Uma corporação gera mensalmente diversas ocorrências e informações das suas rotinas fiscais, administrativas, trabalhistas e contábeis. Portanto, junto às atividades relacionadas que são exigidas recorrentemente, o correto fechamento do mês é indispensável — para que tudo proceda de acordo com o que é necessário à empresa e ao atendimento das obrigações legais.
É importante ressaltar que o fechamento da folha de pagamento é o objetivo final de quem trabalha com o eSocial. A partir das informações prestadas, ele será enviado à DCTFWeb para geração da guia com recolhimento previdenciário. Tal ação garante um fechamento bem-sucedido e você já pode ficar tranquilo para seguir com as demais tarefas no seu escritório.
Esse assunto costuma ser bastante complexo, mas, neste conteúdo, você vai entender como funciona o processo e ainda vai aprender um passo a passo para garantir o fechamento do mês sem diferenças no eSocial. Confira!
Como funciona o processo de fechamento do mês?
O procedimento de fechamento do mês vai abranger diversos setores dentro de uma empresa. Essencialmente, podemos dizer que consiste em reunir todas as informações, geradas nos departamentos, em relatórios mais resumidos e enxutos, contendo dados mais detalhados e precisos para entendimento do gestor.
Com todas essas informações, vai ser possível analisar de que forma cada um dos setores se comportou ao longo do mês, conhecendo, assim, seus gargalos e seus custos. Dessa maneira, a gestão pode estudar ações que consigam otimizar a performance de cada área ou diminuir possíveis gastos que são dispensáveis.
Muitas empresas acabam negligenciando o fechamento do mês, fazendo-o somente no final do ano, de modo a realizar o registro das demonstrações contábeis — uma vez que ele é obrigatório para todos os empreendimentos, exceto ao Microempreendedor Individual (MEI). Acontece que, quando esse processo é feito anualmente, torna-se impossível identificar falhas e cortá-las pela raiz antes que acabem provocando problemas bem maiores.
Qual é a participação de cada departamento na tarefa de fechamento do mês?
Vamos entender agora como funciona a participação de cada setor no processo de fechamento do mês. Veja a seguir as atribuições de cada departamento!
Movimentação trabalhista
A movimentação trabalhista que faz parte do fechamento do mês tem como base a relação de empregos existentes em seu negócio. Assim, é fundamental que sejam registrados todos os fatos que mobilizaram valores. Podemos citar alguns deles:
- recibos de pagamento de salários;
- pró-labore;
- férias;
- vale transporte;
- atestados médicos;
- rescisões;
- guia de recolhimento de tributos como INSS e FGTS;
- comprovante de recolhimento de contribuição sindical.
Movimentação fiscal
No movimento fiscal, é preciso constar todos os documentos fiscais, tanto de entrada quanto de saída. Hoje em dia, sabemos que há NFC-e, NF-e, NFS-e e demais comprovantes de entrada ou saída de algum serviço ou produto. Logo, para que o fechamento do mês seja feito corretamente, é imprescindível que todos eles sejam registrados.
A movimentação fiscal é essencial no processo de fechamento mensal, pois interfere diretamente em outros setores, como o financeiro. A instauração de um processo de contas a receber é um bom exemplo dessa relação: deve começar a partir do momento em que a companhia faz uma venda, comprovada por uma nota fiscal de saída. Daí, temos a mesma informação gerada no departamento fiscal usada pelo setor financeiro, para que ele conclua suas tarefas diárias.
Movimentação financeira
No departamento financeiro, são devidamente registrados todos os movimentos de recebimento e de pagamentos (exceto das questões trabalhistas) que aconteceram dentro da organização em um determinado período.
São lançados os pagamentos de fornecedores, de impostos e outras despesas comuns da rotina de um negócio. Sem contar que essa área fica com a responsabilidade de gerenciar o combustível que mantém a corporação ativa, ou seja, os recebimentos de seus clientes e também o fluxo de caixa.
Acompanhamento e controle do estoque
O controle de estoque é mais realizado em empresas que comercializam produtos, afinal de contas, deixar de fechar uma venda por falta de determinado item não é interessante para esse tipo de negócio.
Por isso, ele é essencial em uma demonstração do mês, já que se torna fonte de informação estratégica: é possível verificar se existem produtos parados na empresa, gerando custos, e colocar em prática algumas ações para dar saída a esses itens.
Toda organização, porém, precisa manter um controle efetivo sobre mercadorias em estoque, inclusive as que prestam serviços. Até porque ninguém consegue fazer uma tarefa apenas com a mente — em algum momento será preciso utilizar algum produto ou material para ajudar nos trabalhos.
Qual é o papel da contabilidade no fechamento do mês?
Por fim, há a contabilidade. Em poucas palavras, o que ela vai fazer é reunir todas essas informações brutas — que, em um primeiro momento, não seriam úteis para analisar o negócio de uma maneira mais ampla — e transformá-las em dados detalhados e realmente precisos.
O contador e seu time de profissionais têm conhecimentos técnicos para tratar as informações enviadas a eles, analisá-las e ver se estão de acordo com a realidade da organização. Em seguida, fazem o procedimento de fechamento do mês, emitindo os relatórios para a gestão da empresa.
São muitos os documentos que podem ser analisados:
- índices financeiros;
- balancetes;
- demonstração de resultado;
- balanço;
- relatórios de entrada e saída;
- relatórios de contas específicas (como bancos e caixa);
- relação de fornecedores ou clientes em aberto etc.
Contudo, mais importante que analisar todos esses documentos emitidos pela contabilidade é fazer a comparação com períodos anteriores e observar a evolução das contas da empresa. Dessa forma, dá para saber em quais pontos o negócio falhou (e corrigi-los), assim como verificar os aspectos positivos e criar formas de aumentar os resultados conquistados.
Para que isso realmente funcione, é necessário que a gestão conte com o apoio de um profissional da contabilidade ou um escritório contábil, com uma equipe treinada e especializada para atuar com esse tipo de procedimento.
O que é o eSocial?
O Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial) é um projeto do Governo Federal, que tem como propósito a unificação dos dados sobre os trabalhadores em um único site, além de permitir que as companhias prestem as informações uma única vez.
O eSocial para as organizações tem a finalidade de evitar a sonegação de impostos e assegurar aos trabalhadores o recebimento de todos seus direitos previdenciários e trabalhistas. Toda pessoa física ou empresa que contrata prestadores de serviço precisa, então, fazer o cadastro no eSocial — desde que tal contratação resulte em obrigações tributárias, trabalhistas ou previdenciárias.
Como fazer o fechamento do mês no eSocial?
Agora que você já está por dentro do assunto, vamos mostrar um passo a passo de como fazer o fechamento da folha no eSocial. Acompanhe!
Conferência da Folha
Após processar a folha no sistema, faça a conferência normalmente. Utilize um relatório que traga todas as informações e confira todos os adicionais e descontos calculados para cada funcionário, além das informações de IRRF, FGTS e INSS.
Eventos de Remuneração (S-1200)
Com tudo correto na folha, você deverá enviar os eventos de Remuneração (S-1200) para o eSocial. Quando um evento for recepcionado, o eSocial retornará os valores calculados de INSS e FGTS. Com esse retorno em mãos, confira os valores com os que foram processados no seu sistema.
Demais eventos periódicos
Caso você tenha movimentos de aquisição de produção rural (S-1250), comercialização da produção rural pessoa física (S-1260), informações de desoneração (S-1270), entre outros eventos periódicos, também deverá fazer o envio, pois, tais informações influenciam diretamente no cálculo patronal do empregador.
Eventos de Pagamentos (S-1210)
Agora, você deverá enviar os eventos de Pagamentos (S-1210) de cada funcionário. Quando o eSocial aceitar o evento, confira o retorno do cálculo do IRRF e se os valores de Imposto de Renda estão corretos com os valores processados no seu sistema.
Evento de Fechamento do mês (S-1299)
Falta pouco! Para fechar o mês no eSocial, você deve enviar o evento de Fechamento do Período (S-1299) até o dia 07 do mês seguinte ao mês de apuração. Entretanto, se chegou o dia 07 e você ainda não conseguiu enviar tudo, pode lançar o evento de Contingência (S-1295) para apurar os valores parciais de INSS e IRRF. Assim, é possível gerar a guia na DCTFWeb. Mas, lembre-se, o S-1295 não substitui o envio do S-1299! Você deverá enviar o S-1299 assim que tudo estiver certo.
Quando o eSocial apurar e processar o S-1299, haverá o retorno com os totalizadores dos valores calculados de INSS e IRRF. Eles já terão sido enviados para a DCTFWeb e você deverá conferir com o seu sistema. Pronto, seu eSocial está fechado. Agora, só esperar o próximo mês para refazer o passo a passo. Não perca o prazo!
Como você pôde perceber, o fechamento do mês é um processo que envolve quase todos os departamentos de uma corporação, no entanto, todas as informações geradas são centralizadas na contabilidade, setor que conhece os métodos e as técnicas certas para transformar todo esse emaranhado de dados em informação valiosa e precisa.
E aí, gostou das dicas? Ficou com alguma dúvida sobre o fechamento do mês? Deixe aqui seu comentário para que possamos ajudar você!
