Prestação de contas do condomínio: saiba como organizar

 

A prestação de contas do condomínio é uma tarefa ao mesmo tempo delicada e fundamental para síndicos e administradoras. Afinal, como esse momento envolve diretamente o bolso dos moradores, é preciso contar com total transparência para evitar problemas. Mas como? Acompanhe o post de hoje para ver como é possível dar andamento a essa tarefa de forma organizada e produtiva!

Prepare a documentação

A prestação de contas pode acontecer mensalmente, nas reuniões condominiais, e a obrigatoriamente a cada um ano, durante uma assembleia. Em todos os casos, não basta apresentar o quanto foi arrecadado e gasto, mas sim comprovar os números. Para facilitar o trabalho, organize os documentos de acordo com sua natureza:

  • gastos fixos, como contas de água, luz e IPTU;
  • gastos variáveis, como reparos emergenciais, recarga de extintores, limpeza da caixa d’água e assim por diante;
  • gastos com pessoal, como salários e benefícios de funcionários.

Na prestação anual, também é importante disponibilizar documentos como certidões negativas da Receita, atestados de dedetização e de qualidade da água, sempre de acordo com o que é exigido pela legislação da cidade.

Lembre-se de que a documentação original é mantida sob poder da administradora ou do síndico, mas sua consulta ou mesmo o envio de cópias deve ser permitido. Só não vale permitir que um documento original seja levado por um condômino ou consultado sem a supervisão de um representante da administradora, ok?

Mostre os resultados

Com os documentos devidamente organizados, a administradora tem uma base sólida para sustentar a prestação de contas do condomínio. Durante as assembleias, é importante que as informações sejam transmitidas de forma clara, preferencialmente com a ajuda de recursos visuais, como gráficos e tabelas, para não restarem dúvidas.

Use a mesma divisão dos documentos (gastos fixos, variáveis e relativos a pessoal) para demonstrar as despesas do condomínio. Assim, todos os condôminos conseguem ver onde exatamente os recursos vêm sendo aplicados. É possível verificar, por exemplo, que um ano com poucos custos variáveis ajudou no aumento do fundo de reservas do condomínio.

Também é importante mostrar o nível de entradas. Em geral, isso se resume ao pagamento da taxa condominial, mas podem existir outras fontes — como o recebimento de receitas oriundas de processos judiciais, o aluguel de espaços para anúncios na fachada do prédio, entre outras inúmeras possibilidades.

Aponte as ações

É cada vez mais comum que condomínios tracem um plano de ação ou pense em investimentos para melhorar a infraestrutura, o conforto e a segurança dos moradores. Normalmente, esse plano é apresentado pelo síndico ou pela administradora e precisa da aprovação de todos para ser executado, uma vez que demanda recursos.

Digamos que, no início do ano, a ideia de trocar as lâmpadas tradicionais dos corredores por equipamentos de LED, com sensores de movimento, seja proposta. Depois, no momento da prestação de contas do condomínio, é preciso mostrar quanto exatamente foi gasto em material e mão de obra para sua implementação, além de mostrar se ação já teve algum efeito sobre a conta de luz.

O relatório, no entanto, não deve ser apresentado apenas ao final da ação. Caso os gastos se prolonguem por meses, é importante fazer um balanço de custos da obra também mensalmente. Isso pode ser feito por meio de um simples anexo no boleto de pagamento de cada taxa, onde também ficam demonstrados os gastos condominiais correntes.

Considere a inadimplência

Como falamos, a maior parte do caixa de um condomínio vem das contribuições mensais dos moradores. O problema é que essa fonte nem sempre é estável e previsível, já que os índices de inadimplência afetam o orçamento total e nem sempre são regulares. Por isso, é importante que o condomínio também demonstre se vem enfrentando dificuldades devido a atrasos.

Pensando nisso, mostre o valor total não arrecadado por conta da inadimplência, bem como quantos moradores não estão pagando seus compromissos e por quantos meses. Só evite causar constrangimentos diretos, citando nomes nas assembleias! É claro que é do interesse da administradora, do síndico e dos demais moradores que o devedor resolva sua situação, mas criar situações embaraçosas pode gerar o efeito contrário, em casos inclusive abrindo brechas para ações judiciais.

Nas assembleias, portanto, identifique os inadimplentes mencionando no máximo o número do andar em que moram. Antes, contudo, tente contatar os moradores diretamente, procurando entender o motivo dos atrasos e dando opções razoáveis para que resolvam o problema — como uma nova data de pagamento com juros reduzidos ou mesmo o parcelamento de dívidas antigas.

Proponha ações futuras

A prestação de contas do condomínio não é apenas um momento de relatoria, mas também de tomada de decisões. Afinal, com os moradores já cientes da situação financeira do condomínio, é possível avaliar quais melhorias deverão ser feitas dali para frente com os recursos disponíveis.

Aqui podem ser analisadas, portanto, propostas como reformas ou contratação de pessoal. Deve-se levar em conta os possíveis impactos financeiros das decisões, bem como tempo de execução e seleção de fornecedores.

Mesmo se o orçamento do condomínio já estiver apertado, ainda assim é preciso tomar algumas decisões, que vão desde o aumento das mensalidades, passando pela criação de uma taxa para fundo de reserva até chegar a soluções mais sérias, como a redução da equipe ou o acionamento jurídico dos devedores.

Lembre-se de que todas as ações devem ser previamente autorizadas pela assembleia, que também pode ser a responsável direta pela aprovação das contas apresentadas. Caso as contas não sejam totalmente aprovadas, é preciso tomar ações imediatas para verificar a origem dos erros apontados e mostrar como esses enganos não se repetirão.

Controle a rotina

No início deste post, falamos sobre a importância de fazer uma prestação de contas regular, seja ela mensal ou anual. No entanto, a preparação desse momento não começa dias ou mesmo semanas antes! Muito pelo contrário, a prestação de contas deve refletir o controle diário sobre a rotina do condomínio.

Nesse sentido, é importante que administradora conte com sistemas inteligentes para controlar entradas e saídas, fazendo inclusive relatórios de forma automatizada. Também é bom contar com a tecnologia para apoiar a gestão em ações mais corriqueiras, como no aviso de atrasos ou no envio de segundas vias de boleto.

Agora comente aqui e nos conte se ainda ficou com alguma dúvida sobre a prestação de contas do condomínio! Compartilhe suas perguntas para enriquecer o conteúdo!

 

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