Prestação de contas do condomínio: saiba como organizar

A prestação de contas do condomínio é uma tarefa ao mesmo tempo delicada e fundamental para síndicos e administradoras. Afinal, como esse momento envolve diretamente o bolso dos moradores, é preciso contar com total transparência para evitar problemas. Entretanto, como tornar esse desafio possível? É isso que veremos neste post.

A partir de agora, você verá como dar andamento à gestão de contas de forma organizada e produtiva. Traremos dicas práticas que funcionarão como um checklist para que você não esqueça de nada. Gostou da ideia? Então, continue acompanhando e implemente as sugestões abaixo para ter mais tranquilidade!

Entenda o papel do conselho fiscal

O primeiro passo para ter sucesso na prestação de contas do condomínio é compreender o papel do conselho fiscal do condomínio. Ele é formado por parte dos integrantes da diretoria e é a organização responsável por averiguar todos os custos contabilizados ao longo do ano. Também é o conselho que dá orientações sobre os recursos a serem utilizados. Normalmente, são realizadas reuniões mensais para avaliação das pastas e assuntos juntamente ao síndico.

É fundamental entender que não é o conselho que aprova os gastos anuais contidos na prestação de contas do condomínio. Na verdade, são os moradores que, durante as reuniões de assembleia, concordam ou não com o que é apresentado.

O principal papel do conselho é servir como um órgão consultivo ao síndico, prestando assessoria na resolução de problemas e aconselhando-o na tomada de decisões mais complexas.

Exija nota fiscal de serviços e produtos comprados

Uma parte importante da administração do síndico é requisitar nota fiscal ou documento semelhante (como recibo de prestador autônomo) em todos os serviços contratados ou compras realizadas em nome do condomínio. Esses recibos devem ser anexados à prestação de contas, a fim de comprovar os gastos e evitar suspeitas desnecessárias.

Essa medida facilitará muito as próximas etapas, como a preparação de documentação e a demonstração de relatórios e resultados, além de transmitir muito mais confiança e transparência.

Prepare a documentação

A prestação de contas pode acontecer mensalmente, nas reuniões condominiais, e obrigatoriamente a cada ano, durante uma assembleia. Em todos os casos, não basta apresentar o quanto foi arrecadado e gasto, mas sim comprovar os números. Para facilitar o trabalho, organize os documentos de acordo com sua natureza:

  • gastos fixos, como contas de água, luz e IPTU;
  • gastos variáveis, como reparos emergenciais, recarga de extintores, limpeza da caixa d’água e assim por diante;
  • gastos com pessoal, como salários e benefícios de funcionários.

Na prestação anual, também é importante disponibilizar documentos como certidões negativas da Receita, atestados de dedetização e de qualidade da água, sempre de acordo com o que é exigido pela legislação da cidade.

Lembre-se de que a documentação original é mantida sob poder da administradora ou do síndico, mas sua consulta ou mesmo o envio de cópias deve ser permitido. Só não vale autorizar que um documento original seja levado por um condômino ou consultado sem a supervisão de um representante da administradora, ok?

Produza relatórios

Com os documentos devidamente organizados, a administradora tem uma base sólida para sustentar a prestação de contas do condomínio. Durante as assembleias, é importante que as informações sejam transmitidas de forma clara, de preferência, com a ajuda de recursos visuais, como gráficos e tabelas, para não restarem dúvidas.

Use a mesma divisão dos documentos (gastos fixos, variáveis e relativos a pessoal) para demonstrar as despesas do condomínio. Assim, todos os condôminos conseguem entender onde exatamente os recursos vêm sendo aplicados. É possível verificar, por exemplo, que um ano com poucos custos variáveis ajudou no aumento do fundo de reservas do condomínio.

Também é importante mostrar o nível de entradas. Em geral, isso se resume ao pagamento da taxa condominial, mas podem existir outras fontes — como o recebimento de receitas oriundas de processos judiciais, o aluguel de espaços para anúncios na fachada do prédio, entre outras inúmeras possibilidades.

Confira a seguir alguns tipos de relatórios que você pode utilizar.

Relatório de receitas

Consiste no registro de todo o dinheiro recebido. No caso de um condomínio, refere-se basicamente à taxa condominial mensal e outras possíveis fontes de renda. Também é importante discriminar no relatório as receitas que foram percebidas em dia e aquelas que estão atrasadas.

Relatório de despesas

Ao contrário do documento anterior, esse consiste em todas as despesas do condomínio, como o pagamento dos funcionários, materiais de consumo, manutenção das áreas comuns etc. Também são incluídos nesse relatório os gastos extraordinários, que são os realizados em situações ocasionais.

Em resumo, é aqui que entrarão os gastos fixos, os variáveis e aqueles relativos às despesas de pessoal

Inadimplência

É preciso divulgar as métricas de inadimplências no condomínio, como porcentagens de moradores devedores e quantidade de cotas. É recomendado incluir nesse documento as ações que foram tomadas na tentativa de reduzir o índice.

Lembre-se de nunca divulgar abertamente os nomes dos moradores em débito para que evite ofensas, difamação e problemas legais.

Relatório do orçamento

Este relatório serve para comparar as receitas e despesas planejadas no início do ano com as contas reais do final do ano. Os condôminos poderão identificar nesse documento quais custos foram realizados a mais ou a menos do que o esperado.

Resuma os resultados

Por mais que diversos relatórios sejam exibidos, os condôminos não têm a obrigação de compreender o que cada número significa em termos de resultados. Por isso, é dever do administrador ou síndico compartilhar resultados que mostrem a real situação do condomínio.

Isso pode ser feito com base em comparações entre as receitas e despesas condominiais, por exemplo. No entanto, há tipos de resultados que demonstram diferentes quocientes do exercício social (espaço de tempo entre as demonstrações). Confira-os a seguir.

Resultado do exercício

Representa o total das receitas menos o total de despesas contabilizadas durante o ano.

Resultado corrente

Assim como o anterior, é o total de receitas menos o total de despesas, mas, nesse caso, não estão inclusos os gastos extraordinários e ocasionais.

Resultado transitado

É o resultado que aponta a soma do saldo contido no Caixa, Conta Poupança e na Conta à Ordem do condomínio, do exercício anterior.

Resultado a transitar

Inclui o saldo das contas do item anterior, porém, aqui, os valores são relativos aos do presente exercício e são somados ao resultado transitado.

Aponte as ações

É cada vez mais comum que condomínios tracem um plano de ação ou pensem em investimentos para melhorar a infraestrutura, o conforto e a segurança dos moradores. Normalmente, esse plano é apresentado pelo síndico ou pela administradora, e precisa da aprovação de todos para ser executado, uma vez que demanda recursos.

Digamos que, no início do ano, seja proposta a ideia de trocar as lâmpadas tradicionais dos corredores por equipamentos de LED, com sensores de movimento. Depois, no momento da prestação de contas do condomínio, é preciso mostrar quanto exatamente foi gasto em material e mão de obra para sua implementação, além de exibir se a ação já teve algum efeito na conta de luz.

O relatório, no entanto, não deve ser apresentado apenas ao final da ação. Caso os gastos se prolonguem por meses, é importante fazer um balanço de custos da obra também mensalmente. Isso pode ser feito por meio de um simples anexo no boleto de pagamento de cada taxa, no qual também ficam demonstrados os gastos condominiais correntes.

Considere a inadimplência

Como falamos, a maior parte do caixa de um condomínio vem das contribuições mensais dos moradores. O problema é que essa fonte nem sempre é estável e previsível, já que os índices de inadimplência afetam o orçamento total e nem sempre são regulares. Por isso, é importante que o condomínio também demonstre se vem enfrentando dificuldades devido a atrasos.

Pensando nisso, mostre o valor total não arrecadado por conta da inadimplência, bem como quantos moradores não estão pagando seus compromissos e por quantos meses. Só evite causar constrangimentos diretos, citando nomes nas assembleias!

É claro que é do interesse da administradora, do síndico e dos demais moradores que o devedor resolva sua situação, mas criar situações embaraçosas pode gerar o efeito contrário, em casos que, inclusive, abrem brechas para ações judiciais.

Nas assembleias, portanto, identifique os inadimplentes mencionando no máximo o número do andar em que moram. Antes, contudo, tente contatar os moradores diretamente, procurando entender o motivo dos atrasos e dando opções razoáveis para que resolvam o problema — como uma nova data de pagamento com juros reduzidos ou mesmo o parcelamento de dívidas antigas.

Proponha ações futuras

A prestação de contas do condomínio não é apenas um momento de relatoria, mas também de tomada de decisões. Afinal, com os moradores já cientes da situação financeira do condomínio, é possível avaliar quais melhorias deverão ser feitas dali para frente com os recursos disponíveis.

Aqui, podem ser analisadas, portanto, propostas como reformas ou contratação de pessoal. Deve-se levar em conta os possíveis impactos financeiros das decisões, bem como tempo de execução e seleção de fornecedores.

Mesmo se o orçamento do condomínio já estiver apertado, ainda assim, é preciso tomar algumas decisões, que vão desde o aumento das mensalidades, passando pela criação de uma taxa para fundo de reserva até chegar a soluções mais sérias, como a redução da equipe ou o acionamento jurídico dos devedores.

Lembre-se de que todas as ações devem ser previamente autorizadas pela assembleia, que também pode ser a responsável direta pela aprovação das contas apresentadas. Caso as contas não sejam totalmente aprovadas, é preciso tomar ações imediatas para verificar a origem dos erros apontados e mostrar como esses enganos não se repetirão.

Controle a rotina

No início deste post, falamos sobre a importância de fazer uma prestação de contas regular, seja ela mensal, seja ela anual. No entanto, a preparação desse momento não começa dias ou mesmo semanas antes! Muito pelo contrário, a prestação de contas deve refletir o controle diário sobre a rotina do condomínio.

Nesse sentido, é importante que a administradora conte com sistemas inteligentes para controlar entradas e saídas, fazendo até mesmo relatórios de forma automatizada. Também é bom contar com a tecnologia para apoiar a gestão em ações mais corriqueiras, como no aviso de atrasos ou no envio de segundas vias de boleto.

Faça orçamentos variados

Para qualquer compra ou prestação serviço, é fundamental que o síndico preze pela saúde financeira do condomínio. Sendo assim, ele deve solicitar diferentes orçamentos para escolher a proposta com o melhor custo-benefício às contas e necessidades do condomínio.

Os orçamentos são de especial importância em situações de urgência, em que não há o consentimento prévio da assembleia.

É importante, inclusive, incentivar que os condôminos criem o hábito de exigir orçamentos variados nas prestações de contas. Assim, a responsabilidade e o envolvimento de todos aumentam, o que beneficia o condomínio e contribui para o equilíbrio das despesas.

Conte com a ajuda de um software

Atualmente, inúmeros condomínios contam com um software de gestão para organizar todas as informações a respeito de sua gestão e vida financeira. Esse tipo de solução se tornou um mecanismo importante de transparência, confiabilidade e organização. Isso porque, além de automatizarem muitos processos, os softwares evitam uma série de erros e ainda facilitam a apresentação dos resultados.

Dependendo da solução utilizada, o síndico ou administrador pode gerar um acesso para que cada condômino visualize os documentos que seriam apresentados na prestação de contas. Isso contribui para que todo o processo de administração seja construído com base na confiança e no diálogo, melhorando as relações pessoais e aumentando a satisfação de todos.

Se necessário, corrija os erros

Se, mesmo depois de preparar os relatórios, organizar os documentos e apresentar as informações, a prestação de contas for reprovada, é necessário verificar alguns fatores relevantes. Muitas vezes, a discordância em alguma questão pode ser solucionada ainda na assembleia.

Por exemplo, há a possibilidade de a assembleia rejeitar a prestação de contas pela falta de um documento comprobatório. Nesses casos, uma boa solução é identificar onde estão os equívocos e propor um prazo para a reapresentação das contas, convocando uma nova assembleia.

Caso a divergência persista, então, deve-se verificar o que está previsto na Convenção do Condomínio — que, de modo geral, tende a apontar uma verificação junto ao Conselho Fiscal. Em última instância, pode-se realizar uma auditoria do balanço. E, em casos mais extremos, onde não há entendimento entre a parte que reclamou e o síndico, existe a possibilidade de proceder com uma ação judicial.

Como vimos a partir das dicas deste post, a gestão condominial está se tornando cada vez mais profissional e complexa. Com isso, o síndico deve estar muito mais atento, já que a prestação de contas é um assunto de extrema importância para todos os condôminos. Mais do que uma obrigação legal, a gestão de contas é uma oportunidade para apresentar um excelente trabalho, prezando pela integridade e a transparência.

Agora que você já aprendeu sobre a prestação de contas do condomínio, aproveite para ler este post: Previsão orçamentária: qual sua importância e o que deve ser analisado.

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