Conheça os tipos de softwares mais utilizados pelas empresas

É cada vez mais difícil dissociar o sucesso empresarial do uso de boas tecnologias. Nesse sentido, os softwares mais utilizados pelas empresas de todos os portes são verdadeiras soluções corporativas, sendo em sua maioria considerados essenciais por companhias que almejam garantir a competitividade, por meio da melhoria dos seus processos internos.

Isso porque eles oferecem agilidade e integração, melhoram a produtividade, aumentam o controle gerencial e ajudam a traçar planos para tomar decisões estratégicas com qualidade e segurança dos dados.

Pensando nisso, criamos um guia com as principais soluções para sua empresa, que vão desde o auxílio nos esforços de marketing e venda, passando pela comunicação corporativa a distância até ferramentas para melhorar o controle integrado dos negócios. Confira!

CRM

Sigla em inglês para gestão de relacionamento com o cliente, o CRM é uma solução voltada para otimizar os setores de marketing e vendas da empresa. A sua principal função é captar dados importantes por meio do Big Data e do próprio histórico de relacionamento da marca com seus clientes.

O objetivo visa transformar esses dados em informações relevantes, como a definição dos perfis de compradores de acordo com seu comportamento de compras, faixa etária, renda e até endereço. Dessa forma, os esforços de marketing e vendas passam a ser direcionados a um público específico, tornando a conversão mais rápida e bem-sucedida.

No entanto, o CRM faz mais do que organizar seu público-alvo. Com ele, é possível definir metas para vendedores, monitorar interações por meio de cadastro de clientes e melhorar a comunicação entre eles, além de gerenciar documentos como contratos de compra e venda de maneira automatizada.

Ferramentas de automação de marketing

Além de garantir um relacionamento próximo com o seu público, é possível utilizar a tecnologia para atrair mais clientes — aproveitando-se de todos os dados coletados com o CRM. As ferramentas e serviços de automação de marketing permitem a estruturação de campanhas que não seriam possíveis de serem executadas manualmente.

A ideia é que os responsáveis por essa área criem um fluxo de nutrição e gatilhos para que mensagens, publicações e e-mails sejam enviados automaticamente às pessoas certas. Podem ser promoções, conteúdo rico, condições especiais, dicas, enfim, qualquer material que traga valor e crie awareness ao redor da sua marca.

Exemplos desses tipos de software são os serviços de automação de e-mail marketing, como o Send Grid, e soluções mais completas de marketing digital, como o Lead Lovers. Essa é uma ajuda importante, tanto para as pequenas empresas, que não têm equipe suficiente para gerir muitas campanhas de marketing simultâneas, como para as grandes empresas, que precisam de uma abrangência muito maior em seus canais de divulgação.

Hangouts e Skype

Por vezes, soluções simples e gratuitas trazem ótimos resultados. Os softwares de videoconferência são importantes para que a empresa garanta a mobilidade da sua equipe e mantenha reuniões e treinamentos a distância. Portanto, são importantes soluções para a comunicação interna.

Entre os serviços gratuitos para esse fim, destacam-se duas opções: o Hangouts e o Skype. O primeiro é um serviço do Google e está ligado diretamente ao Gmail, um dos maiores serviços de e-mail do mundo. Ele é gratuito e está disponível para qualquer dispositivo com conexão de internet por meio de um aplicativo dedicado.

O Skype, por sua vez, é uma solução da Microsoft e gratuita para o uso comum. Ela também permite realizar chamadas de voz e vídeo, enviar documentos, mensagens escritas e muito mais. A vantagem do Skype é que ele também pode realizar chamadas para telefones convencionais. Embora esse serviço implique custos, é muito mais barato do que as ligações realizadas por uma operadora convencional.

Microsoft Project

Para garantir eficiência, agilidade e qualidade em projetos multidisciplinares na empresa, não dá para contar apenas com uma comunicação facilitada entre seus membros. Nesse sentido, uma grande vantagem que a tecnologia está trazendo para a produtividade dentro das organizações é a estruturação inteligente de planejamento, execução e implementação de novas estratégias.

Trata-se da possibilidade de colocar todos os membros na mesma página, a par do progresso geral de um projeto e com uma visão específica sobre sua participação e objetivos individuais. Nesse cenário, uma excelente opção é o Microsoft Project, produto incluso nos serviços SaaS do Office 365. A ferramenta foi desenvolvida para o planejamento rápido de novos projetos e o gerenciamento facilitado de todo o processo, do início ao fim.

Começando do zero ou de um modelo pré-configurado, o gestor pode estruturar cronogramas, responsabilidades, interdependências e milestones. Todas essas informações são aglutinadas em uma linha do tempo simples de ser visualizada por todos os participantes. Além disso, dados sobre produtividade, evolução e tarefas concluídas são apresentados em tempo real e podem fazer parte de relatórios detalhados sobre o progresso do projeto.

Em resumo, o Project é o tipo de ferramenta que impacta diretamente a velocidade com que uma empresa consegue se adaptar e atender novas demandas de mercado — uma característica essencial para os dias atuais.

Slack

Se sua equipe não é tão grande ou os projetos ainda não são tão complexos, você pode contar com uma solução mais objetiva e simplificada de colaboração — mas não menos poderosa. O Slack também é da Microsoft, mas focado em ser um hub para o trabalho em equipe na empresa.

A sua proposta é reunir discussões separadas por temas e objetivos, integrar uma comunicação rápida e compartilhar informações, arquivos e ideias. Ele permite, inclusive, ser dividido entre times de departamentos diferentes, possibilitando o uso em projetos em vendas, marketing, CS, TI, recursos humanos e em qualquer atividade corporativa que envolva colaboração e discussão.

A vantagem do Slack é que seu serviço inicial é gratuito — perfeito para empresas com poucos funcionários. Caso a demanda aumente, basta escolher uma assinatura que comporte a sua capacidade de investimento.

Para a empresa, ele traz integração e comunicação de maneira organizada e estruturada. Quando pensamos, por exemplo, na importância que a TI vem ganhando como origem de soluções para outros departamentos ou na necessidade de projetos multidisciplinares para encantar o cliente, essa é uma grande ferramenta.

Ferramentas de estruturação e produtividade

Enquanto o Microsoft Project e o Slack têm uma abordagem mais completa de comunicação e colaboração na produtividade, existem serviços voltados especialmente para a estruturação de projetos por etapas, seguindo o conceito de “get things done” (fazer as coisas acontecerem).

Trello

O Trello rapidamente ganhou muita popularidade entre empresas por sua abordagem simples na gestão de projetos. Com um conceito de cards e cardboards, ele permite que o diretor organize um processo por etapas e por tarefas a fazer separadas em cartões.

Quando os responsáveis concluem uma etapa, movem o cartão para a frente, passando-o para o próximo membro da equipe e assim por diante até que cada tarefa seja concluída. A ferramenta é perfeita para metodologias ágeis como design sprint, em que novas metas são definidas e precisam ser resolvidas em um determinado período.

Essa é uma estrutura que vem se provando incrível para aumentar a produtividade corporativa. Além disso, é possível utilizar o conceito para tarefas rotineiras e cíclicas, como o próprio CRM, configurando-se em um serviço versátil e flexível.

Asana

Quase tudo que foi dito sobre o Trello também vale para o Asana. A principal diferença é que este proporciona um foco maior em ferramentas visuais, que facilitam o entendimento e o posicionamento de membros da equipe durante um projeto.

A característica mais relevante dessa solução é oferecer aos gestores uma ferramenta que simplifica a estruturação de projetos e, principalmente, o seu gerenciamento. Como o próprio responsável por cada tarefa pode visualizar e manusear seu progresso dentro daquele sistema, a equipe cria uma sinergia muito maior — e o diretor não tem que se preocupar mais com o microgerenciamento do projeto.

Com o tempo extra, o gestor pode analisar melhor os relatórios de produtividade, acompanhar o desempenho de cada colaborador e fazer ajustes durante o processo para potencializar a estratégia que está sendo executada.

Toggl

Além da capacidade de gerenciar grandes projetos com simplicidade, outra vantagem que a tecnologia trouxe para o mundo corporativo (principalmente com a cloud computing) foi a possibilidade de gerenciar o trabalho remoto.

Muitas empresas no mundo todo estão flexibilizando a produtividade, sem limitar seus colaboradores ao espaço físico do escritório e ao horário útil comercial. Mas, para que isso funcione com eficiência, é preciso que o diretor tenha um bom controle sobre o tempo de trabalho dos funcionários.

É nesse sentido que surgiram várias opções para controle automatizado e integrado de horas produtivas, como o Toggl. São ferramentas que cronometram tarefas separadas em projetos, finalidades, clientes e pessoas responsáveis e depois integram todas essas informações em relatórios sobre o que foi produzido e em quanto tempo.

É possível usar esse tipo de software individualmente ou para o gerenciamento de equipes. Aliando esse controle às outras soluções de gestão de projetos, a produtividade, eficiência e qualidade do trabalho na empresa aumentam consideravelmente.

Alterdata Sonar

As soluções baseadas na nuvem vêm sendo cada vez mais utilizadas para armazenar e transmitir informações de maneira rápida e segura, tornando-as disponíveis em qualquer dispositivo com acesso à web. Algumas empresas fornecedoras contam com serviços específicos de software em nuvem para gerenciar grandes quantidades de dados, e um bom exemplo nesse sentido é o Alterdata Sonar.

O serviço monitora o ambiente digital da empresa e realiza, pela nuvem, uma série de processos críticos, que vão da aquisição de servidores a rotinas de backup, passando pelo licenciamento de softwares e gestão integrada das ações dos colaboradores de TI. Com isso, a disponibilidade constante dos sistemas fica assegurada ao mesmo tempo em que os custos são diminuídos e a agilidade das ações é aumentada.

Google Drive e Dropbox

Os serviços na nuvem são importantes para alguns pontos-chave da empresa, mas também são eficientes no dia a dia. Nesse aspecto, o Google Drive e o Dropbox são as duas soluções mais populares. Ambos permitem o upload de fotos, documentos e arquivos de áudio na nuvem e, ainda, que essas informações sejam compartilhadas com pessoas interessadas.

Apesar de serem simples, esses serviços são considerados seguros, uma vez que contam com criptografia e protocolos de acesso bem definidos. O Google Drive ainda é integrado ao Google Docs, o que permite que equipes consigam trabalhar em um mesmo documento — como uma planilha ou apresentação de slides — de forma remota e colaborativa.

A princípio, as soluções são oferecidas de forma gratuita e podem ser integradas ao seu serviço de e-mail, por exemplo. Mas, para adquirir mais espaço na nuvem, é preciso desembolsar uma quantia proporcional à quantidade de gigabytes solicitada.

ERP

Um dos tipos de software corporativo que mais conquistam gestores é o ERP. Sigla para Enterprise Resource Planning, ou Planejamento de Recursos Empresariais, essa solução funciona como uma grande integradora de dados e, por consequência, setores e processos de toda a empresa.

É possível controlar ações que vão do fluxo de caixa, passando pelo controle de estoque até a aferição e pagamento de tributos. A ideia é que toda a empresa fale a mesma língua em um canal de comunicação global e ágil.

Além disso, o ERP utiliza os dados coletados para gerar relatórios completos com as informações internas da empresa, dando aos gestores o material necessário para a tomada de decisões estratégicas.

Por ser uma ferramenta automatizada, o ERP também é capaz de diminuir a burocracia da empresa, realizando tarefas consideradas burocráticas ou morosas. Assim, o erro humano é afastado e a equipe passa a dedicar a maior parte do tempo ao core business.

Por fim, vale ressaltar que o ERP é composto por módulos, portanto, é totalmente escalável, atendendo à necessidade da empresa de acordo com seu tamanho ou características. O software traz diferentes graus de investimento, fazendo com que caiba no orçamento de pequenas, médias ou grandes organizações.

SharpSpring

O SharpSpring é um software que proporciona serviços de automação de marketing para agências e empresas de todos os tipos. Ele funciona por meio de uma plataforma de Software as a Service (SaaS) baseada em nuvem, sendo disponibilizado com dois ambientes para a gestão das ações de vendas e marketing digital.

QuickBooks

O sistema QuickBooks é um dos programas para controle financeiro gratuitos mais conhecidos no mundo empresarial. Ele é um software completo, que permite fazer o controle de caixa, gerar relatórios e controlar históricos.

Além disso, apresenta outras funções de maneira intuitiva e simples, dispensando a necessidade de preenchimento de planilhas ou criação de fórmulas complexas. É possível obter mais funcionalidades na versão paga.

Cockpit

O software Cockpit da Alterdata foi projetado para fornecer ao gestor todas as informações necessárias para que ele visualize com clareza os processos de sua empresa. Os dados são apresentados em gráficos, com sinalizadores de emergência e indicadores de performance, incluindo comparativos anuais e possibilitando o detalhamento para auxiliar em decisões acertadas.

Trata-se de um sistema com a flexibilidade de funcionar em ambiente 100% web, que proporciona ao gestor a mobilidade necessária para analisar os processos e o comportamento da empresa, independentemente do local — basta ter acesso à internet. Essa solução tecnológica permite a verificação dos seguintes dados:

• análise de vendas — proporciona comparativos anuais;
• carteira de clientes — permite identificar quais são mais importantes e como se comportam em hábitos de consumo;
• gráficos de projeção — por grupo e família de produtos, possibilitando a visualização sobre quais regiões geográficas estão apresentando mais êxito;
• movimentação financeira — fornece uma visualização com todas as informações e movimentações do setor financeiro, ajudando no controle de valores vencidos, a receber e projeções, permitindo a comparação com anos anteriores.

Immobile

O Immobile da Alterdata é um software completo para o ramo imobiliário, que auxilia de maneira eficaz na gestão imobiliária, pois permite modernizar a administração de condomínios, aluguéis e corretagem. Todos esses aspectos ajudam na melhoria do atendimento aos clientes, aumento dos lucros e segurança nas operações.

Na prática, esse sistema para imobiliária ajuda a otimizar as rotinas, aumentando a produtividade e melhorando a gestão da empresa. O sistema conta com uma interface simples, amigável e intuitiva. Além disso, ele apresenta outras vantagens, como:

• módulos específicos;
• aplicativos exclusivos;
• baixo custo de investimento;
• facilidade na operação — exige pouco treinamento da equipe;
• ferramentas especiais e de alta performance.

Os módulos específicos do Immobile foram criados para o atendimento às necessidades de corretagem, locação e administração de condomínios, conforme mostramos a seguir.

Immobile Corretagem

O cadastro de imóveis captados, valores, vendas e visitas imobiliárias possibilita o controle de metas por meio de um ranking de desempenho dos corretores da imobiliária. Esse recurso pode ser utilizado tanto pelo corretor, de maneira individual, quanto pelo administrador a fim de acompanhar o desempenho de toda a equipe.

O módulo também conta com o recurso “Comunidade Immobile” que dá acesso a imóveis disponíveis em todo o Brasil, por meio de uma grande uma rede de corretores que compartilham os dados das unidades, criando uma parceria nas vendas. Dessa forma, é possível aumentar a carteira e organizar as negociações em curso.

Immobile Locação

Com o Immobile Locação é possível enviar documentos e cobranças, manter comunicação com inquilinos e locatários de maneira fácil, analisar os níveis de inadimplência, entre outros aspectos.

Para um melhor gerenciamento da rotina imobiliária, o módulo gera relatórios que analisam os dados de inadimplentes, extratos diversos, saldo devedor com juros e multas, prestação de contas e Informe de Rendimentos, de maneira prática e rápida, por meio das seguintes ferramentas:

• carnê leão — gera com facilidade e segurança os impostos retidos dos clientes e permite enviar diretamente a eles por um aplicativo exclusivo;
• gerente eletrônico — faz o controle de vencimentos em uma única tela, deixando que a inteligência artificial trabalhe para você;
• informe de rendimentos — organiza todos os informes de rendimentos dos proprietários com os dados dos aluguéis, taxas, impostos e os valores recebidos, de maneira integrada com o cliente;
• ISS-easy — gera as notas fiscais dos serviços prestados para os proprietários sem a necessidade de acessar o site da prefeitura;
• modelos de contratos de locação — dá acesso a diversos modelos de contratos prontos, bastando preencher os dados e gerar o documento personalizado com o logo da sua marca, de maneira automática;
• módulo de reajuste automático de aluguéis — calcula os percentuais e oferece relatórios que demostram cada imposto reajustado para prestação das contas.

Immobile Condomínio

Devido ao isolamento ocasionado pela pandemia do novo coronavírus, novas formas de reunir os condôminos têm surgido. Nesse sentido, as assembleias virtuais se apresentam como uma saída inteligente e necessária.

Com o Immobile Condomínio é possível proporcionar uma reunião online e segura, com facilidade para emitir os votos a qualquer momento do dia e local, sem interferir nas demais atividades de rotina das pessoas. Conheça as vantagens:

• controle da administradora e do síndico no gerenciamento da assembleia;
• envolvimento dos condôminos;
• objetividade e agilidade das pautas condominiais;
• comodidade e segurança para o síndico e o condômino.

Além disso, o software de gestão para condomínios oferece recursos essenciais para que a administradora e o síndico prestem um atendimento de qualidade e executem um gerenciamento completo das suas obrigações, com o auxílio das seguintes ferramentas:

• medidores — agiliza o trabalho de medição permitindo o cadastro de cada tipo de leitura, gerando posteriormente a cobrança de cada unidade, o que reduz a probabilidade de erros;
• ISS-easy — gera notas fiscais dos serviços prestados para os condomínios de maneira automática por meio da integração das informações;
• taxa administrativa e material de expediente — permite o pré-cadastro de cobranças mensais, lançando valores automaticamente;
• previsão orçamentária — recurso utilizado para reajustar taxas de condomínio anualmente, considerando para cálculos os valores de inadimplentes;
• cobranças web — o síndico tem acesso às baixas de cobranças do condomínio de maneira rápida e simplificada;
• gráficos — ferramenta que facilita o entendimento desse tipo de informação, sendo indicada, principalmente, para demonstrações de prestação de contas em assembleias.

HCM

O software Alterdata HCM é um flexível e completo recurso voltado ao gerenciamento do capital humano. Reúne em um só lugar as melhores soluções para o gerenciamento dos colaboradores de uma empresa. Ele funciona com módulos independentes, porém, integrados, que podem ser personalizados de acordo com as necessidades do negócio.

A integração entre os módulos DP (Departamento Pessoal), RH (Recursos Humanos) e SST (Saúde e Segurança do Trabalho), faz com que o sistema seja completo e ideal para a gestão de pessoas, cuidando não apenas da parte legal, como também proporcionando a cada colaborador uma atenção especial.

Veja a seguir alguns dos principais módulos diferenciados que auxiliam na rotina do RH:

• avaliações — auxilia na criação de questionários personalizados para avaliação de desempenho, análise comportamental, competências e clima organizacional;
• banco de currículos — faz o cruzamento de dados em relação às competências exigidas por vaga;
• cargos e salários — facilita o gerenciamento desse aspecto;
• eSocial — conta com a inteligência artificial AVA para ajudar na entrega de eventos;
• ponto eletrônico — controle de banco de horas, escala de revezamento, entre outros acompanhamentos para trabalho remoto;
• recrutamento e seleção;
• SST — saúde ocupacional, segurança do trabalho, qualidade de vida e integração com o eSocial;
• treinamentos e desenvolvimento.

Como vimos, os softwares mais utilizados pelas empresas melhoram a produtividade e o controle gerencial, ajudando os gestores em tomada de decisões estratégicas. Mas, antes de optar por um tipo de sistema, é fundamental analisar as necessidades da sua empresa e escolher o melhor fornecedor, para garantir as funcionalidades que vão ajudar a alavancar o seu negócio.

Gostou de conhecer os softwares mais utilizados pelas empresas? Entre em contato com a Alterdata e conte com toda experiência e preparo da nossa equipe para escolher a melhor solução!