Montar seu próprio escritório: esse é o objetivo de muitos e muitos contadores pelo país afora. No entanto, na hora de efetivamente colocar a ideia em prática, é comum se deparar com diversas dificuldades e dúvidas. Afinal de contas, como abrir um escritório de contabilidade?
A boa notícia é que existem sim algumas dicas fundamentais para se abrir e buscar o crescimento desse tipo de empreendimento. Para ajudar, separamos aqui 8 passos que você deve seguir para montar um escritório de sucesso. Saiba mais!
1. Comece fazendo um planejamento
O primeiro passo para você saber como abrir seu escritório de contabilidade é o planejamento, momento de definir os objetivos com o empreendimento. Para isso, é preciso elaborar um plano de negócios considerando vários fatores, como:
- serviços prestados;
- público-alvo;
- diferenciais do escritório;
- viabilidade do negócio;
- tamanho da equipe;
- investimento necessário.
Esse plano deve conter todos os detalhes do negócio, do planejamento financeiro à identificação de atividades necessárias, além de permitir uma análise ampla do ramo e o contato com o mercado durante sua elaboração.
O que você precisa saber é que, muitas vezes, quando o profissional ainda tem dúvidas sobre a abertura do escritório, esse planejamento esclarece os pontos obscuros, trazendo todas as informações necessárias para uma tomada de decisão sólida.
2. Resolva a parte burocrática
Com o plano de negócios em mãos, é hora de começar a colocá-lo em prática, providenciando documentos e licenças para o escritório funcionar regularmente. Para começar, o responsável deve estar inscrito no Conselho Regional de Contabilidade (CRC). Depois, passa-se para:
- a obtenção do CNPJ, com registro na Junta Comercial e na Secretaria da Receita Federal;
- a obtenção de alvará de funcionamento na prefeitura;
- a obtenção de licença de funcionamento com o corpo de bombeiros;
- o cadastramento junto aos sindicatos;
- o registro do escritório no CRC.
Ainda considerando os procedimentos eletrônicos feitos atualmente, inclusive em relação às notas fiscais, é essencial ter um certificado digital para que o escritório possa efetuar todos os serviços necessários sem qualquer entrave.
O certificado e-CNPJ funciona como uma assinatura digital do seu escritório de contabilidade. Por meio dele, você vai emitir notas fiscais e acessar dados cadastrais. Além disso, ele será essencial para remeter as obrigações acessórias dos clientes e representá-los digitalmente.
A verdade é que são vários os procedimentos obrigatórios. Por isso, o ideal é procurar conhecer a legislação e, caso precise, buscar informações com os órgãos municipais, estaduais ou federais para ter certeza de que nada ficou para trás.
3. Escolha bem a localização
Para abrir um escritório de contabilidade, você precisará de um local para exercer suas funções e atender os clientes, certo? Então corra atrás de uma boa localização, que seja de fácil acesso ao público-alvo, preferencialmente perto dos centros comerciais.
Considere ainda a proximidade com órgãos públicos, como Receita Federal, Secretarias de Fazenda, Finanças, Junta Comercial e outros lugares que os colaboradores precisarão visitar para desempenhar suas funções. Também é preciso levar em conta o deslocamento no dia a dia, pois afetará diretamente a otimização do tempo e a produtividade da equipe.
Outro ponto que deve ser observado é o atendimento por transporte público e a disponibilidade de estacionamentos nos entornos, fatores que facilitam o acesso dos clientes a seus serviços e trazem mais conforto aos próprios colaboradores.
4. Invista na estrutura
O imóvel escolhido para o escritório precisa ter uma estrutura adequada para a prestação dos serviços. E aí são vários os fatores que devem ser observados, como tamanho da sala, cômodos disponíveis e suas dimensões, qualidade da construção, acessibilidade. Aqui, o perfil de negócio escolhido tem especial importância, a fim de que a estrutura alcance o objetivo estabelecido.
Após escolher um imóvel adequado, é necessário investir nos móveis e equipamentos para o desempenho das atividades diárias, como mesas, cadeiras, computadores e armários.
Ter uma recepção é bem interessante, além de um espaço para reuniões e uma sala ou divisória para cada contador. Afinal, suas atividades exigem bastante foco. Caso você adote um software contábil que se integre aos sistemas dos seus clientes, boa parte do espaço poderá ser dispensado. Nesse caso, uma sala dedicada ao armazenamento de documentos poderá não ser mais necessária, por exemplo.
De forma geral, a estrutura básica para abrir um escritório de contabilidade inclui:
- salas ou baias para os contadores;
- departamento de recursos humanos;
- recepção e sala de espera;
- escrita fiscal;
- arquivo;
- contabilidade;
- banheiro;
- copa.
Ainda, pelo volume de documentos e informações dos clientes com que o escritório terá que lidar, é essencial investir na segurança. Nesse quesito, é importante dar atenção a alguns pontos:
- cuide que o acesso aos documentos contábeis seja restrito, tanto no que se refere aos registros impressos quanto aos sistemas digitais;
- adote softwares contábeis que salvem os registros em nuvem de modo que, mesmo em casos de eventualidades, os documentos fiquem seguros nos servidores;
- mantenha uma rotina de backups dos arquivos salvos nos computadores;
- garanta a atualização dos sistemas operacionais e softwares de gestão.
Em alguns casos, o profissional opta por iniciar o negócio na sua própria casa. Mesmo nesse contexto, é preciso criar um ambiente organizado para viabilizar a execução das tarefas e não perder ou danificar documentos dos clientes, além de passar um ar mais profissional.
5. Monte a equipe de colaboradores
Com o escritório tomando forma, você precisará escolher a equipe. Analise quais profissionais serão necessários, bem como a possibilidade de terceirizar, pensando nos requisitos primordiais para cada vaga. Se possível, conte com um assistente para fazer o atendimento, providenciando agendamentos, separando documentos e ajudando na rotina administrativa em geral.
Em alguns casos, é interessante contar com a parceria de um advogado tributário e contadores de especialidades diversas, montando uma equipe diferenciada. Além de auxiliarem nos serviços, os profissionais contratados trarão mais conhecimento e experiência para o escritório.
Mas nada impede também que você trabalhe sozinho, seja por limitação de orçamento ou pelo plano de negócios criado. Como abrir um escritório de contabilidade não é um empreendimento tão simples, ver profissionais atuando sozinhos no início do negócio é bem comum. Nesse caso, você poderá se inscrever como Microempreendedor Individual (MEI) para formalizar sua empresa.
Entretanto, à medida que o negócio vai crescendo, fica impossível acumular todas as tarefas. Atividades mais mecânicas, como atender telefonemas, organizar documentos e recepcionar clientes, exigirão no mínimo um assistente. Como MEI, você pode contratar 1 funcionário. Depois, pode ser necessário contratar outros profissionais para cuidarem do gerenciamento administrativo e financeiro. Aí sua empresa precisará mudar de categoria.
Seja como for, o fundamental é analisar as necessidades do escritório e também suas necessidades pessoais para definir a melhor forma de administrar o negócio.
6. Padronize os processos
Para garantir a excelência dos serviços prestados e a organização do escritório, é essencial ter um método de trabalho, criando uma rotina e padronizando os procedimentos necessários para a conclusão de tarefas.
Lembre-se de que as demandas dos clientes terão objetivos e prazos diferentes. Por isso, organização é fundamental! Perder um prazo pode não só gerar cobrança de multa como trazer outras consequências, além de prejudicar a reputação e a confiabilidade do escritório.
Uma ótima ferramenta para ajudar nessa organização geral é um software de gestão online, que permite sistematizar documentos, economizar espaço físico, agendar e controlar a conclusão de tarefas, entre outros diversos benefícios.
Definindo as rotinas e tendo ferramentas para fazer uma boa gestão das tarefas, o escritório de contabilidade conseguirá cumprir adequadamente seus prazos e, com isso, garantir a qualidade na prestação dos serviços.
7. Tenha um plano de marketing
Investir na divulgação do escritório é um passo muito importante para que os clientes efetivamente encontrem seus serviços. Só não se esqueça de observar as limitações impostas pelo código de ética profissional do contador, ok?
Acredite: ações de marketing bem estruturadas não ajudam somente na busca por clientes, mas também na conquista de um nome para seu negócio, tornando-se referência na prestação de serviços contábeis.
O primeiro passo para suas campanhas de divulgação é definir sua persona, ou seja, descobrir quem é seu público-alvo. Isso inclui estudar seu perfil e suas necessidades.
Como essas pessoas gostam de ser encontradas? Há públicos, por exemplo, que prezam o marketing offline, por meio de jornais e revistas do setor de contabilidade. No entanto, o ambiente online tem ganhado cada vez mais espaço, sendo hoje um dos principais meios de divulgação e apresentando os melhores resultados.
Para se aventurar nesse meio, você pode contar com diversas soluções e ferramentas, como um site próprio e páginas nas redes sociais (como Facebook e LinkedIn), veiculação de notícias e artigos relevantes para o público por meio desses canais e até mesmo anúncios em jornais e revistas online.
8. Crie estratégias para crescer
Na prática, não basta simplesmente abrir o escritório. É preciso garantir que o empreendimento dará certo para o investimento valer a pena. Para isso, é importante estar por dentro do mercado e criar estratégias para promover seu crescimento.
A primeira estratégia é focar na qualidade do serviço oferecido, um ponto fundamental para alcançar (e manter) o sucesso. E uma das formas de garantir um bom trabalho é a atualização profissional, principalmente porque a legislação contábil sofre constantes alterações, exigindo estudos regulares.
Também é preciso manter um bom atendimento, valorizando o cliente, estando disponível para esclarecimentos e prestando contas sempre que necessário. O trabalho deve acontecer no sentido de se construir confiança no relacionamento.
Outra estratégia não só para saber como abrir um escritório de contabilidade, mas também para fazê-lo crescer, é ficar tento a oportunidades. Se você deseja ter vantagem competitiva no mercado, não pode haver espaço para estagnação. Então corra atrás de parcerias, esteja sempre presente em eventos do setor na sua região e mantenha contato com entidades de classe e associações empresariais.
Um exemplo é a Federação Nacional das Empresas de Serviços Contábeis (Fenacon). A entidade contribui para que o empreendedor do setor se mantenha atualizado, fomentando a atualização e o desenvolvimento do mercado contábil, conforme a evolução das regras do Conselho Federal de Contabilidade (CFC).
Além de se ligar a essas instituições, sempre aproveite oportunidades de inovar com boas práticas que facilitem a rotina dos seus clientes. Essas ideias constituem um diferencial competitivo que projeta e destaca seu negócio no mercado.
Seguindo esses passos, você conseguirá abrir seu escritório e trabalhar da melhor forma possível a fim de buscar o sucesso do empreendimento e o reconhecimento profissional. Pronto para essa empreitada?
Agora que você já sabe como abrir um escritório de contabilidade, aproveite para descobrir também os benefícios de um software para contadores!
