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Sistema ERP: quando e por que implantar?

Sistema ERP quando e por que implementar

Sistema Integrado de Gestão Empresarial ou, simplesmente, ERP (Enterprise Resource Planning) é uma ferramenta que tem como objetivo eliminar os processos manuais e diminuir o tempo de execução das tarefas de um determinado negócio.

Esse tipo de sistema é muito conhecido por dar suporte operacional e informativo às mais diversas empresas. Ele auxília nas áreas administrativas, comerciais, financeiras, entre outras, otimizando a condução do negócio.

No atual cenário empresarial, em que a competitividade é marcante, muitos diretores/gestores de empresas devem se perguntar: qual é o melhor momento para a aquisição de um software?

Caso você tenha essa dúvida, não se preocupe! Neste artigo, vamos mostrar tudo o que você precisa saber sobre um sistema ERP. Continue a leitura e aprenda mais sobre essa importante ferramenta!

Como o ERP opera dentro das empresas?

O ERP acumula uma série de funções no dia a dia de operações de uma empresa. Tarefas ligadas à parte operacional e administrativa, a exemplo das finanças, de comercial e de recursos humanos, podem ser otimizadas com o uso dessa ferramenta.

Na prática, o sistema auxilia o gestor na administração das contas, centralizando informações importantes, como contas a pagar e a receber. No mais, também garante visibilidade às movimentações financeiras, permitindo maior controle sobre tudo que entra e sai do caixa.

No quesito gestão de pessoas, o ERP também oferece um suporte informativo relevante. A ferramenta pode ser encarregada de gerir dados relativos à produtividade de funcionários e equipes, desempenho de atividades rotineiras e muito mais.

Além disso, o grande motivador na hora de adotar esse tipo de tecnologia é a sua capacidade de integração. Em vez de utilizarem um sistema para gerenciar cada setor do negócio, é muito mais produtivo e eficiente trabalhar com uma ferramenta centralizadora, que facilita o acesso à informação por quem quer que seja.

Como reflexo positivo dessa maior integração, destacamos o reforço na tomada de decisão, já que as informações do negócio se tornam mais acessíveis e padronizadas, facilitando a leitura por gestores e líderes.

Por que implantar um sistema ERP?

Toda empresa quer crescer no mercado, aumentar os ganhos e manter a qualidade de seus produtos e serviços, não é verdade? Dentre as diversas vantagens que o sistema ERP pode proporcionar, podemos destacar a eliminação de redundâncias e retrabalhos e a simplificação de processos.

Tudo isso resulta em ganhos de produtividade e maior segurança das informações. Além disso, com a implantação de um Sistema Integrado de Gestão Empresarial, é possível realizar um planejamento estratégico eficiente, controlar as contas da empresa e otimizar tarefas e processos. O ERP também auxilia significativamente no aperfeiçoamento de resultados e no crescimento do negócio.

Por último, podemos destacar também a padronização de tarefas e procedimentos, que permitem uma redução significativa do tempo gasto nas mais diversas atividades, a possibilidade de trabalhar com estoque reduzido e a diminuição dos riscos operacionais.

Somado a todos esses pontos, deve-se levar em consideração a redução de custos promovida pelo sistema. Isso porque, com tarefas automatizadas e a maior integração entre os setores da empresa, há uma qualificação nos processos, evitando erros, desperdício ou falhas no gerenciamento dos recursos, sejam eles financeiros, materiais ou humanos.

Como é o processo de implementação de um ERP?

O processo de implementação de um sistema ERP em uma empresa é algo gradativo, já que, muitas vezes, ela ainda não dispõe de todo o aparato necessário para a utilização dessa tecnologia. Além disso, percebe-se que os funcionários não estão devidamente educados para a utilização do novo modelo de gestão pela ferramenta.

Dessa forma, o passo inicial para uma implementação de sucesso do ERP passa pela mudança na cultura interna da organização. Ou seja, as equipes precisam estar inteiradas das funcionalidades e vantagens da nova ferramenta. Da mesma forma, devem ser preparadas para trabalhar com base nela e, assim, aproveitar o máximo do seu potencial de integração.

No mesmo sentindo, é necessário preparar a infraestrutura da empresa, especialmente do ponto de vista tecnológico, inovando e digitalizando as tarefas repetitivas, lentas e burocráticas. Isso é importante, pois o sucesso de um ERP depende da coleta de dados e informações.

Quais cuidados adotar na hora da implementação?

O ERP é, por essência, uma solução tecnológica que trabalha com informação, softwares e diferentes recursos computacionais. Dessa forma, é fundamental que o setor de TI esteja presente durante todas as fases de implementação do sistema.

A exemplo, caso o ERP seja de hospedagem local, os funcionários da TI vão definir os parâmetros ideais dos servidores para suportar a demanda do negócio. Do mesmo modo, caso se opte por uma solução hospedada em nuvem, a TI é quem verificará todas as conexões com a internet, mantendo o bom funcionamento do sistema.

Quando implantar um Sistema Integrado de Gestão Empresarial?

A melhor maneira de definir a hora exata de investir no software é por meio de uma série de questionamentos, como veremos a seguir.

Se respondeu “sim” para algumas das perguntas acima, aconselhamos que faça um levantamento detalhado das consequências e dos impactos que esse problema pode levar à empresa. Com base nessas informações e nos resultados recentes do negócio, defina o melhor momento de implantar o sistema.

Lembre-se: o uso de um sistema ERP diminui os custos operacionais e elimina ao máximo os inputs manuais de informação, reduzindo a probabilidade de erros e dados imprecisos. Portanto, o quanto antes a sua empresa optar pelo uso de um Sistema Integrado de Gestão Empresarial, mais rápido serão os resultados! 

Como escolher a solução ideal?

O ERP é flexível, podendo operar por módulos associados a funções ou setores na empresa. Implementar a melhor solução é crucial para atender eficientemente às demandas do negócio.

A seguir, listamos alguns pontos que devem ser considerados na hora de escolher o melhor ERP:

Conheça o seu processo de implementação

Como já vimos, o processo de implementação de um sistema ERP é algo delicado e que envolve diferentes avaliações. Na hora de definir a melhor solução, é importante considerar a curva de implementação da nova ferramenta, ou seja, o quão complexo será esse processo.

A complexidade da implementação e adaptação do sistema pode tornar-se um desafio devido ao número de módulos e à profundidade na gestão dos dados. Por isso, é vantajoso para a empresa ter uma solução mais fácil de adotar e usar, facilitando o aprendizado dos funcionários.

Conclusão

Por fim, não há como negar que o sistema ERP oferece às empresas um suporte operacional de extrema relevância na condução dos processos e atividades. A integração promovida pela solução, somada à automação, certamente reforçam a gestão empresarial, reduzindo custos e aumentado a qualidade das entregas. Tudo isso garante um ROI (Retorno sobre Investimento) em um curto tempo e um crescimento duradouro do negócio.

Então, gostou de aprender um pouco mais sobre o sistema ERP? Aproveite a oportunidade e compartilhe este artigo nas suas redes sociais. Assim, você pode ajudar outras pessoas.

TEXTO ATUALIZADO: 15/04/2024

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