entenda quais tipos de software de gestão estão disponíveis no mercado. Veja só!
Quais os tipos de ERP para ME disponíveis?
ERP on premise
O sistema on premise é instalado nos computadores e servidores locais da empresa e gerenciado por sua própria equipe interna de TI. Isso, por si só, encarece o investimento, uma vez que geralmente exige a compra da licença perpétua do software, além de demandar gastos para a atualização do hardware, a fim de comportar o sistema, e a contratação de profissionais especializados para gerenciar os recursos computacionais.
ERP em nuvem
O ERP em nuvem também é conhecido como software como serviço, em português, ou Software as a Service (SaaS), em inglês. Ele não é comprado, mas fornecido em forma de assinatura. Como roda na nuvem, os dados ficam armazenados nos servidores do fornecedor, podendo ser acessados em qualquer hora e de qualquer lugar por meio de um dispositivo conectado à internet.
Para acessar o sistema, portanto, a empresa precisa apenas de um computador, um tablet ou um smartphone com internet, usando o próprio navegador para gerenciar seus processos. É possível dispensar, assim, investimentos em infraestrutura de hardware e na contratação de profissionais de TI, uma vez que o suporte técnico também é dado pela fornecedora.
ERP de nicho
O ERP de nicho é aquele desenvolvido para segmentos específicos, como imobiliárias, restaurantes, varejo, centros automotivos, supermercados e por aí vai. Por conhecer a fundo as especificidades do setor, consegue atender bem às necessidades. Porém, por esse mesmo motivo, tais ERPs costumam ser menos flexíveis e customizáveis. Vale ressaltar que o ERP de nicho também pode ser fornecido no modelo SaaS, em nuvem.
ERP open source
Os modelos open source são softwares de código aberto, desenvolvidos de tal forma a permitir sua modificação por terceiros. Assim, a empresa que possui essa habilidade pode modificar o sistema, ajustando-o a seus próprios aplicativos e processos.
Embora não sejam necessariamente gratuitos, esses ERPs apresentam um custo menor. Contudo, podem trazer alguns incômodos, como a necessidade de contar com profissionais especializados para a personalização.
Nesse caso, a maior preocupação está na integridade dos dados, uma vez que o código aberto pode expor o negócio a falhas de segurança. Como estão disponíveis para qualquer pessoa, são plataformas bem conhecidas e estudadas por hackers, que passam a ter total conhecimento de suas vulnerabilidades.
ERP gratuito
Esse tipo de ERP geralmente é direcionado para PMEs por contar com um potencial de investimento mais limitado. O detalhe é que não se pode esperar muito de um sistema de gestão gratuito. O modelo apresenta funções bem simples e básicas, podendo ser útil para negócios iniciantes, quando o empreendedor começa a organizar seus processos. No entanto, logo a empresa precisará contar com uma solução mais robusta.
Diante de tantas opções, como escolher o sistema ideal para seu negócio? Vamos dar algumas dicas!
Como escolher o melhor sistema ERP para minha ME?
Separamos aqui alguns critérios importantes que devem ser avaliados na hora de adotar um sistema de gestão integrado. Um cuidado maior nessa etapa é capaz de garantir uma escolha que potencialize os benefícios do ERP em seu empreendimento. Então anote aí!
Analise as necessidades do negócio
O primeiro passo é olhar para sua empresa a fim de fazer um levantamento de suas reais necessidades. Nessa etapa, você certamente vai se deparar com sistemas que abarcam uma diversidade de funcionalidades, mas que talvez não sejam práticos ou sequer úteis para o negócio.
Algumas MEs precisam de softwares mais complexos para gerenciar os processos de vendas, por exemplo. Enquanto isso, outras necessitam controlar melhor o financeiro. Pensando nisso, a adoção de um sistema repleto de funções que não serão usadas pode só complicar as operações no dia a dia da empresa.
Além do mais, um software robusto, que vai além do que o negócio precisa, pode demandar custos muito maiores. Por isso, muitas empresas preferem direcionar o ERP primeiro para as operações mais básicas e ir estendendo a automação aos poucos, conforme a demanda cresce. Para seguir esse caminho, só garanta que a solução contratada seja escalável, combinado?
Avalie a integração proporcionada pelo sistema
Como vimos, os módulos operacionais do ERP atendem setores específicos da empresa, como financeiro, estoque e vendas. Mas um dos grandes bônus do software é sua capacidade de integrar os departamentos, a fim de automatizar os processos.
Afinal, de que adiantaria investir em um ERP financeiro para depois, ao implementar um módulo de vendas, descobrir que o primeiro não permite integração? Eles acabariam funcionando de modo independente, causando retrabalhos desnecessários. Por isso, não se esqueça de se certificar que o sistema é compatível com integrações.
Verifique a facilidade e a praticidade do software
Considerando que você quer adotar um ERP porque precisa facilitar a gestão dos negócios, não restam dúvidas: o software precisa ser fácil de usar, com uma interface limpa, intuitiva e acessível.
Prefira soluções que permitam o acesso por meio de qualquer dispositivo conectado à internet, como tablets, smartphones e notebooks. Dessa forma, você poderá analisar seu negócio de onde quer que esteja, a qualquer hora. Isso sem falar que as soluções em nuvem dão maior segurança aos dados, reduzindo os riscos de perda de registros.
Informe-se sobre o suporte fornecido
Muito provavelmente, após a adoção do sistema, surgirão algumas dúvidas e problemas. Lembre-se ainda de que todo software necessita de atualizações que garantam seu bom funcionamento e a segurança das informações.
Sistemas fiscais, por exemplo, precisam ser ajustados quando leis são criadas ou modificadas. Será que essas atualizações representarão um custo adicional? Como o fornecedor realiza o suporte técnico? Qual o tempo médio de atendimento? Essas questões são muito importantes, uma vez que um sistema com problemas de disponibilidade, por exemplo, pode atrasar ou até mesmo paralisar as operações.
Escolhido o sistema ERP, como vai acontecer a implantação? Confira!
Como acontece a implantação de um ERP?
Os passos para a implantação de um ERP variam bastante, dependendo do produto ou serviço escolhido, da quantidade de setores e processos envolvidos, do tamanho da empresa, entre diversos outros fatores. Soluções em nuvem, por exemplo, geralmente são mais rápidas, uma vez que dispensam o investimento em infraestrutura local de hardware.
De modo geral, no entanto, há alguns aspectos importantes que devem fazer parte de qualquer programa de implementação. Acompanhe para entender!
Planejamento da implementação
Nesse momento, todo o escopo do projeto é analisado, estudando com a ajuda do fornecedor quais processos e dados vão migrar para o sistema. É preciso definir claramente os objetivos a alcançar com a implementação e o impacto que deve causar no negócio. É nessa etapa que se define o tipo de ERP e onde serão hospedados os dados — na nuvem, localmente ou fazendo uma junção dos 2.
É importante avaliar aqui também quais requisitos computacionais serão necessários para a adoção do software, considerando os custos envolvidos. Além disso, durante esse planejamento estratégico, é essencial focar em uma visão de longo prazo, já que um ERP é uma ferramenta que ficará com você durante um bom tempo.
Customização do sistema
Saiba desde já que a empresa fornecedora pode precisar de um tempo para fazer as customizações no sistema, a fim de que o ERP se integre perfeitamente aos processos do negócio.
Instalação do software
Aprovados os ajustes, o sistema pode ser instalado. Vale ressaltar que o período de adaptação pode ser um pouco longo, a depender da complexidade do software e do número de processos envolvidos.
Treinamento da equipe
Para tirar o máximo de proveito do sistema, a gestão e seus colaboradores devem ser treinados para interagir adequadamente com o software.
E não esqueça de ter tudo registrado! Isso vai ser importante para mensurar os resultados e descobrir o que ainda pode ser aprimorado ou que processos devem ser inseridos no sistema a fim de otimizar as operações do negócio.
São inegáveis os benefícios que um ERP para ME pode trazer: processos padronizados, atendimento de maior qualidade e redução de custos são só alguns. Sem dúvida, a adoção dessa tecnologia representa uma nova forma de enxergar o negócio, munindo o gestor de dados importantes e poder gerencial para conduzir sua empresa ao sucesso!
Quer saber como um ERP pode ser tornar uma realidade também para sua empresa? Então entre em contato conosco e saiba como podemos ajudar!
