Uma demanda muito comum no dia a dia de um escritório de contabilidade é a realização de propostas de serviços contábeis. O problema é que, muitas vezes, essa proposta acaba não correspondendo à realidade. Isso acontece tanto porque os profissionais da área nem sempre sabem precificar os serviços que prestam como porque os clientes têm uma visão errada sobre o assunto.
Essa confusão se deve principalmente ao fato de o serviço Contábil não ter uma padronização para os valores cobrados. É impossível, portanto, simplesmente consultar uma tabela fixa para estabelecer o valor cobrado dos clientes. A grande questão que surge aí é: como elaborar uma proposta de honorários adequada? Pois é justamente sobre isso que vamos falar neste artigo!
Nos próximos tópicos, você entenderá o que precisa considerar nesse processo e de que forma ter mais eficiência ao precificar seus serviços. Quer saber mais? Acompanhe!
A elaboração de uma proposta de serviços Contábeis
Esse processo exige que contador e cliente estejam dispostos a repassar informações um para o outro, permitindo avaliar tanto a situação individual como o serviço que deve ser prestado. Exatamente por variarem de acordo com diferentes necessidades, tabelar os serviços não é recomendado.
Tenha em mente que a contabilidade tem suas particularidades, o que significa que há oscilação nos custos de acordo com características, necessidades, exigências e a própria cooperação do cliente. Na prática, isso quer dizer que a prestação do mesmo serviço para 2 clientes, se cobrado de maneira igual, pode fazer com que o escritório obtenha rentabilidade de um lado e prejuízo de outro. Para saber o que fazer, confira a partir de agora algumas dicas que o ajudarão a precificar seus serviços da maneira correta!
O cuidado na análise para compreender o serviço
A busca por um escritório de contabilidade pode acontecer graças aos mais diferentes fatores. Sabendo disso, é preciso analisar cuidadosamente o que o cliente deseja, a fim de compreender seus anseios, alinhar expectativas e mensurar a proporção do trabalho. Não esqueça que é a demanda quem impõe justiça no preço cobrado pelo serviço.
O detalhamento dos serviços prestados pelo escritório
Existem basicamente 2 variáveis nesse ponto. A primeira: o cliente também tem algumas responsabilidades — e isso deve ser especificado. Ao tomar essa atitude, você evita problemas no futuro, como pedidos que não são de responsabilidade do escritório. É importante, assim, descrever as tarefas que serão exercidas pelo escritório. Outro aspecto relevante é explicitar aquelas atividades que não serão realizadas pelo escritório, seja por uma decisão do cliente ou porque não faz parte do portfólio de serviços.
Aproveite para enviar a proposta em um prazo de 48 horas para que o cliente perceba a agilidade do seu escritório. Caso ofereça serviços extraordinários, que não estão incluídos no plano, especifique que, quando solicitados, serão cobrados à parte. Nesse contexto, alguns exemplos são: alterações societárias, homologações sindicais, certidões negativas diversas e controle de imobilizado.
Além disso, o escritório ainda pode se oferecer para fazer o acompanhamento da implantação de um sistema de gestão para que a empresa cliente tenha mais habilidade em suas operações. Nesse caso, você pode indicar o software e ainda cobrar separadamente por esse serviço extraordinário.
A avaliação dos custos diretos e indiretos
Uma maneira de precificar os serviços Contábeis é usando a média do mercado e a tabela referencial do sindicato. Mas atenção: essa atitude pode trazer prejuízos por não considerar as contas que o escritório precisa pagar nem o lucro que deve ter. Levante informações precisas, como:
- o tempo dedicado para a execução dos serviços;
- o custo por hora de cada colaborador e também do cliente;
- os custos diretos e indiretos;
- a margem de lucro esperada.
Se o resultado indicar um valor acima da média do mercado, revise os processos para ver onde pode ser mais eficiente e produtivo. É possível, por exemplo, eliminar tarefas manuais, como conferência, recebimento e organização de documentos dos clientes? Isso já pode ser suficiente para diminuir os custos operacionais e oferecer valores mais competitivos.
O nível de qualidade do atendimento
É fato: os clientes consomem tempos diferentes do escritório. Saber essa informação é fundamental, porque assim é possível organizar a rotina de atendimento, melhorar a divisão de tarefas, precificar adequadamente os serviços e aumentar a produtividade da equipe. O atendimento também é uma forma de fidelizar a carteira de clientes e aumentar sua capacidade de reação a problemas pontuais.
Pensando nisso, aproveite para controlar esse aspecto por meio de uma planilha em Excel ou com a ajuda de ferramentas digitais, mais simples e eficientes. Esses dados também permitem fazer análises mais aprofundadas. Você poderá perceber, por exemplo, que o cliente com maior representatividade de faturamento é aquele que ocupa um tempo mais elevado do time, o que dificulta o atendimento a outros clientes. Nesse caso, o ideal é traçar um plano de atendimento e/ou cobrar um valor diferenciado.
O ajuste de valor e a validade da proposta
A proposta deve evidenciar que serão feitos ajustes anuais, especificando ainda a validade do documento para evitar contratempos futuros. O mais comum é que o prazo seja de 30 dias, podendo haver alterações de valores depois disso.
Tenha em mente que o conhecimento sobre os custos do escritório, as demandas dos clientes e diversos outros fatores asseguram a viabilidade da proposta, permitindo negociar com novos clientes e renegociar com os antigos. No entanto, você também pode comparar as horas consumidas com o serviço e o risco que representa diante da carteira. Assim é possível provar a prestação de muitos serviços, o que justifica o pagamento de valores extras.
Esteja ciente que nenhum serviço deve ser fornecido de graça. Portanto, sempre que o cliente solicitar algo, exija a devida contrapartida. Caso contrário, você não estará cumprindo a principal regra da cobrança de honorários, que diz que sem rentabilidade não há sobrevivência.
Além de tudo isso, ainda vale a pena destacar a importância de manter um relacionamento próximo ao cliente, que facilite a explicação de todos os detalhes e deixe o canal de comunicação aberto para solucionar qualquer dúvida. Só isso já reduz bastante as chances de inadimplência, uma vez que o cliente tem consciência de que o serviço Contábil prestado é útil e está sendo feito da melhor forma possível.
Lembre-se, afinal de contas, de que os serviços formam a estrutura necessária para o crescimento do escritório Contábil. Devem, portanto, ser valorizados. Acrescente a isso uma proposta clara e transparente para evidenciar o profissionalismo da sua equipe e pronto!
Ainda ficou com dúvidas sobre a elaboração de uma proposta de serviços contábeis? Deixe aqui seu comentário e compartilhe seus questionamentos conosco!
