Hoje, um dos maiores desafios das organizações é atender todas as demandas e necessidades dos clientes, como agilidade, facilidade, praticidade e segurança. Este último fator é essencial quando a empresa coleta e gerencia informações confidenciais. Nos escritórios de serviços contábeis, garantir a segurança de dados na contabilidade é indispensável.
Isso porque você não pode correr o risco de perder os registros das pessoas que contratam sua empresa. Portanto, deve assegurar que sua atividade esteja blindada contra ocorrências de vazamentos, a fim de gerar um diferencial competitivo.
Neste artigo, você vai saber tudo que precisa sobre a segurança de dados na contabilidade. Também vamos apresentar as principais maneiras de providenciar esse recurso protetivo no seu negócio para ganhar destaque no mercado e captar mais clientes. Confira!
A importância da segurança de dados na contabilidade
Para entender melhor a relevância desse tipo de seguridade na área contábil, vamos aos benefícios que comprovam seu prestígio:
- Fácil acesso às informações: os dados ficam seguros e bem gerenciados, todos os usuários licenciados têm acesso imediato às informações necessárias para executar suas atividades. Assim, o escritório ganha em produtividade e rapidez;
- Registros fidedignos: a segurança da informação garante a exatidão dos registros acessados pelos usuários;
- Proteção de dados sigilosos: com um software contábil seguro, você evita o vazamento de arquivos confidenciais;
- Qualidade no serviço prestado: a empresa entrega serviços de qualidade impecável, gerando a satisfação e retenção dos clientes;
- Reconhecimento no mercado: ser visto como um escritório sério e que investe na segurança de dados gera uma reputação positiva no mercado.
8 maneiras de garantir a segurança de dados contábeis
O primeiro passo para garantir essa proteção é investir em equipamentos e softwares licenciados. Depois, basta adotar as melhores práticas a seguir!
1. Manter uma rotina de backup
O backup nada mais é que fazer cópias de segurança dos dados. Caso algum vírus ou malware destrua ou altere os registros, basta “limpar” o sistema e transferir os arquivos copiados previamente. Esse procedimento pode ser feito pelo próprio escritório, mas também realizado de forma automática por meio da tecnologia na nuvem.
Nesse caso, os dados são transferidos a um servidor de uma empresa contratada para armazená-los. Essa modalidade protege arquivos em caso de danos físicos, roubos e incêndios, por exemplo, além de eliminar custos de aquisição de servidores próprios.
2. Usar antivírus com frequência
O antivírus é um recurso que identifica, bloqueia a entrada e remove malwares. Eles são muito usados ao proteger computadores e dispositivos mobile (celulares e tablets) contra alguns ataques virtuais. Esses sistemas detectam ameaças de diversas formas, como na hora de:
- baixar um arquivo infectado;
- inserir um disco ou pen drive no hardware;
- receber um e-mail ou link malicioso.
Um alerta é emitido e diz que o arquivo está “contaminado” e barrado no dispositivo. Caso seu sistema já tenha vírus em ação, basta executar o antivírus e fazer o escaneamento. O programa fará uma varredura e deletar alguns dados ou deixá-los em quarentena.
Por último, é importante que esse software esteja sempre atualizado de modo a ficar um passo à frente dos criminosos que atuam no meio virtual.
3. Administrar os dados do escritório com rigor
Além da etapa anterior, é importante manter um gerenciamento administrativo que priorize a segurança dos dados. Isso pode ser providenciado regularmente ao certificar técnicos de segurança, fazer auditorias de TI e renovar o sistema periodicamente.
4. Conscientizar os colaboradores
Para confirmar que a segurança esteja completa, é preciso que sua equipe entenda os danos causados pela falha na segurança de dados na contabilidade 4.0 e a importância das medidas protetivas contra os ataques cibernéticos.
Geralmente, computadores são infectados pela falta de conhecimento dos usuários. Por isso, é necessário que todos desenvolvam um comportamento preventivo. Promova reuniões sobre o uso correto do antivírus, formas de infecção, tipos de malware e instrua sobre as melhores condutas ao proteger informações.
5. Realizar a gestão do sistema de e-mails
O e-mail foi citado antes, mas merece um tópico exclusivo, pois é um dos recursos mais comuns de tentativa de quebra de segurança nas empresas. Os hackers se passam por uma marca confiável e enviam uma mensagem eletrônica supostamente verdadeira às vítimas, por exemplo.
Eles exigem número de cartão, senha ou download de determinado arquivo — que contém um vírus. Essa tentativa de invasão se chama phishing, na qual o criminoso tenta “fisgar” a vítima por meio de e-mails falsos. Para evitar essa dor de cabeça, é preciso investir em um bom filtro de spams.
Além do mais, vale apostar em um programa de boas práticas, como:
- não confiar no conteúdo de qualquer e-mail recebido;
- não clicar em links ou baixar documentos anexados;
- entrar em contato com a empresa antes de enviar arquivos contábeis.
6. Controlar o acesso aos dados
Você deve seguir o padrão Autenticação, Autorização e Auditoria (AAA) para identificar e monitorar as ações do usuário na hora de acessar arquivos contábeis. Veja como cada etapa funciona:
- autenticação: a pessoa digita usuário (e-mail ou nome) e senha válidos e o servidor avalia os dados para liberar o acesso ao sistema;
- autorização: depois, deve receber permissão para executar determinadas atividades. O servidor precisa saber quais tarefas, funcionalidades ou serviços o contador pode realizar no sistema para autorizá-lo;
- auditoria: essa é a parte em que a ferramenta monitora ações e recursos utilizados durante os acessos. Esses indicadores são usados ao analisar tendências e recursos, além de determinar a capacidade do servidor ao armazenar e proteger dados gerados e atualizados.
Aqui, também vale mencionar a necessidade de fazer a manutenção de softwares e hardwares a fim de garantir o funcionamento adequado e seguro do sistema durante o acesso às informações contábeis. Prevenção nunca é demais, certo?
7. Utilizar a criptografia
A criptografia nada mais é que transformar dados em um código que só pode ser lido pelo sistema da empresa. Caso sejam desviados, serão indecifráveis aos cibercriminosos. E isso é crucial em escritórios que fazem transferências constantes de arquivos sigilosos.
Os documentos precisam ser criptografados antes de serem copiados em um pen drive ou encaminhados por e-mail. O ideal é que os processos de criptografia e descodificação sejam feitos de forma automática pelo software da empresa.
8. Ter um sistema contábil com alto nível de segurança
Ao investir em um sistema de gestão contábil altamente tecnológico e seguro, você deixa seu trabalho mais eficiente e produtivo, mantendo as informações do escritório e dos clientes protegidas.
Esse é um recurso essencial se quiser levar seu empreendimento a outro nível, garantindo entregas com rapidez e privacidade. Uma sugestão nesse sentido é o software contábil da Alterdata. Nele, você usa a nuvem ao administrar tarefas e arquivos a qualquer hora e lugar de forma integrada.
Contar com rotinas automatizadas, garantir a segurança de dados na contabilidade, gerar relatório contábil e ter um relacionamento seguro com os seus clientes é fundamental atualmente. Agora que você já sabe o que fazer, não postergue as ações de melhorias e potencialize seus resultados.
Gostou das dicas? Entre em contato conosco para saber tudo sobre nosso programa de gestão e eleve a competitividade do seu escritório contábil no mercado!
