Veio conhecer as vantagens da contabilidade digital? Então, este conteúdo é para você. A internet, a tecnologia e a inteligência artificial evoluem de forma estrondosa e oferecem transformações operacionais de grande relevância para o sucesso dos negócios. Nesse sentido, o segmento contábil não poderia ficar de fora.
Prova disso é a existência de inúmeras ferramentas que podem ser implementadas nos escritórios de contabilidade. Se você ainda tem receio sobre a eficiência da contabilidade digital, este artigo tem o objetivo de explicar por que essa atualização é necessária para sua empresa. Confira a seguir!
O que é contabilidade digital?
É uma forma de prestar serviços contábeis por meio de soluções tecnológicas de ponta. O gestor contábil automatiza diversas obrigações de rotina, deixando o fluxo operacional mais ágil, dinâmico, otimizado, seguro e econômico.
Em geral, é utilizada uma plataforma online em que os contadores da empresa realizam tarefas por meio da internet. Assim, esse tipo de software melhora o trabalho da equipe, fazendo-a prestar serviços com eficiência e qualidade.
Quais são seus pilares?
A contabilidade digital necessita de três pilares para atuar com competência. Veja quais são eles!
Organização dos documentos
Um escritório de contabilidade lida diariamente com diversos dados e documentações. Logo, uma plataforma programada para isso apresenta maior probabilidade de sucesso no ambiente digital. Nela, os contadores contam com módulos de arquivamento compartilhado com seus clientes, facilitando a guarda e a troca de documentos — com acesso restrito.
Presença online
Após escolher a plataforma contábil desejada, é necessário que o escritório construa uma presença online sólida. Para isso, é preciso ter um site corporativo responsivo, escolher uma logo chamativa, investir em identidade visual, estar presente nas mídias sociais e oferecer suporte alinhado ao segmento digital. O objetivo é modernizar o negócio para despertar confiança e atrair o público.
Comunicação com o cliente
Comunicação é tudo no ambiente digital, e os contadores têm a facilidade de ter todos os aparatos tecnológicos necessários à sua disposição. Então, para gerar oportunidades de venda, permita uma interação direta dos clientes com o escritório.
Nesse sentido, preste atendimento online por meio de aplicativos que façam comunicação via celular. A propósito, escolha uma plataforma contábil que ofereça essas funcionalidades integradas dentro dela para facilitar o gerenciamento do negócio.
E os seus objetivos de funcionamento?
Na contabilidade virtual são prestados serviços contábeis às empresas de forma digital. Isso ocorre porque as tarefas são executadas por meio de uma plataforma específica, na qual são coletadas, gerenciadas e realizadas todas as tarefas solicitadas pelos clientes. Nela, também ficam armazenados todos os dados da clientela e do escritório.
O papel do contador é verificar informações, relatórios e extratos das empresas. A partir desses registros, ele tem o poder de realizar todas as obrigações necessárias para mantê-las em dia com o Fisco.
Quais são as vantagens da contabilidade digital?
Os benefícios que circundam esse segmento contábil são muitos. Conheça os cinco mais notáveis!
1. Melhoria no atendimento ao cliente
A entrega de informações precisas, relatórios detalhados e a rapidez para colher dados faz com que a equipe do escritório tenha respostas mais assertivas para dar aos clientes. A digitalização operacional ainda oferece soluções imediatas e mais completas ao público.
2. Mais eficácia na gestão de documentos
Com o auxílio de uma ferramenta tecnológica robusta, é possível gerenciar a cobrança de documentos para sua clientela com praticidade, por meio de notificações com datas e horários específicos. O compartilhamento de arquivos na nuvem também otimiza o acesso às documentações de diversos locais, o que elimina a restrição a um único dispositivo.
3. Maior produtividade
Com a automação das atividades burocráticas que fazem parte do cotidiano do escritório, é possível ter tempo extra para se dedicar a assuntos mais complexos que necessitam do olhar humano e não podem ser automatizados.
4. Possibilidade palpável de expansão
Com a presença tecnológica na rotina contábil, as chances de crescimento aumentam de forma considerável. Afinal, com a possibilidade de atuar no meio online, você tem a chance de atingir uma fatia de clientes que prioriza serviços prestados por uma empresa digital, ampliando sua carteira de consumidores.
5. Segurança de dados
A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) prescreve que os recursos online devem se adequar aos escritórios contábeis por meio das novas normas de segurança. Isso garante à contabilidade digital a proteção de informações sensíveis e uma maior segurança ao gerenciar arquivos e documentos.
Como migrar para a contabilidade digital?
A migração deve ser feita com cuidado para que o escritório atinja todo o seu potencial no ambiente online. Veja o passo a passo!
Estude o mercado
Primeiramente, mapeie seu segmento de mercado e filtre as soluções oferecidas pelas empresas de softwares. Analise como essas ferramentas impactam sua área de atuação e levante maneiras de gerar valor com seu negócio. Monitore também as abordagens dos seus concorrentes, descubra quais são as práticas adotadas por eles e encontre formas de ganhar destaque.
Explore as mídias sociais
Como dito nos pilares da contabilidade digital, as mídias sociais garantem presença online. Para isso, trabalhe a postura e o tom de voz do seu escritório. Apresente conteúdos interessantes para comprovar que sua marca tem autoridade na área contábil. Interaja com o público e aumente o engajamento virtual, faça perguntas, dê dicas relevantes e converse muito nessas redes.
Prepare sua equipe
Por trás de toda essa inovação, é importante que você tenha um time preparado para atuar no segmento digital. Afinal, os clientes deverão ser atendidos com a rapidez que a internet exige. Assim, a equipe deve estar preparada para se tornar consultora de demandas contábeis.
Para isso, promova treinamentos sobre domínio da plataforma de trabalho e gestão de atendimento online. Essa transação de rotina pode ser extremamente motivadora para os profissionais do escritório, pois favorece o aprendizado e melhora o desempenho de todos — sem falar no aumento dos índices de retenção de talentos. Teste e comprove!
Explore as tecnologias existentes
Contabilidade digital e recursos tecnológicos andam de mãos dadas. Portanto, se você deseja migrar para esse universo, escolha as melhores soluções para o seu empreendimento. Existem diversas opções no mercado, mas é certo que um sistema de gestão contábil é indispensável para essa transformação, afinal, você pode gerenciar e automatizar as atividades de rotina.
Se você cuida das demandas fiscais e financeiras dos clientes, é importante digitalizar tarefas burocráticas como conciliação bancária e controle de fluxo de caixa, além de gerar relatórios em tempo real e o histórico fiscal do seu público.
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