Segredos da gestão de equipes na administração de condomínios

Poucas pessoas param para realmente avaliar quantos colaboradores estão envolvidos na administração de condomínios, esquecendo-se de que é preciso fazer uma boa gestão de equipes para ter um trabalho bem-feito. Liste conosco: porteiros, auxiliares de limpeza, vigias, seguranças, síndico, jardineiros, zeladores e assim por diante. O time é grande! Mas como lidar com todos eles e obter melhores resultados? É o que você vai descobrir agora!

Quais devem ser os resultados buscados?

A última pergunta da introdução pode ter deixado algumas dúvidas. Como assim obter melhores resultados na gestão de equipes em condomínios? Não tem mistério: tal qual outras empresas de prestação de serviços, o maior objetivo de uma administradora de condomínios deve ser garantir a satisfação dos condôminos.

Mas a administradora também tem como missão zelar pelo patrimônio do proprietário do condomínio, construindo uma ponte entre colaboradores e moradores. Nesse sentido, a empresa se torna uma intermediadora de relações interpessoais. Levando tudo isso em conta, podemos citar como resultados buscados:

  • garantir a segurança dos condôminos;
  • promover a higiene e a limpeza dos espaços de uso comum;
  • recepcionar visitantes;
  • zelar pela conservação dos ambientes compartilhados;
  • cuidar das relações interpessoais, agindo como mediador de conflitos;
  • gerar receita por meio da cobrança de condomínio.

Para alcançar todos esses objetivos, é preciso fazer uma boa gestão de equipes, já que é preciso contar com o bom trabalho de todos os profissionais envolvidos para cumprir bem essas missões. Vamos à prática?

Como gerir equipes em condomínios?

O pressuposto básico para uma relação de trabalho saudável é conhecer seu time de colaboradores. Pode até ser que você conte com uma empresa terceirizada para fornecer serviços de limpeza e conservação, jardinagem e segurança. De toda forma, é vital saber quem são as pessoas que transitam diariamente pelo condomínio.

O trato pessoal, chamando as pessoas pelo nome, dando bom dia e perguntando como vai o trabalho: isso faz toda a diferença, mesmo que os encontros sejam esporádicos. Solucionada a questão de relacionamento interpessoal, podemos seguir adiante com algumas dicas mais técnicas!

Tenha escalas de trabalho definidas

Normalmente, equipes de zeladoria, segurança e portaria trabalham por escalas. Uma vez divulgado o planejamento do mês, todo mundo adapta os demais compromissos a esses horários, a fim de cumprir com suas obrigações. Mudanças constantes, sem motivos reais, provocam insatisfação por romperem com a agenda pessoal (e até profissional) dos colaboradores.

Isso gera mau atendimento aos condôminos e, muitas vezes, até certo desleixo. Mas pense bem: essa reação é normal a qualquer pessoa! Por isso, procure se colocar no lugar dos outros para fazer uma boa gestão de equipes!

Coloque a pessoa certa na função certa

A rotatividade de algumas posições, como segurança e portaria, acaba fazendo com que tenhamos pressa no processo de recrutamento e seleção. Nesse contexto, a consequência é mais óbvia do que parece: a contratação (ou manutenção) de colaboradores que não possuem o perfil adequado para a função.

Um porteiro deve ser uma pessoa gentil, cordial, que atende bem quem chega. Um segurança deve saber abordar as pessoas sem assustá-las, mas com autoridade. Já quem trabalha com jardinagem precisa saber aplicar seus conhecimentos na manutenção da beleza do local.

Cada posição exige uma série de características que devem ser observadas no momento da contratação. Já pensou ter que lidar com um porteiro que nunca dá bom dia ou com um segurança que suspeita de todo mundo a todo momento? Para uma boa gestão de equipes, você precisa montar o time certo.

Promova treinamentos constantemente

Equipes treinadas causam menos problemas de gestão e estão mais dispostas a exercer suas atividades com comprometimento. Como um tratador de piscina vai garantir a qualidade da água se ele não sabe como fazer isso? Ou, ainda, que tipo de limpeza o condomínio terá se não houver qualquer orientação à equipe sobre como limpar?

Por mais que esses pareçam detalhes supérfluos, a verdade é que treinar seu time é um investimento. Quando as pessoas sabem o que têm que fazer e como fazer, não há barreiras para o sucesso, independentemente da função que exercem.

A dica aqui é fazer treinamentos periódicos de atualização. Assim, ao menos uma vez por ano, é preciso retomar as melhores práticas, avaliar como o conhecimento adquirido está sendo empregado e onde é possível melhorar para oferecer serviços de qualidade.

Procure valorizar sua equipe

A gestão de equipes não envolve apenas atribuir tarefas e cobrar resultados. Aliás, muito pelo contrário! O responsável pela gestão de uma equipe deve agir como orientador, motivando as pessoas a se desenvolverem pessoal e profissionalmente.

Recompensar um bom trabalho é uma das formas de valorização que você pode implementar na gestão de equipes de condomínios. E não precisa pensar apenas em bônus financeiros, viu? O recebimento de um dinheiro extra é facilmente esquecido pelas pessoas, pois é gasto muito rapidamente e não traz lembranças positivas ligadas ao motivo de terem recebido tal valor.

Em vez disso, prefira dar uma folga extra para não faltou nos últimos 3 meses ou uma viagem de final de semana para o colaborador de destaque no ano. São essas experiências que ficam guardadas na memória e despertam emoções! Quando você valoriza sua equipe dessa forma, fortalece os laços de comprometimento.

Favoreça a integração

Uma equipe dispersa, com funcionários que não colaboram uns com os outros, pode gerar vários atritos que prejudicam os resultados da administradora, bem como o convívio dos condôminos. Esse tipo de situação pode ser resolvido se você promover a integração dos colaboradores — mesmo que todos ou parte deles sejam terceirizados.

Reuniões semanais para alinhamento, esclarecimento de dúvidas e compartilhamento de informações são recomendadas, ainda mais quando há funcionários terceirizados e as escalas mudam com frequência. Reuniões mensais, com a participação dos fornecedores de serviços terceirizados, também contribuem para uma gestão de equipes mais eficiente, já que você transmitir orientações, reportar eventos e alinhar expectativas.

Conte com um bom sistema de gestão

A tecnologia pode facilitar (e muito) a gestão de equipes. Criação e controle de escalas, remuneração, férias, gestão de desempenho e monitoramento de atividades: tudo isso se torna bem mais ágil com essa ajuda. Você pode inclusive estipular metas para os colaboradores do condomínio e acompanhar o progresso de cada um por meio de ferramentas de gestão de pessoas!

E não é só a parte técnica e burocrática da relação trabalhista que fica facilitada. Com um bom sistema, você passa a ter condições de conhecer melhor sua equipe e agir de forma proativa para que ela se sinta valorizada!

Obviamente, a gestão de equipes é apenas uma das vertentes da administração de condomínios com a qual você deve se preocupar. O dia a dia é bem corrido e são várias as tarefas com as quais você tem que se preocupar. Pensou em uma checklist? Nós também! Então não perca tempo: confira aqui!

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