Um dashboard é uma ferramenta de gestão que concentra todos os dados de uma empresa, campanha ou projeto de forma intuitiva e visual. A ferramenta facilita o acesso e a compreensão das informações, além de dar agilidade à tomada de decisões pela gestão e de divulgar aos colaboradores os principais indicadores de desempenho, as metas e os objetivos da empresa, tudo de forma clara e objetiva.
Em um mundo totalmente conectado, em que as relações de trabalho são constantemente modificadas, novas tecnologias surgem a todo momento e as empresas têm que garantir sua competitividade no mercado, o acesso a informações de forma rápida e precisa, ainda remotamente, é crucial para uma gestão eficiente.
Essa é a função de um dashboard ou painel de controle, em português: concentrar todos os dados e indicadores gerenciais de forma precisa, intuitiva e visual em um único lugar, facilitando o acesso de todos os colaboradores e realizando o cruzamento entre os dados, a fim de gerar relatórios sobre todos os departamentos e setores da empresa, da campanha ou do projeto.
Quer saber mais sobre como um dashboard é importante para o acompanhamento de dados e descobrir como montar um painel de controle eficiente para a sua empresa? Continue lendo e descubra!
As principais informações de um dashboard
Entre as informações que podem constar em um painel de controle estão:
- metas, indicadores e objetivos da gestão por setor ou unidade de negócio;
- relatórios financeiros, com gastos, lucros e dividendos;
- resultados de campanhas de marketing e vendas;
- tempo médio de entrega de produtos;
- custo de produção de um produto;
- índices de controle de qualidade;
- históricos de pedidos;
- controle de manutenção — no caso de trocas de peças, por exemplo;
- tempo de permanência de pacientes em leitos hospitalares;
- controle e gestão de produtos em estoque.
Além disso, os chamados dashboards inteligentes fazem o cruzamento dessas informações, gerando relatórios em tempo real e produzindo novos indicadores. Sabendo da relação entre o custo da matéria-prima, a produção de um item, a logística da sua entrega e o preço final cobrado, por exemplo, um gestor pode ajustar qualquer desses fatores para baixar os custos de cada unidade vendida, aumentando a eficiência da empresa e, como consequência, seu lucro.
Os dashboards e o conceito de gestão à vista
A gestão à vista se baseia no conceito de que todas as informações, os números e indicadores de controle da gestão de uma empresa devem estar disponíveis aos colaboradores de forma fácil, integrada e intuitiva, de fácil assimilação. Os dashboards também são conhecidos como quadros de gestão à vista, uma vez que partem do conceito de que mais informação gera mais eficiência e precisão à gestão empresarial.
Tais painéis integram vários dados e indicadores que devem ser atualizados constantemente. Estamos falando, por exemplo, de desempenhos comparativos de equipes de trabalho e metas alcançadas, o que pode gerar competições benéficas entre profissionais e mostrar a responsabilidade de cada um no alcance dos indicadores de crescimento da empresa. E as vantagens não param por aí!
As principais vantagens de um dashboard
Os principais benefícios do uso de um dashboard estão relacionados à facilitação da comunicação e à geração de mais engajamento entre os colaboradores, visto que todas as informações relevantes para a construção de metas, a organização e a eficiência no trabalho ficam disponíveis para todos.
O fácil acesso a tais informações diminui a margem de erros e os consequentes prejuízos, dando suporte e embasamento às tomadas de decisão por parte da gestão. Esse foi o caso da Toyota Estados Unidos, por exemplo, que implantou uma solução de Business Intelligence (BI) para integrar seus dados de produção, logística e jornada de trabalho em um único lugar. Acredite: essa implantação gerou um ROI de 506%.
Os chamados dashboards inteligentes promovem o cruzamento dessas informações, gerando relatórios em tempo real e produzindo novos indicadores. Conhecendo a relação entre o custo da matéria-prima, a produção de um item, a logística da sua entrega e o preço final cobrado, por exemplo, o gestor pode ajustar esses fatores para baixar os custos de cada unidade vendida, aumentando a eficiência da empresa e, consequentemente, seu lucro.
A formalização de dados nesse sistema
Um dos princípios básicos de qualquer estratégia empresarial está na documentação de todas as fases de um projeto ou planejamento. Afinal de contas, esse histórico permite a análise das ações realizadas e de seus principais resultados, chegando a uma conclusão sobre quais delas devem ser descontinuadas ou reutilizadas em um momento futuro.
A concentração desses dados em um mesmo local (como no caso de um sistema contábil) possibilita o cruzamento de informações confiáveis e validadas, além de permitir a criação de relatórios mais completos e confiáveis. Contudo, é necessário que essas informações obedeçam a padrões específicos e que exista algum tipo de validação ou formalização dos dados, sendo validados por setores de auditoria ou gestores. Assim, eventuais inconsistências não necessariamente se transformam em prejuízos.
As empresas acabam preferindo terceirizar a contratação de vários sistemas, bem como a gestão de dados e boas soluções de BI e TI, já que a montagem de estruturas próprias é cara e exige pessoal altamente especializado para armazenar e cruzar esses dados a fim de gerar um dashboard eficiente para a gestão empresarial.
A montagem de um dashboard eficiente
Para a montagem de um dashboard eficiente, é necessária a realização de um planejamento estratégico. É esse planejamento que vai ajudar a definir os Key Performance Indicators (KPIs) mais importantes para o ramo da sua empresa. Com esses indicadores, por sua vez, dá para definir os dados que serão coletados e estabelecer para que nível hierárquico ou perfil de colaborador devem ser exibidos.
Sem essas definições, podem acontecer 2 problemas bem comuns em estratégias Data Driven: a coleta exagerada de dados, o que leva à perda de eficiência por demandar muito tempo na análise de indicadores não tão importantes para a empresa, bem como a coleta insuficiente de dados, que pode gerar relatórios imprecisos e levar a ações equivocadas, que acabam gerando prejuízos para a empresa.
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