Conhecer cada uma das atividades da empresa: esse é um grande desafio que precisa ser superado por quem deseja aumentar a produtividade e a lucratividade do negócio. Por essas e outras, é tão importante investir na melhoria do controle de processos, tornando-os cada vez mais ágeis e controláveis — além de baratos! Para ajudá-lo nessa missão, listamos aqui as melhores práticas e ferramentas que precisa conhecer. Confira!
Mapeie detalhadamente os processos
Só é possível controlar e aperfeiçoar aquilo que você conhece a fundo, certo? Portanto, faça um diagnóstico de todos os processos da empresa, sejam eles produtivos, burocráticos ou contábeis. O segredo aqui está na organização, identificando cuidadosamente etapas, regras, tempo de conclusão e atores envolvidos.
Esse primeiro grande mapeamento ajudará os gestores a identificar gargalos, pontos de lentidão ou repetição e até a dimensionar o tamanho da burocracia envolvida em cada atividade. Será possível visualizar também as ações que ainda não estão padronizadas ou que não possuem mecanismos adequados de controle, como a designação de índices de desempenho.
Monte grupos de trabalho
Agora que você já sabe em quais pontos seu controle de processos falha, chegou a hora de correr atrás de soluções. O ideal é montar equipes em cada área que ficará responsável por analisar os dados do mapeamento e propor soluções de melhoria. A vantagem de trabalhar com quem será diretamente impactado pelas mudanças é conseguir feedbacks mais apurados, bem como sugestões de melhoria mais próximas da realidade.
De toda forma, também é importante contar com um grupo multidisciplinar, mais amplo, que será capaz de coordenar os demais times de trabalho e garantir que os resultados finais estejam alinhados. A ideia é tratar cada processo individualmente, ao mesmo tempo em que se estabelece uma cadeia fluida de ações corporativas.
Tenha um calendário de ações
Envolvendo várias pessoas e demandando investimentos, a otimização do controle de processos leva tempo e recursos. Então trate de elaborar um calendário global de ações, desde o diagnóstico até a implementação, passando por testes e divulgação das mudanças.
Lembre-se: a calendarização permite dar prioridade aos processos mais problemáticos ou centrais da empresa. Comece por ações que já causam déficit de tempo ou produtividade e avance até aquelas que necessitam de ajustes mínimos.
É importante que o calendário também considere o tempo de adequação às novas rotinas, algo que pode demandar treinamentos e testes relativamente longos. Além disso, é preciso considerar o encadeamento das mudanças — às vezes é preciso mudar as diretrizes do estoque antes de fazer qualquer alteração no setor de vendas, por exemplo.
Monitore os resultados
Não tem jeito: os números ainda são as melhores ferramentas para controlar processos. É essencial, portanto, definir quais índices de performance serão usados para monitorar a eficiência de cada ação da empresa.
As métricas devem ser apuradas de forma recorrente, compondo um histórico do processo. Também é preciso ver como esses números serão captados. Pelo preenchimento de relatórios, por auditorias internas ou com o uso de um sistema automatizado, por exemplo?
Acompanhando os índices da empresa, fica mais fácil verificar se as metas estabelecidas estão mais próximas ou se será preciso fazer ajustes no processo. O próprio banco composto pelos dados analisados também pode servir como fonte de tomada de decisões estratégicas.
Adote uma comunicação transparente
Atenção: por melhores que sejam as ferramentas de monitoria, o controle de processos só será eficiente se envolver as pessoas. Como falamos, é importante que a equipe esteja envolvida na elaboração de padrões processuais, assim como deve se sentir livre para dar retornos ou sugestões.
A ambientação de novos funcionários também deve estar no radar. Afinal, eles precisam ser apresentados aos processos de forma rápida, mas não destrambelhada. Nesse caso, criar treinamentos específicos para novos quadros pode ser uma solução útil.
Aliás, vale lembrar que os treinamentos também devem ser realizados sempre que as diretrizes sofrerem alterações. E é importante ser transparente: explique não só a mudança em si, mas também por que ela foi feita e quais são os resultados esperados.
Use a tecnologia
Você já deve ter notado que o controle de processo é uma tarefa complexa, que exige atenção nos mínimos detalhes ao mesmo tempo que implica uma boa visão global sobre o negócio. É importante, assim, contar com ferramentas automatizadas para auxiliar a gestão. Aqui entram os ERPs, sigla em inglês para sistema de gestão empresarial.
Esse tipo de software é desenhado para integrar todos os setores da empresa, coletando informações de maneira automática, dando conta de tarefas repetitivas e ainda gerando relatórios ricos para facilitar a tomada de decisões.
Isso significa que o ERP é capaz de entender as métricas usadas em cada processo e verificar se os objetivos estabelecidos vêm sendo cumpridos. O sistema ainda consegue comparar dados vindos de diferentes setores para chegar a conclusões mais precisas.
Para que isso fique claro, vamos a um exemplo? O ERP pode detectar que uma mudança no setor de qualidade diminui o índice de retorno de produtos em 15%, reduzindo a pressão sobre a equipe de atendimento. Falando assim parece simples, não?
Sistemas ERPs ainda possibilitam o controle em tempo real de determinados processos e podem ser acessados remotamente por qualquer pessoa autorizada via computador, tablet ou celular. Assim, mesmo um gestor em viagem a negócios consegue monitorar a evolução das atividades e até mesmo sugerir mudanças!
Repita o ciclo de controle
Entenda de uma vez por todas: a otimização dos processos é incessante. Assim, mesmo após cumprir todo o calendário de melhorias, é preciso voltar ao início e repetir a operação. A vantagem é que você já terá um pequeno histórico de resultados que servirá de base para o novo planejamento, com erros a serem evitados e acertos a serem aprofundados.
A atualização constante dos mecanismos de controle também ajuda a empresa a se manter condizente com as novas práticas do mercado, aproveitando as novas tecnologias e alinhando ainda mais as diretrizes com a cultura organizacional.
No post de hoje, você viu como a integração é essencial para a melhoria do controle de processos. Então aproveite para entender como alinhar os setores da sua organização com nossas 8 dicas para acertar na integração empresarial!
